Как организовать свое время чтобы все успевать

Когда на вас наваливается целая гора дел, хочется, чтобы в сутках было 48 часов. Но есть более реальный способ разобраться с задачами — тайм-менеджмент.

Чаще всего проблема лежит в неумении грамотно распределять задачи и управлять своим временем. Тайм-менеджмент — целая наука, которая поможем вам справиться с этой проблемой.

Методы тайм-менеджмента разработаны таким образом, чтобы оптимизировать и удобно организовать ваше время. Существует много разных техник, о которых мы расскажем в этой статье. А вы сможете выбрать для себя наиболее подходящую.

Базовые принципы тайм-менеджмента

Все методы тайм-менеджмента строятся на трёх базовых принципах:

1. Расстановка приоритетов. Сначала определяем, насколько задача срочная, нет ли других, более важных дел.

2. Планирование. Нужно составить мини-план: когда вы начнёте выполнять задачу и сколько примерно времени должно на неё уйти.

3. Структурирование. Определите для себя критерии, по которым вы будете оценивать степень готовности задачи и полученные результаты.

Теперь, когда мы разобрались в основе, можно приступить к обзору самих техник.

7 методов тайм-менеджмента

1. «Съешь лягушку!»

Так называется метод Брайана Трейси — канадо-американского оратора и бизнес-тренера. Конечно, живых лягушек есть не придётся. Их место займут самые тяжелые задачи, ведь их выполнение такое же неприятное, как поедание этих бедных земноводных (французы здесь поспорят).

Суть в том, чтобы выполнить все самые трудные дела в первой половине дня, когда у вас ещё много сил. Вы не будете весь день портить себе настроение мыслью о неприятной задаче, а эйфория от того, что самое сложное позади, придаст сил для решения более мелких и простых дел.

2. Деление большой задачи

Такой способ ещё называют «поедание слона по кусочкам» (что поделать: в тайм-менеджменте все хотят кого-то съесть). Суть в том, чтобы взять одну крупную задачу и разделить её на множество мелких. «Порционно» можно справиться с любой задачей, она уже перестаёт казаться неподъемной.

Например, ваша цель — стать топовым специалистом в своей области. Для этого вам нужно повысить свои скиллы, собрать портфолио и успешные кейсы, поучаствовать в различных проф. конкурсах и форумах. Чтобы выполнить эти задачи, придётся пройти дополнительное обучение, улучшить своё резюме, найти заказчиков и т.д.— таким образом, цель делится на удобные «кусочки». У кого-то они будут крупнее, у кого-то поменьше — ориентируйтесь на свои ощущения.

3. Матрица Эйзенхауэра

Это простая, но рабочая схема, которая делит задачи на срочные и важные. Матрица представляет собой четыре квадрата: они получаются при пересечении осей «важно — не важно» (ось Х) и «срочно — не срочно» (ось Y).

Пользоваться матрицей очень легко: просто распределите свои задачи по её квадрантам.

• Первый квадрант — «важное и срочное». Это задачи, которые нужно выполнить максимально быстро, их нельзя откладывать.
• Второй квадрант — «важное, но не срочное». Сюда относятся важные задачи, на выполнение которых есть много времени. Например, если вам нужно сделать большой серьезный проект, он будет располагаться как раз во втором квадранте.
• Третий квадрант — «срочное, но не важное». Обычно это повседневные задачи (в том числе домашние), которые нужно выполнить, но они не очень важные. Чаще всего именно такие дела можно кому-то делегировать.
• Четвертый квадрант — «несрочное и неважное». Такие задачи можно совсем убрать из плана, особенно если у вас много дел в первом и втором квадранте. Но иногда их можно выполнить — если они приносят удовольствие. Например, сходить на фильм, который вы долго ждали или посетить новый бар.

4. Тайм-менеджмент по хронотипу

Об этом методе рассказал кандидат медицинских наук и клинический психолог — Майкл Бреус. Он разделил людей на 4 хронотипа, исходя из которых, каждому следует индивидуально планировать свой рабочий ритм.

