Пока директор или руководитель решает проблемы, касающиеся салона красоты как бизнеса (налоги, аренда), кто-то должен решать бытовые проблемы в салоне. Именно этим занимается администратор. Мы расскажем, какие обязанности возлагаются на этого сотрудника, и кто подойдёт на эту должность.
Кто такой администратор салона красоты?
Администратор — это управляющий салоном красоты. Он играет важную роль, регулируя внутренние процессы в заведении, чтобы работа шла бесперебойно. Когда администратор не справляется с работой, бизнес теряет деньги. Поэтому важно подобрать на эту должность инициативного и компетентного человека. Важна и погружённость кандидата в бьюти-индустрию.
- работа с клиентами;
- персонал;
- финансы, отчёты;
- материалы и оборудование.
Эти аспекты охватывают всю структуру салона красоты, а такую нагрузку и ответственность выдержит не каждый. Убедитесь, что сотрудник справится с обязанностями. Лучше, если администратор имеет опыт не менее 3 лет в одном или двух успешных заведениях. Иначе придётся тратить время на этого человека. А если он не выдержит нагрузку, но время будет потрачено зря.
.Основы салонного бизнеса. Обязанности администратора салона красоты и клиентский сервис
Когда салону нужен администратор?
Без администратора работа салона практически невозможна. Предприниматель может самостоятельно выполнять функции управляющего, если это в его силах. Но наличие администратора гарантирует стабильность. Руководителю часто нужно решать вопросы, касающиеся ведения бизнеса. Для решения внутренних вопросов нужен отдельный работник.
Обязанности администратора салона красоты
Компетентный директор чётко понимает, в чём заключается работа администратора. И даёт это понять сотруднику. Если понимание нечёткое, неизбежны конфликты. А конфликты управляющих — это денежные потери для салона. Поэтому директор знает, что должен делать администратор, и ясно даёт это понять.
Администрирование
Можно назвать администратора исполнительной властью. Он следит за порядком, и обеспечивает всё для этого порядка. В первую очередь, это включает в себя ведение клиентской базы. CRM-система — важная часть работы салона красоты. В базе нужен идеальный порядок. Неточность приведёт к сбою в работе заведения.
Данные клиентов должны быть указаны верно, это же касается и времени приёма.
Отчётность и документооборот также нельзя недооценивать. Иначе директор не оценит эффективность работы салона, а значит не сможет и оптимизировать. В отчётах должна быть указана достоверная информация, и её важно периодически проверять. Как правило, предприниматели посещают салон с проверкой два раза в месяц. Это убережёт работников от возможных ошибок — человеческий фактор часто мешает в бизнесе.
Администратор салона красоты. Функции и обязанности администратора салона красоты
Следующее, что входит в эту часть обязанностей, это контроль исправности оборудования, заказ материалов и инвентаризация. Конфликты решаются, а неточности исправляются. Но если в салоне не с чем работать, то работа встанет. Поэтому ответственный администратор уделяет внимание всему, и учитывает каждую мелочь, которая нужна мастерам.
Коммуникация с клиентами
Все контакты с салоном красоты, как с брендом, происходят через администратора. Он — лицо заведения. Даже если качество работы парикмахеров, и остальных мастеров безукоризненно, клиенты вряд ли вернутся в салон, который не умеет создать комфортные условия коммуникации.
Это значит, что администратору мало хорошо выглядеть и слаженно говорить. Администратор должен понимать психологию (обычно, речь идёт о психологии женщин), уметь присоединяться к клиенту, входить в его положение. Это касается не только конфликтных ситуаций, когда клиенту приходится проявлять негатив ради защиты интересов. Когда администратор сразу учитывает интересы клиента, претензионные случаи будут сведены к минимуму. В салон красоты будут выбирать регулярно, потому что он даёт не обслуживание, а удовлетворение.
Это касается стиля общения. Если говорить о конкретных действиях, то администратор выполняет следующие задачи в русле коммуникации:
- консультирует по услугам, отвечает на вопросы;
- записывает клиентов на приём;
- напоминает о назначенном приёме звонком или СМС;
- соблюдает чистоту на ресепшене.
