Деловое письмо — основной метод коммуникации компании с контрагентами, партнерами, клиентами, сотрудниками. Оно помогает доносить до адресатов информацию в привычной форме и в соответствии с правилами бизнес-среды. Бизнес-корреспонденция составляется по определенным канонам и может отправляться как в классическом бумажном виде, так и в электронном.
Технические правила оформления деловых писем
В классическом варианте бизнес-корреспонденция рассылается на бланках организации, в визуальном оформлении присутствует шапка, которая содержит всю необходимую информации об отправителе. В последние годы допустимым считается оформление писем и просто на листе А4 с соблюдением некоторых правил.
В левом верхнем углу (чаще) или посреди листа (реже) размещается следующая информация:
- название организации;
- ее почтовый адрес;
- ИНН компании/организации;
- КПП компании/организации;
- банковский идентификационный код — БИК;
- номер банковского расчетного счета:
- контактные данные;
- адрес электронной почты;
- дата и номер.
В правом верхнем углу размещают полное название компании-адресата, должность получателя, его фамилия, имя и отчество.
читаю письмо себе из прошлого.отвечаю на вопросы.пишу письмо в будущее💕
Ниже располагается обращение к получателю или группе получателей и основной текст.
Под основным текстом указывают:
- должность руководителя, имя, фамилия, подпись;
- указание на приложения (если они есть);
- фамилия и инициалы ответственного исполнителя;
- контактные данные исполнителя.
На гарантийной корреспонденции, оферте или рекламации обязательно проставляется печать компании.
Для оформления коммерческой корреспонденции традиционно используется шрифт Times New Roman, размер — 12 или 14.
Нумерация необходима в случае, если послание занимает больше чем 1 лист.
Важное исключение: Особый вид бизнес-корреспонденции — электронная переписка. В ней нет таких строгих требований к оформлению, никогда нет шапки, данных исполнителя, «ручной» подписи отправителя и печати.
Что такое электронный документооборот (ЭДО) простыми словами
Достаточно обращения, текста, данных об отправителе и его должности, указания на приложенные к письму документы. Это более современный, гибкий и оперативный вариант коммуникации, требующий меньше времени на оформление и не предполагающий передачи корреспонденции в бумажном варианте.
Структура текста делового письма
Правила написания текстов деловых писем
- Обозначена конкретная и понятная тема. «Информация для самого важного партнера» — плохо, «Подтверждение получения счета на оплату» — хорошо.
- Использование формул вежливости. Они присутствуют в коммерческой переписке обязательно. Например, «С уважением», «С надеждой на сотрудничество» или «С наилучшими пожеланиями».
- Простые предложения. Меньше прилагательных, меньше причастных и деепричастных оборотов, больше глаголов.
- Нейтральный тон. Спокойный повествовательный тон без ярко выраженных эмоций оптимален для деловой переписки.
- Информативность. Экскурсы в историю, развернутые вступления, высказывание личного мнения, недосказанность, вопросы в тексте не приветствуются, в отличие от цифр, фактов, конкретики.
- Один абзац — одна мысль. Логичное, последовательное изложение текста с разбивкой на абзацы облегчает восприятие коммерческой корреспонденции.
- Краткость. Оптимальный объем деловой корреспонденции — 1 лист А4.
- Отсутствие исправлений и помарок. Если они появились в тексте, его рекомендуется переделать и распечатать заново.
- Отсутствие сокращений слов кроме единиц мер, весов, мощностей. Не «ул.», а «улица», не «г-н», а «господин», не «с ув.», а «с уважением».
- Обращение на «вы». Даже в случае, если внутрикорпоративный стиль предполагает обращение на «ты», в коммерческой переписке это недопустимо.
- Отсутствие ошибок. Тексты коммерческой корреспонденции проверяйте особенно тщательно.
Важно: Если вы пишете на английском языке — а при сотрудничестве с зарубежными поставщиками, партнерами, клиентами это часто необходимо — не пользуйтесь автоматическими переводчиками. Вы должны быть уверены, что письмо написано грамотно.