• «Медведи». Просыпаются в 7-11 утра, пик продуктивности с 11 до 18 часов, а отход ко сну не позднее 23 часов.
• «Львы». Самостоятельно просыпаются очень рано — с 5:30 до 10 утра, продуктивны с 10-17, а ложатся спать до 22:30.
• «Волки». Это привычные нам «Совы»— им тяжело просыпаться, но нужно постараться встать хотя бы до 12:00, эффективно работают до 20 часов и идут спать в 00:00-1:00.
• «Дельфины». У этих людей довольно беспокойный режим сна. Даже если они встают с 6-10 утра, то легко могут уснуть обратно. Чтобы спокойно уснуть до 00:00, им нужно не отвлекаться на гаджеты, убрать их за 2 часа до сна. Наиболее продуктивны с 10 до 18 часов.

5. Техника Pomodoro или «Метод помидора»

Это метод фиксации времени, который разработал Франческо Чирилло. Его суть в том, что часть времени вы работаете, а часть — отдыхаете. Это должны быть чётко ограниченные промежутки.

В случае с Pomodoro, время одного «помидора» — 30 минут, из них 25 вы работаете, а 5 — отдыхаете. Нужно совершить 4 таких цикла работы и отдыха, чтобы сделать крупный 30-минутный перерыв.

Кстати, метод назвали «Pomodoro» в честь кухонного таймера-помидора (его полный цикл составлял полчаса).

6. Одна задача в один промежуток времени

В 2009 году исследователи Стенфордского Университета провели эксперимент, в котором выяснили, что если человек одновременно выполняет несколько интеллектуальных дел, например, придумывает сценарий и составляет контент-план, то он хуже концентрируется, думает и запоминает.

Намного эффективнее выделить одну задачу в один промежуток времени, и сконцентрироваться только на ней. Исключение — совмещение физической и умственной активности. Например, если бегать на дорожке в спортзале и придумывать темы для конференции — одно другому не помешает.

Для канбана вам понадобится таблица с тремя столбцами: «нужно сделать», «В работе» и «Сделано». Вы можете сделать и большее количество столбцов, если для ваших задач нужно больше этапов.

Изначально все дела находятся в «нужно сделать», затем переносятся во “в работе” и на финальном этапе — в «сделано». Благодаря такому методу вам будет проще отслеживать свои задачи, визуализировать их и рассчитывать свои силы.

Приложения для управления временем

Мы составили небольшой список приложений, которые помогут вам протестировать методы, о которых мы рассказали, в удобном формате.

• Trello — бесплатная канбан-доска для работы в команде и личных нужд.
• Focus To-Do — таймер Pomodoro и таск-менеджер.
• Todoist — планировщик для разных методов планирования (можно настроить под матрицу Эйзенхауэра).
• Notion — база данных для хранения и систематизации всего.
• Forest — таймер для телефона: пока вы не трогаете смартфон, на его экране растет красивое дерево. Если разблокировать телефон раньше времени, то дерево погибнет.

Попробуйте все методы и поймите, какой действует наиболее эффективно именно для вас. Также можете рассказать о других методах, которые мы не упомянули в статье (возьмём их на заметку).

Подписывайтесь на наш телеграм-канал «Digital squad». Там мы ежедневно публикуем все важные обновления, новости и статьи, связанные с SMM, рекламой, digital и не только.

Источник: vc.ru

Как организовать свой рабочий день, чтобы все успевать

Сорванный дедлайн легко превращается в катастрофу. Руководитель недоволен, клиент в шоке, бизнес под угрозой. А причиной этого может легко стать неумение правильно организовать работу. Здесь неважно, идет речь об одном специалисте или целой команде — грамотное управление временем способно спасти всех.

Правила планирования времени

Как же правильно организовать свою работу — классический тайм-менеджмент предлагает несколько основных принципов:

1. Планируйте, что будете делать. Это важно для рядовых работников офиса и еще более необходимо фрилансерам и другим вольным пташкам. Определите, что и в каком порядке будете делать. Так вы не потеряете время и будете легко переходить от задачи к задаче.
2. Правильно ставьте цели. Они должны быть конкретными и измеримыми. Это поможет правильно сформулировать задачи.
3. Планируйте отдых. Правильно управлять временем — не значит пахать как ломовая лошадь. У вас должны быть перерывы для отдыха, чтобы не терять эффективность.
4. Создавайте свои правила. Анализируйте опыт, чтобы понять, какие алгоритмы работают для вас и вашей команды. Учитывайте специфику подразделения и то, какой ценой были получены предыдущие результаты.
5. Фокусируйтесь на важном. Часть рутинных задач просто сжирает время. Если у вас есть возможность игнорировать их, сделайте это ради более важных вещей.