К списку обязанностей можно добавить продажу материалов. Часто руководители недооценивают возможную прибыль от этого. Кроме того, администратор ведёт социальные сети, если руководитель этого хочет. Работу в соцсетях стоит возложить на SMM-специалиста. Но если бюджет не позволяет нанять профессионала, с базовыми задачами ведения аккаунтов в социальных сетях справится администратор.
Работа с финансами
Администратором постоянно выполняются финансовые операции. Это один из аспектов работы, где внимательность особенно важна. Кроме приёма наличной и безналичной оплаты, сотрудник составляет финансовые отчёты, о которых мы уже рассказывали. Администратор может самостоятельно анализировать отчёты, и корректировать работу салона, если директор включит это в обязанности.
Работа с персоналом
В первую очередь, работа с персоналом подразумевает планирование времени мастеров и составление графика. Это формальная часть работы. Также администратор помогает адаптироваться новым работникам. Но кроме того, администратор следит за атмосферой в коллективе. Важно помнить, что мастера — это люди, у которых нет ничего общего, кроме места работы.
А значит, они могут конфликтовать друг с другом. Администратор решает и эти конфликты. Не всегда ссоры выходят на вербальный уровень. Часто конфликт заключается в натянутых отношениях. Эти моменты нужно отслеживать и исправлять.
Должностная инструкция администратора салона красоты
Взаимоотношения бизнеса и администратора регулируются должностной инструкцией. Она регламентирует функционал, должностные обязанности и права сотрудника. В документе подробно расписывается положение сотрудника, зоны его влияния, порядок действий и прочее. Если этого не сделать, то даже при полном взаимопонимании с директором, администратор будет выполнять работу по-своему усмотрению, игнорируя неучтённые в инструкции вопросы.
Этот документ составляет и утверждает руководство заведения. При вступлении в должность, сотрудник ознакамливается с инструкцией и подписывает её. Этим администратор соглашается с правами и берёт на себя ответственность.
Основные положения
Вводная часть документа включает в себя информацию о сотруднике. Это его данные, сведения об образовании и опыте. Далее в основных положениях указывается, какое положение администратор занимает в структуре салона, и кто является его непосредственным руководителем. В инструкции стоит указать, кто заменит администратора в отпуске или на больничном.
В общие положения также входит перечень компетенций администратора. То есть знания, которыми он должен обладать, чтобы грамотно исполнять свои обязанности.
- ассортимент товаров и услуг, их особенности;
- постановления, приказы и иные нормативные документы, регулирующие деятельность организации;
- права и обязанности персонала;
- законы, которые касаются труда;
- законы, которые касаются работы салона (например, «О защите прав потребителей»).
Функции
Этот раздел регулирует обязанности администратора. Их нужно разъяснить на собеседовании максимально подробно. К функциям администратора относится контроль сохранности материальных ценностей заведения. Ведь администратор имеет дело с имуществом вашего предприятия, и должен следить за этим имуществом.
Самая простая часть работы администратора — консультация по вопросам товаров и услуг. И с этой обязанностью сотрудник должен справляться без малейших затруднений.
Также функцией администратора является принятие мер по предотвращению и разрешению конфликтных ситуаций. О важности этого аспекта работы мы уже говорили. В этот же пункт можно включить рассмотрение претензий посетителей. Администратор отслеживает поступающие претензии, и проводит мероприятия по устранению причин.
Сотрудник должен контролировать работу мастеров, соблюдение ими законов страны и постановлений руководства. Именно администратор выполняет надзор за всеми работниками салона красоты.
В инструкции также должны быть прописаны аспекты взаимодействия с клиентами. Например, обязанность записывать посетителей, отвечать на телефонные звонки, вести переписки в мессенджерах и соцсетях.
Работа с финансами тоже регулируется должностной инструкцией. Указывается обязанность принимать оплату, работать с кассовым аппаратом и вести отчётность.
Ответственность
За невыполнение должностных полномочий администратор несёт ответственность, которая прописывается в должностной инструкции. За каждое нарушение прописывается ответное действие руководитель. Например, штраф, выговор или увольнение.
В первую очередь, к нарушениям относится невыполнение обязанностей, указанных в инструкции. Также указывается ответственность за следующие действия:
- несоблюдение законов страны;
- причинение материального ущерба;
- нарушение норм этикета;
- нарушение конфиденциальности;
- хищения.