Что положить в конверт? | Бумажные письма
7 лучших текстовых редакторов в 2023 году
Виды и примеры деловых писем
По количеству адресатов бизнес-корреспонденция может быть:
- циркулярной — направленной в адрес нескольких лиц;
- стандартной, адресованной на один адрес и конкретному человеку.
26 советов: как вести
деловую переписку
«Доброго времени суток, коллеги! Прошу принять во внимание следующую информацию. Заранее спасибо!» — такое письмо испортит настроение получателя. Оно слишком формальное и пропитанное корпоративными штампами. Согласитесь, можно написать в более располагающем тоне: «Андрей, Марина, Руслан, у меня для вас новости…»
Авторы бестселлера «Пиши, сокращай», Максим Ильяхов и Людмила Сарычева, выпустили еще одну книгу — «Новые правила деловой переписки».
Они предлагают менять культуру делового письма и в центр каждого текста ставить человека и его интересы.
Как написать дружеское письмо
Вероятно, ни для кого не является проблемой написать электронное письмо, sms или сообщение в любом из многочисленных мессенджеров. Они нашей повседневностью, важным средством общения с друзьями. А попробуйте прямо сейчас взять лист бумаги и написать традиционное письмо ― ручкой на бумаге.
Вы будете удивлены: с первого раза может не получится ― несмотря на то, что вы прекрасно писали в школе сочинения и вам есть, что сказать родным, друзьям любимым. Между тем, как бы ни были хороши современные средства коммуникации, ничто не может заменить настоящего живого письма. Именно в нём, почерке, в своеобразии стиля по-настоящему отражаются наши чувства, эмоции, мысли, наш характер. Попробуйте! А для того, чтобы этот труд (а писание писем действительно труд души) был для вас не в тягость, а в радость, воспользуйтесь простыми, но очень полезными советами от Wikihow.
Укажите в письме дату написания
Традиционно принято ставить дату в левом верхнем углу письма. Но её также можно указать внизу, рядом с подписью. Многие люди хранят полученные письма годами и время от времени перечитывают их — получателю наверняка будет приятно вспомнить, когда именно было написано письмо. Укажите дату, например: «7 мая 2019.» или используйте цифры для указания дня, месяца и года.
Напишите приветствие
Начало письма называется приветствием. Здесь вы обращаетесь к человеку, которому пишете, по имени, например «Дорогая Александра!» или «Здравствуйте, Андрей Сергеевич!». Примите во внимание характер ваших отношений с получателем и выберите подходящую форму приветствия.
Если вы склонны писать в полуофициальном стиле, используйте слово «Дорогой/Дорогая» в качестве приветствия. Оно звучит достаточно типично, но следует подумать, называя кого-то «дорогим», поскольку это слово звучит достаточно мило и показывает вашу заботу о другом человеке. Вкладывать в приветствие особый смысл нет необходимости, однако обращение «дорогой» лучше подходит в письме к другу или знакомому.
Для написания письма в более неформальном стиле, используйте приветствие типа: «Привет, [имя]!» или «Здравствуйте, [имя]!» (второй вариант используется в случае обращения на «вы»). Это приветствие подходит другу или родственнику, но никак не может использоваться в деловом письме — оно слишком неформально.
Укажите личное приветствие для человека, с которым вы состоите в личных отношениях. Например: «Мой дорогой [имя]!», «Мой милый [имя]!« или «Хороший мой [имя]!».
Не забудьте поставить в конце приветствия точку или восклицательный знак. Правильно начинать основную часть письма с новой строчки.
Начните с приятных вещей
Первая часть дружеского письма обычно имеет тёплый и весёлый характер. Так можно задать тон всему письму, позволив получателю узнать, что следует дальше, и письмо будет звучать более серьёзно или по-деловому. Напишите приветствие в нескольких строчках, расскажите шутку или напишите о погоде.
«Как дела?» или «Как поживаешь?» — самые обычные способы начать письмо. Задайте вопрос, чтобы письмо казалось частью длинной беседы. Если вы хотите получить ответ на письмо, наполните его вопросами.