Как правильно организовать рабочий день

Метод Франческо Чирилло

Чирилло предлагает чередовать работу и отдых: отводить по 25 минут на первое и 5 минут на второе. Напоминает метод помидора? Верно, это он и есть. Автор опробовал его еще в юности с помощью обычного кухонного таймера в виде томата.

Смысл вот в чем: вы знаете, что впереди отдых. Благодаря этому гораздо проще не отвлекаться на просмотр соцсетей, личные звонки, болтовню с коллегами, перекуры и другие не связанные с работой вещи.

Этот метод такой простой и эффективный, что можно опробовать его прямо сейчас — вот один из таймеров.

Метод Дэвида Аллена

Бизнес-тренер создал систему Getting Things Done, смысл которой в тщательной фиксации всех задач и правильной организации рабочего дня. Ничего не должно оставаться только в памяти, все переносится на бумагу или в электронное приложение. А еще нужно присвоить задачам приоритеты, наметить сроки выполнения, при необходимости создать чек-лист.

Такой подход поможет ничего не упустить, понять, какие задачи первичны, и разгрузить голову. Для погружения в Getting Things Done подойдут Trello или Wunderlist. Просто клеить на стену стикеры тоже можно — важнее то, что вы на них пишете.

Метод Айви Ли

Журналист предлагает каждый вечер составлять список из шести задач и выставлять их по приоритетности. А на следующий день двигаться от первой задачи к последней — и в итоге получать шесть выполненных дел.

Метод Райдера Кэрролла

Создатель метода — дизайнер, и это видно по придуманной им системе Bullet Journal. Она поможет выполнять ежедневные рутинные дела. Суть в том, что вы делаете табличку, в которой строки задач пересекаются с столбцами дней недели. Сделали дело — закрасили квадратик. Минус системы — это рисование отнимает время.

Но зато система отлично мотивирует тех, кто не может видеть пустот в своей табличке.

Метод Тима Ферриса

Гуру продуктивности советует помнить о законе Парето, по которому 20 % усилий дают 80 % результата, а остальные 80 % усилий — лишь 20 % достижения. Так что перфекционизм — скорее препятствие на пути к цели. Меньше внимания к деталям — фокусируйтесь на важном!

При этом не забывайте о законе Паркинсона: сколько времени вы отведете на работу, столько она и займет. Поэтому важно адекватно планировать свободное время.

Метод Марка Твена

Писатель говорил: «Если с утра съесть лягушку, остаток дня обещает быть чудесным, поскольку худшее на сегодня уже позади». Так что выполняйте неприятные задачи прямо сейчас — и остальные будете щелкать как орешки.

Метод Бенджамина Франклина

Один из отцов-основателей США, Бенджамин Франклин, знал цену минутам и секундам. Именно ему приписывают фразу «Время — деньги».

Франклин придумал пирамиду продуктивности, которая состоит из шести ступеней.

Жизненные ценности лежат в ее основании. Это глобальные моральные принципы, которые должны учитываться при любом решении. У Франклина их было 13, но вы можете придумать свои. Далее от основания к вершине ступени таковы:

1. Глобальная цель.
2. План достижения глобальной цели — шаги, которые необходимо предпринять на пути к ней.
3. План на ближайшие 3–5 лет.
4. Планы на год и месяц.
5. Планы на неделю и день — на вершине пирамиды.

В итоге вы получите список дел буквально на всю жизнь. А так как все это базируется на цели и глобальных ценностях, каждое действие будет вести вас туда, куда нужно, и вам не будет стыдно ни за один из ваших поступков.

Метод Стивена Кови

Эксперт в области менеджмента сформулировал несколько принципов продуктивности:

1. Быть инициативным, искать возможности.
2. Постоянно развиваться и стремиться к совершенству.
3. Делать сотрудничество обоюдно выгодным.
4. Добиваться в сотрудничестве к синергии — когда командная работа дает результат, значительно превосходящий усилия каждого ее члена в отдельности.
5. Пытаться прежде всего понять, а уже затем быть услышанным.
6. Осознать глобальную цель, прежде чем начинать действовать.
7. Понимать, что предпринимать сначала.