Права
Чтобы выполнять работу, администратор имеет полномочия, указанные в должностной инструкции. Также права делают сотрудничество работника с организацией комфортнее, а значит сотрудник будет добросовестнее.
- запрос у персонала документации и информации;
- привлечение специалистов к решению задач;
- внесение предложений для оптимизации работы.
Руководитель самостоятельно решает, какие возможности предоставить сотруднику, чтобы создать нужные условия.
Требования к администратору салона красоты
Профессиональные навыки
Руководитель сам решает, какие требования выдвинуть к кандидату. Это зависит от желаемого качества и бюджета. Некоторые салоны готовы обучить сотрудника с нуля. Например, заведения эконом-класса. Но большинство салонов ждёт готового профессионала.
Гарантией этого считается опыт работы.
- работа с финансовыми отчётами;
- работа в программе CRM;
- понимание специфики работы мастеров.
Личные и деловые качества
На должность администратора берут ответственного, стрессоустойчивого, коммуникабельного и внимательного работника. Именно с этими качествами работа заведения обеспечивается на должном уровне. Найдите тесты, чтобы выявить эти качества. Например, предложить задание по поиску ошибки в тексте. Эти меры сэкономят время.
Образование и опыт работы
Наличие образования не критично для работы администратором. Учебные заведения редко предоставляют знания, необходимые на практике. Но если руководитель уделяет внимание образованию, то администратору помогут специальности, связанные с финансами и менеджментом. Также вес имеют профильные курсы. В среднем грамотному администратору нужен стаж не менее 3 лет.
За это время он меняет минимальное количество мест работы. Частая смена работы говорит о проблемах. Допустимо менять одну работу в год.
Плюсы и минусы работы администратора
Работая администратором, легко проявить себя как личность. Часто требуется нестандартное мышление и креатив — а это раскрывает личностный потенциал. Умение нести ответственность, которое повышается администрированием, помогает в жизни. Работа администратора заключается в частом общении с клиентами. Поэтому работник постоянно учится находить подход к самым разным людям.
К минусам относится высокая нагрузка, физическая и психическая. Частое взаимодействие с людьми может изматывать, а насыщенность рабочих будней вызывает переутомление. Поэтому важно, чтобы сотрудник изначально был готов к этому, и имел избыток энергии. Если энергии в избытке, то администрирование станет подходящим занятием.
Имея качества, необходимые для администратора, человек получает жизненный опыт, становится интересной и разносторонней личностью. Разумеется, при условии достой оплаты труда. Только тогда процесс удовлетворит и сотрудника, и руководителя.
Источник: beauty-kafedra.com
Обязанности администратора в салоне красоты:
Не существует единого стандарта и единых правил обслуживания в салоне красоты. Отличаются концепции и бизнес-модели бьюти-предприятий, отличаются процессы, начиная от встречи и записи, заканчивая процедурой расчета, отличается виденье каждого руководителя, как должна строиться работа на предприятии. Соответственно не может существовать и универсального перечня обязанностей администратора салона красоты.
Нет смысла оценивать человека на должности администратора или создавать регламенты (как и скачивать их с интернета) в отрыве от концепции, философии и процессов конкретного салона красоты, косметологической клиники или СПА.
Иными словами, не существует какой-либо авторитетной инстанции, которая решает, в чем заключается работа администратора в салоне красоты.
Это решает исключительно директор, который разрабатывает должностную инструкцию и стандарты работы для сотрудника СВОЕГО предприятия.
Это кажется очевидным, но практика показывает обратное: у многих руководителей и собственников бьюти-бизнеса в сознании живет образ некого универсального администратора, в базовой прошивке которого заложены функции, позволяющие ему качественно выполнять свою работу практически в любом салоне красоты.
И многие руководители всерьез пытаются найти такого сотрудника, который как недостающий элемент пазла идеально станет на свое рабочее место в салоне красоты.
Сложность такого подхода в том, что хороший для одного салона администратор может оказаться совсем неподходящим для другого , потому что он не владеет нужными навыками, не хочет выполнять определенную работу либо не соответствует компетенции, которая требуется для конкретного рабочего места.