Вы можете использовать первый абзац письма, чтобы поподробнее расспросить получателя о его жизни. Например: «Я надеюсь, что малышке Юленьке нравится в детском саду. Не верится, что она так выросла!»
В начале письма часто ссылаются на время года. Подумайте, как начать небольшую беседу, перерастающую в глубокий разговор. Например: «Надеюсь, осень не омрачает твоё настроение. Деревья в округе стали такими красивыми. Я всё же думаю, что зима будет холодной».
Делитесь новостями и деталями из своей жизни
Сейчас настало время для основной части письма и цели его написания. Зачем вы начали эту переписку? Вы хотите возобновить отношения со старым другом, выразить то, как вы по нему соскучились, или поблагодарить его за помощь? Будьте честным, открытым и старайтесь отчетливо передать на бумаге свои мысли.
Напишите о том, что происходит в вашей жизни. Несмотря на характер письма, ваше письмо оценят, но рассказы о вашей жизни сблизят вашего адресата и вас. Таким образом, письмо будет более эффективным и открытым. Расскажите, что случилось, какие эмоции вы при этом испытали, и какие у вас планы на будущее.
Не описывайте свою жизнь слишком подробно, иначе цель дружеского письма будет потеряна. Избегайте газетного праздничного шаблона — ваш друг сразу начнет читать письмо с конца, если вы будете перечислять все свои заслуги. Не нужно погружаться в омут собственных проблем, но будьте реалистами, рассказывая о себе.
Выбирайте темы, которые непосредственно касаются вашего друга
Чем занимался ваш друг последний раз, когда вы встречались с ним? Может, он расстался со своей второй половинкой? Возможно, он переживал трудные времена в футбольной команде? Подстраивайтесь, ссылаясь на знакомые темы, и задавайте вопросы, чтобы показать свой интерес к делам друга.
Можно обсуждать темы, интересующие вас обоих. Сформулируйте свои взгляды по поводу искусства, политики, недавних событий или других сфер жизни, которые вы бы хотели обсудить с другом.
Можно предложить посмотреть фильмы или почитать книги, которые, на ваш взгляд, могут понравиться вашему другу. Обмен ценной информацией всегда приветствуется в письмах.
Напишите последний абзац, передавая другу или любимому лучшие пожелания. Последний абзац обычно легче по эмоциональной нагрузке, но он должен соответствовать общей атмосфере письма. Завершите письмо на позитивной ноте, чтобы друг проникся вашим настроением.
Повторите цель письма ещё раз. Например, если вы пригласили друга в гости, напишите следующее: «Я надеюсь, что ты придешь!» Если вы просто хотите пожелать другу приятного времяпрепровождения, напишите что-нибудь вроде: «Счастливого Нового года!»
Вдохновите друга на ответное письмо. Если вы хотите, чтобы вам ответили, напишите: «Надеюсь на скорый ответ» или: «Пожалуйста, напиши ответ!»
Напишите концовку. Она должна передавать настроение вашего письма в зависимости от его тона: официального или неофициального. Как и приветствие, концовка определяется характером ваших отношений с адресатом. Завершите письмо своим именем.
Если вы хотите формально закончить письмо, напишите: «Искренне ваш», «С уважением» или «С наилучшими пожеланиями».
Если письмо написано в неофициальном тоне, используйте такие фразы, как «Твой…», «Береги себя» или «Пока».
Если письмо личного характера, напишите «С любовью», «Очень люблю тебя» или «Скучаю по тебе».
Подумайте над постскриптумом. Постскриптум (лат. post scriptum (P.S.) — «после написанного»), как правило, используют в конце дружеского письма в качестве метода дополнительной информации, которая не стоит того, чтобы отводить на неё отдельный абзац в основной части. Также можно дописать интересную шутку, или просто опустить постскриптум. В любом случае убедитесь, что постскриптум соответствует тону письма и придаёт вашему адресату ощущение, что вы хотите его видеть.
Прежде чем отправить письмо, внимательно прочтите его — исправьте любые ошибки и внесите необходимые правки.
Источник: youletter.club