Это знакомо большинству офисных работников. Вы проводите на рабочем месте все больше времени, но кажется, успеваете все меньше. Количество рабочих часов увеличивается, список дел растет, — и перед вами маячит перспектива переехать жить из дома в офис, осталось только захватить зубную щетку и тапочки. Иначе ничего не успеете.
Почему мы так думаем, понятно. У большинства — объективно много дел, а модное понятие «мультизадачность» освоили пока далеко не все. Не многие могут похвастать, что покидают рабочее место в пресловутые 18:00.
«Есть несколько причин, почему наш день так «раздулся», — говорит специалист по тайм-менеджменту и автор книги «Никогда не проверяйте почту утром» Джули Моргенстерн. — В компаниях постоянно сокращают количество сотрудников. Мы живем во времена быстрых перемен, поэтому дела больше не «идут своим чередом». Когда вы осознаете, что задач у вас больше, чем времени на их исполнение, то научитесь концентрироваться только на самом необходимом».
Вот почему ты ничего не успеваешь | ПАРАДОКС ВРЕМЕНИ | ЧД
Означает ли это, что, прочтя эту статью, вы станете максимально эффективным тайм-менеджером и никогда больше не задержитесь в офисе после 6 вечера? Вряд ли. Но кем бы вы ни были и чем бы ни занимались — несколько полезных советов о том, как распоряжаться временем, могут не только сократить количество часов, проводимых на работе, но и повысить их качество.
Источник: www.forbes.ru
Как все успевать и ничего не забывать?
В этой статье я поделюсь личной системой, которая позволяет мне все успевать делать и ничего не забывать. Она очень простая и универсальная: подходит для любого человека. Первые результаты от ее внедрения видны через несколько дней.
Система базируется на трех китах:
- Приоритеты
- Правильное планирование
- Письменная фиксация всех дел
1. Приоритеты
- Определите самое важное для вас. Каждый день нам нужно делать десятки задач, но не все из них приближают нас к жизненным целям. Поэтому важно расставлять приоритеты. Например, для фрилансера могут быть приоритетны задачи, связанные с поиском новых клиентов и обслуживанием текущих. Для девушки, сидящей с ребенком в декрете – занятия с ребенком, плановые визиты в поликлинику и т.д.
- Определите, что вы можете откладывать на потом. Как правило, это не срочные и не важные задачи.
- Письменно зафиксируйте ваши приоритеты, чтобы вы могли всегда их посмотреть.
2. Правильное планирование
- Каждое утро я составляю список задач, которые нужно успеть сделать за день. Рабочие задачи я беру из CRM-системы, которой пользуюсь. Но также планировать рабочий день и вести учет дел можно в бесплатной программе в Excel. Как правило, список получается длинным и становится ясно, что сделать все дела не получиться. Это не страшно.
- Составив список дел на день, я ранжирую их по важности. В начало ставлю важные и срочные дела, которые соответствуют моим приоритетам. Затем – срочные не важные. В конце списка остаются неважные и несрочные задачи.
- Рядом с каждой задачей ставлю примерное время, необходимое для выполнения работы, и считаю общее время на все задачи, которые уже пронормировал. Как только набирается 6 часов, провожу черту. Выше черты находятся задачи, которые нужно успеть сделать за день. Ниже черты – задачи, которые успеть невозможно, соответственно, их придется перенести.
- Исключение – если много срочных и важных задач. Тогда придется поработать сверхурочно, чтобы все успеть сделать.
- Во время работы отмечаю в списке то, что уже готово. Если в течение дня появляются новые задачи, добавляю их в список в зависимости от приоритета.
- Все задачи, которые я не успел закрыть за день, переносятся в список на следующий день и соответственно снова ранжируются. Из них выбираются срочные и важные и т.д. по схеме.