Например, обязанности администратора парикмахерской эконом-класса «Люся» в спальном районе не предполагают необходимости общаться с клиентами на английском языке или предоставлять им консультации по продуктам домашнего ухода (потому что они попросту там не продаются). На своем рабочем месте администратор салона «Люся» может быть самым лучшим сотрудником, но при переходе в салон премиум-класса в центре с совсем другой бизнес-моделью он уже не будет соответствовать требованиям.
Таким образом, чтобы увеличить шансы при поиске подходящего человека на должность администратора и чтобы иметь возможность контролировать и оценивать его работу, руководителю, прежде всего, нужно определить круг функциональных обязанностей администратора в своем салоне и в соответствии с ними необходимый профиль компетенций сотрудника.
Должностные обязанности администратора салона красоты, как правило, предполагают работу по трем направлениям:
- продажа продуктов салона (услуг и товаров)
- обслуживание клиентов в салоне красоты
- обеспечение внутренних процессов, необходимых для функционирования салона красоты (закупка материалов, контроль чистоты, обеспечение исправной работы оборудования и т.п.)
Должностная инструкция и стандарты: насколько они важны для сотрудника и предприятия?
Должностная инструкция администратора салона – документ, который согласно законодательству обязан присутствовать на предприятии, которое предполагает наличие такой должности. Однако многие руководители ограничиваются скачиванием должностей инструкции в интернете , полагая, что этот документ чисто номинальный и никакой практической пользы не несет.
Должностная инструкция, которая разработана не для галочки, является отражением тех функций и задач, которые будут составлять суть работы администратора в конкретном салоне красоты. Такой документ позволяет проводить объективную оценку работы сотрудника, принимать решение о его увольнении, повышении, направлении на обучение.
Инструкция является основой для подбора кандидатов на должность, их приема на работу и адаптации. Она позволяет свести к единому знаменателю трактовку функций, полномочий и ответственности администратора и избежать в дальнейшем споров и постоянных разъяснений.
Если на предприятии применяется системный подход к управлению , то у руководителя есть четкое понимание всех процессов, организационной структуры и тех задач, которые входят в круг обязанностей каждого сотрудника.
Если подход к управлению хаотичный, то и круг функциональных обязанностей администратора салона красоты будет размытым, как и перечень его компетенций. Сегодня от него требуются навыки продавца, завтра он личный ассистент руководителя, послезавтра – SMM-менеджер, а еще немного психолог и бухгалтер.
Если должностная инструкция определяет, что будет делать администратор на рабочем месте, то стандарты определяют, как именно в конкретном салоне красоты должна выполняться та или иная работа.
Без четких и понятных правил у сотрудника нет критериев для понимания, насколько качественно он выполняет свою работу , а руководитель не может ее адекватно оценить.
Без стандартов администратор будет действовать так, как он делал это раньше на предыдущем рабочем месте, ориентируясь на собственный опыт и понимание или на ситуацию. Они далеко не всегда будут совпадать с интересами предприятия и виденьем руководителя. Обеспечить это соответствие могут только грамотно составленные регламенты для каждой типичной (повторяющейся) рабочей ситуации, начиная от приветствия, встречи клиента и записи, заканчивая процедурой расчета, напоминаем о повторном визите.
Как повысит эффективность администратора в салоне красоты: обязанности, которые можно доверить CRM
У администратора в салоне красоты должностные обязанности включают в себя ряд постоянно повторяющихся рутинных задач, которые занимают до 80% рабочего времени.
Для эффективного выполнения какой-то части задач требуется непосредственное участие сотрудника – продажа продуктов компании по телефону и в салоне, обслуживание клиентов, консультации, обзвон клиентов. Именно эта работа оказывает непосредственное влияние на прибыль предприятия.
Если администратор из-за недостатка времени или неэффективно налаженных процессов не может выполнять ее качественно, это очень быстро отразится на уровне удовлетворенности клиентов и финансовых результатах бьюти-предприятия.
Есть другая часть задач (например, составление ежедневных отчетов, рассылки, звонки с напоминаниями о визите, контроль остатков материалов на складе, работа с данными) для качественного выполнения которых участие сотрудника не требуется. Более того, когда из этих процессов исключается человеческий фактор, их эффективность возрастает в разы.