Считается, что соблюдение этих принципов прокачает вашу эффективность и поможет быстрее достигать целей.

Источник: gb.ru

Как организовать свое время, чтобы все успевать

Личностный рост

Автор Лидия Балыкова Просмотров 399

Просто за регистрацию в магазине вы получите 300 рублей на личный бонусный счет и еще 2 интересных подарка (Забирайте подарки тут)

В ассортименте магазина вы найдете не только суперфуды, но и полезные сладости, завтраки, травяные чаи, арахисовую пасту, мастер-классы для здоровья тела и красоты лица и это лишь малая часть вкусностей и полезностей!

Подпишитесь на инстаграм #GMfood по этой ссылке и получайте регулярно новые ПП-рецепты с суперфудами, смотрите полезные путеводители по миру правильного питания, а также ищите подарки, спрятанные под ссылкой в профиле!

Как организовать свое время, чтобы все успевать

У каждого человека свой характер, свои подходы к работе. И не всегда удается выполнить то, что запланировано на сегодня. Так как же организовать свое время, чтобы все успевать?

Сэкономить время для себя, получить больше свободы и жить в свое удовольствие поможет эффективное планирование времени.

Планирование

Все мелкие домашние дела распланируйте по дням. Каждый день мойте посуду, иначе к выходным накопятся горы немытой посуды, на мытье которой потребуется время.

Вечером пройдитесь по квартире и проверьте, все ли вещи находятся на своих местах. Если какая-то одежда лежит на стуле или кресле, уберите ее в шкаф.

По необходимости протирайте пыль, поливайте цветы.

Если всю домашнюю работу оставлять на выходные, то, конечно же, она будет отнимать много времени и об отдыхе можно будет забыть.

Закупайте продукты на неделю

Составьте список продуктов, которые понадобятся в течение недели и закупите их. И сделать это лучше в пятницу, чтобы не тратить в субботу время на походы по магазинам.

Делегируйте обязанности

Распределите домашние обязанности между мужем и детьми.

Некоторые дела можно выполнять одновременно. Например, пока вы делаете уборку квартиры, машинка-автомат в это время стирает. Или можно смотреть телевизор и гладить белье. Готовя обед или ужин, можно выполнять простые физические упражнения.

Отдыхайте

Постарайтесь всю основную работу выполнить в субботу, чтобы воскресенье освободить для отдыха.

Почему трудно все успевать

В течение дня человеку надо успеть много: ходить на учебу или работу, заниматься детьми, покупать продукты, готовить, наводить порядок дома.

Чтобы все успевать, придется забыть про лень, сократить просмотр телевизионных фильмов и программ, общение с друзьями по телефону и в социальных сетях.

Порой причиной нехватки времени является низкая производительность труда. То есть, иное дело можно выполнить за час – полтора, а человек растягивает его на целый день. С такой расторопностью все успевать, конечно же, будет проблематично. А причиной этого может быть низкий уровень энергетики. Недостаток энергии может возникнуть, если человек неправильно питается и ведет малоподвижный образ жизни.

Как научиться все успевать

И не только успевать выполнять домашнюю работу, но и находить время для отдыха.

Для того, чтобы все успевать, надо выработать полезные привычки, научиться планировать и расставлять приоритеты, повысить эффективность.

Полезные привычки

Соблюдение этих несложных правил поможет вам успевать делать больше дел в течение дня.

Научитесь раньше вставать

В первую очередь, надо научиться вставать на час раньше. И делать это надо постепенно. В первую неделю вставать раньше обычного на 10 минут и в это время делать зарядку. Во вторую неделю – на 20 минут и т.д. каждую неделю добавляя по 10 минут. И уже через 2 месяца вы начнете вставать на час раньше.

Этого времени будет хватать на то, чего вы не успевали делать раньше.

Составляйте список дел на день

Делать это можно с вечера или утром, а вечером подводить итоги того, что сделано за день.

Имея список дел на день, не надо думать, что сделать сегодня, а что оставить на завтра. Список поможет расставить приоритеты, чтобы в первую очередь выполнить наиболее важные дела. Планируйте столько дел, сколько сможете выполнить.