- В пятницу вечером я просматриваю список незакрытых задач, которые накопились за рабочую неделю. Если какое-то дело переносится изо дня в день, возможно, его и не стоит делать. Если оно действительно не нужно, я его зачеркиваю и забываю об этой задаче.
3. Письменная фиксация дел
Система работает и вы ничего не забываете, если все задачи фиксируются в письменном виде. В блокноте или в файле Excel – это не важно. Главное, чтобы список задач всегда был под рукой и вы закрывали те дела, которые находятся вверху списка. Т.е. важные и срочные задачи, которые двигают вас вперед.
ПОЧЕМУ Я «НИЧЕГО» НЕ УСПЕВАЮ? + ПРАВИЛО 5-ти СЕКУНД
Данная система концентрирует ваше внимание на важном. Вы начинаете работать или заниматься домашними делами эффективнее, быстрее продвигаясь к достижению жизненных целей.
Систему можно адаптировать как к работе, так и к выполнению домашних дел, занятиям с детьми и т.д. В этом смысле она универсальна. Но советы работают только в случае, если вы следуете всем правилам из статьи.
Пользуясь рекомендациями, вы сможете все успевать и никогда ни о чем не забывать.
На что нужно обратить внимание?
- Самое важное – правильно расставлять приоритеты. Тогда вы будете успевать делать действительно важные дела и не откладывать их на потом.
- Не стоит перегружать себя. Например, попытки работать по 10-12 часов в сутки могут закончиться эмоциональным или профессиональным выгоранием. Планируйте делать столько, сколько реально можете (обычно на работе это загрузка на 6-8 часов в день).
- Правильно нормируйте задачи. Например, если подготовка отчета занимает 1 час, не ставьте в план 45 минут. Попытка добавить в рабочий день больше задач, чем реально можно сделать, ни к чему хорошему не приведет (все равно не успеете).
- Фиксируйте все задачи в одном месте. Например, в одном блокноте или в одном файле. Если писать задачи на разных листочках, рано или поздно что-то потеряете и забудете.
- Обязательно переносите дела, оставшиеся с прошлого дня, на новый, чтобы задачи не терялись. Удалять дела можно только один раз в неделю – вечером в пятницу. Тогда вы решите, какие задачи делать не нужно, т.к. они потеряли актуальность или на самом деле не нужны.
Внедрив эту систему, вы станете все успевать и никогда и ничего не будете забывать. Также вы разгрузите свою голову от необходимости помнить обещания и дела, которые надо успеть выполнить.
Источник: www.kadrof.ru
Психолог рассказал, что делать, если ничего не успеваешь. Совет всем понравится
Многие жалуются на то, что не могут справиться с прокрастинацией и организовать себя: не помогают ни списки дел, ни напоминания, ни тренинги по тайм-менеджменту. Способ решить проблему назвал клинический психолог Денис Долгов в своем телеграм-канале.
Если и вы осознаете проблему, но рациональными методами она не решается, прислушайтесь к психологу.
— Когда начинаешь разбираться, что именно не удалось сделать из-за нехватки времени или по забывчивости, выясняется, что в огромном большинстве случаев не получается то, что человеку делать, хоть, вроде, и нужно, но при этом неприятно, не хочется и вызывает массу негативных эмоций и делается через не могу, — говорит специалист.
Психолог заметил, что редко кому не удается сделать то, что ему приятно, захватывает и приносит радость. Эксперт делает вывод, что за «неорганизованность» мы принимаем бессознательный защитный механизм, который бережет нас от негативных эмоций.
Стоит пересмотреть список своих активностей и заниматься тем, что приносит удовольствие, как от «неорганизованности» не остается следа.
Психолог утверждает, что если перестать делать ненавистные дела, в 80-90% случаев не произойдет ничего страшного. Оставшиеся 10-20% случаев стоит обдумать и составить план, как свести эти действия или негатив от них к минимуму.
Напомним, ранее психолог дал советы, как меньше материться.
Источник: gubdaily.ru