Например, руководители любят часто жаловаться, что администратор не вовремя или некачественно заполняет отчет в конце рабочего дня. На эту работу сотрудник тратит от 20 минут, и далеко не всегда руководитель получает нужные данные в корректном виде и точно в срок.
Работая с программой для салона красоты, директор может в любое время суток, когда возникает такая необходимость, зайти в систему и за 10 секунд получить отчет по любым интересующим его показателям за любой период. Отчеты формируются программой автоматически, и участие администратора не требуется вовсе.
В среднем благодаря использованию платформы CleverBOX:СRM удается сэкономить от 100 часов в месяц благодаря автоматизации работы администратора.
И это позволяет администратору салона красоты намного эффективнее выполнять те должностные обязанности, которые непосредственно влияют на удовлетворенность клиентов и объемы продаж и не тратить время на механическую рутинную работу, которая его участия не требует.
Подключитесь сегодня! Полный функционал. Первые 7 дней – бесплатно.
Автоматизируйте до 70% ключевых процессов вашего предприятия, экономьте время и ресурсы, повышайте продуктивность работы салона или клиники! Присоединяйтесь к более 500 клиентам CleverBOX:CRM, которые уже используют уникальный функционал для управления бизнесом в сфере healthпалочка-выручалочка» салона красоты
Всякая профессия имеет свои «профессиональные параметры». Речь не о критериях подбора, а конкретно о должностных обязанностях, которые, в свою очередь, влекут за собой определенные характеристики человека. Каждому свое место, и сегодня мы поговорим о том, каковы обязанности администратора, а также о специфике подобной должности в салонах красоты.
Общепринятые обязанности
Существует общеизвестная инструкция по работе администратора. Однако стоит отметить, что в зависимости от места работы могут изменяться или добавляться некоторые правила. Иными словами, приобретается своя специфика.
1. Первоочередные должностные обязанности администратора – обеспечить гостей и клиентов лучшими условиями, комфортом, культурными удобствами.
2. Контролировать сохранность и целостность ценных вещей клиентов.
3. Оказывать бесплатные консультационные услуги всем клиентам.
4. Соблюдать и создавать комфортный климат среди сотрудников; предотвращать конфликты среди работников и клиентов.
5. Кроме того, в обязанности администратора входит контроль качества выполнения работ всеми сотрудниками и, в случае недовольства посетителей или клиентов, осуществление инструктажа работников.
6. Контролировать порядок в помещении и на прилежащих к нему территориях.
7. В обязанности администратора входит также информирование работодателя о нарушениях, невыполнении обязанностей, низкокачественной работе сотрудников.
8. Дисциплина среди других работников: время прихода и ухода с работы, соблюдение правопорядка, технических, санитарных норм.
9. Администратор, кроме прочего, ответственен за обновления в интерьере, а также обязан следить за размещением рекламы снаружи и внутри здания.
Обязанности администратора салона красоты
Как говорилось ранее, всякое заведение имеет свою специфику. Посему и обязанности администратора салона красоты несколько иные. Вот некоторые из них:
— обеспечивать высокий уровня продаж, наработка клиентской базы;
— принимать заявки от клиентов по телефону или непосредственно в салоне;
— при необходимости обеспечивать грамотную консультацию касательно услуг, материалов, которыми пользуется салон;
— на администраторе салона красоты лежит обязанность вести документацию, принимать от клиентов деньги за услуги, вести кассу;
— общаться с клиентами, осуществлять сбор информации для последующего использования ее в качестве основы новых акций в салоне;
— администратор должен знать основы маркетинга и рекламы, а также эстетики;
— в обязанности администратора входит к тому же знание основ мерчендайзинга, которыми он должен постоянно пользоваться в работе.
Критерии подбора администратора
Разумеется, логичный вопрос: «Какими чертами характера должен обладать администратор?» В первую очередь, это низкий, даже, можно сказать, минимальный уровень нервозности. Кроме того, следует обладать высоким уровнем ответственности и чистоплотности.
И напоследок
Администратор должен помнить, что его голова – всегда под угрозой, если работники некачественно выполняют свои обязанности, наносят вред клиентам или имущественный ущерб.
Источник: www.syl.ru