Выполненные дела надо вычеркивать. Чем больше дел будет сделано, тем будет радостнее на душе от того, что день прошел с пользой.

Избавьтесь от пожирателей времени

К ним относятся: отвлекающие телефонные разговоры, привычка много времени проводить за просмотром телевизора и за компьютерными играми, беспорядок за рабочим столом, неумение расставлять в делах приоритеты, привычка одновременно браться за несколько дел одновременно.

Хронофаги – пожиратели времени, один из терминов управления временем, обозначающий любые отвлекающие объекты, мешающие и отвлекающие от работы и других запланированных дел.

Источник Википедия

Пока не закончите запланированные на день дела, не отвлекайтесь на телевизор или интернет. Вознаградить себя можно будет, когда все будет сделано.

Приучите себя во всем поддерживать порядок

Все успевать будет довольно трудно, если у вас везде царит беспорядок. Поэтому постарайтесь, чтобы каждая вещь была на своем месте и везде был порядок: на кухне, на рабочем столе. Поддержание порядка дисциплинирует и учит быть организованным. Это поможет вам в достижении поставленных перед собой целей. И в такой обстановке легче работать, ничто вас не отвлекает и можно сконцентрировать внимание только на работе.

Иногда возникают дела, которые не были запланированы заранее. Например, появилась необходимость сходить к врачу или купить нужную вещь. Решать эти задачи надо сразу по мере их возникновения. Внесите их в план на сегодня и постарайтесь как можно быстрее решить. Если их откладывать на потом, они будут расти, как снежный ком, и решить их будет гораздо сложнее.

Планирование

При распределении задач, самые трудные и неприятные дела необходимо планировать на первую половину дня, пока еще организм не устал и есть энергия и настрой.

Если же в первую очередь сделать легкие дела, на более сложные сил может не остаться, и их придется перенести на завтра. А завтра также может появиться соблазн сначала сделать легкую работу и ситуация может повториться.

Всем, наверное, известно, что очень трудно браться за объемную работу, которая потребует много времени. И тогда возникает желание отложить ее на завтра.

Чтобы облегчить выполнение такой задачи, надо разбить ее на несколько мелких. Такой подход поможет выполнить крупную задачу быстрее и легче.

Эффективность

Существует иллюзия, что выполняя несколько дел одновременно, можно успеть сделать больше. Но наш мозг не может сконцентрироваться на качественном выполнении нескольких дел, и в результате времени затрачивается больше, чем на выполнение этих задач по отдельности.

Надо взять за правило работать над одной задачей. Исключив все отвлекающие факторы, вы сделаете больше и качественнее, и при этом сохраните силы.

Не забывайте об отдыхе. Если не отдыхать, со временем организм устанет и наступит выгорание. В этот период снижается эффективность и вам приходится восстанавливаться.

Чтобы все успевать, надо научиться распределять свои силы таким образом, чтобы всегда оставалось время на отдых. Обязательно оставляйте для отдыха один – два дня выходных. В выходные надо хорошо выспаться, желательно выбраться на природу, пообщаться с друзьями, почитать интересную книгу.

Мотивация

В любом деле важна мотивация. Если мотивации нет, пропадает желание работать и достигать поставленных целей. Вознаграждайте себя за выполненные задачи, делайте себе приятное. Купите себе новую вещь, угостите себя чем-то вкусным, позвольте себе расслабиться за просмотром интересного сериала.

У вас в голове должно сложиться понимание, что за достижением цели последует награда.

Видео Как организовать свое время

Оказывается, жизнь по расписанию может приносить удовольствие, потому что все задачи вы планируете сами. Но как успеть выполнить все, что вы включили в свой ежедневник? Вы узнаете об этом, посмотрев видео.

Как организовать свое время чтобы все успевать? Об этом мы и поговорили сегодня.

Если статья оказалась полезной, поделитесь ею с друзьями в социальных сетях.

Удачи вам, дорогие читатели, и до встречи на блоге “Женщина без предела”!

GMfood — интернет-магазин суперфудов и крафтовых эко-продуктов

Лидия Балыкова

Эксперт проекта «Женщина без предела»

Источник: nolimit.style