Подпись в электронном письме – неотъемлемый атрибут деловой переписки. От этого элемента часто зависит, будет послание прочитано или сразу отправлено в «корзину». Письма по содержанию могут быть рекламными, информационными или поздравительными. Во всех случаях подписант должен проявить уважение и идентифицировать себя.
Рекомендуется указывать и свои контактные данные для обеспечения возможности оперативной связи. Оригинальность оформления и правильность подачи сведений способны существенно повлиять на отношение получателя рассылки к компании.
Правильная подпись в электронном письме – какой она должна быть
Электронное послание для контрагента или бизнес-партнера должно быть подписано отправителем. Отсутствие такого атрибута свидетельствует о низком уровне профессионализма и незнании стандартных норм делового этикета. На подпись возлагается ряд важных функций:
- доведение информации (подпись выступает в качестве визитной карточки);
- ненавязчивая реклама (бесплатное создание определенного имиджа и напоминание о себе);
- экономия временных затрат при автоматизации процедуры визирования сообщений.
Как правильно оформить подпись в электронном письме:
Как правильно написать деловое письмо I Хазеева Наталья Сергеевна. РУНО
- Надо указать основные сведения об организации и отправителе с их контактными данными.
- Подпись должна отображать род деятельности фирмы.
- Лаконичность – обязательное требование. Для завершающего элемента послания достаточно 3-4 строчек. Если в подписи будет более 5 строк, она станет отталкивающим фактором.
- Важное условие – грамотность написания.
- Эстетичность проявляется в органичном сочетании выбранной цветовой гаммы с размером и типом шрифта. Не надо делать блок с подписью слишком ярким, он должен дополнять текст сообщения, а не отвлекать от него.
Оригинальная подпись в электронном письме не всегда производит ожидаемый положительный эффект. Излишняя угловатость выбранного шрифта свидетельствует о непреклонности и безликости. Их рекомендуется применять для автоматических рассылок. Рукописный стиль оформления уместен для случаев, когда надо установить доверительные отношения с получателем информации при условии, что уже имелись личные контакты, произведшие на клиента положительное впечатление. Выбор декоративного стиля написания букв делается при желании подчеркнуть новизну, оригинальность, творческую жилку у отправителя.
Подпись в электронном письме: примеры
В посланиях делового характера стиль письма и подписи должны быть одинаковыми. Для сферы бизнеса неприемлемы фразы, свидетельствующие о фамильярности, личной привязанности (Например, «Чао», «Пока», «Всегда твой», «Искренне твой» и другие). Важно соблюдать органичную взаимосвязь между назначением послания и стилем его оформления.
Образец подписи электронного письма:
Заменить фразу «С уважением» можно другими:
- С надеждой на плодотворное сотрудничество.
- Всегда рады помочь.
- С благодарностью за оказанное доверие.
- С наилучшими пожеланиями.
- Отличного настроения.
- С интересом ожидаем новых предложений.
- В ожидании Вашего визита.
- С надеждой на понимание.
- Удачного дня.
- Успехов Вам.
Должность в подписи рекомендуется указывать сокращенно, чтобы не перегружать заключительную часть письма. Дополнением может стать рекламный слоган компании или изображение логотипа фирмы.
Как написать деловое письмо, чтобы ответили | Советы по написанию письма с предложением чего-либо
Как оформить подпись в электронной почте
Автоматизировать процесс прикрепления шаблона подписи ко всем письмам можно в любой электронной почте. В Gmail для настройки подписи необходимо в пункте меню «Настройки» найти вкладку «Подпись». В этом блоке можно ввести нужный текст, отформатировать его и подобрать шрифт.
Оформление подписи в электронной почте Яндекса осуществляется в меню «Настройки» во вкладке «Личные данные, подпись, портрет». В этом блоке надо нажать кнопку «Добавить подпись» и создать подходящий шаблон. В Mail.ru схема действий похожая – через «Настройки» выбирается вкладка «Имя отправителя и подпись», в которой вводится нужный вариант текста и его оформления.
Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.
Источник: spmag.ru
[Business English] Как грамотно оформить подпись в почте
Как вы обычно подписываете письма? Установили шаблон, который автоматом цепляется к каждому мейлу? Или каждый раз пишете имя, должность и контакты вручную? Если это шаблон, то он на русском или английском? Должен ли английский вариант чем-то отличаться от русского?
Деловой английский выдвигает определенные требования к формату и содержанию подписи, и настоящему профессионалу стоит их знать и соблюдать. В противном случае вы рискуете смазать о себе впечатление из-за досадной мелочи.
В этой статье я раскрою тонкости того, как правильно указывать свое имя и контакты при переписке с зарубежными партнерами.
Итак, поехали! Для начала покажу, как выглядит моя подпись:
Вроде бы все легко, верно?
Но давайте посмотрим, какие правила тут кроются.
1. Закрывающая фраза
Запомните: нельзя ставить свое имя в конце письма, не предварив его вежливой закрывающей фразой. Классическим вариантом в деловом английском считается Yours faithfully либо Yours sincerely. Первое ставится, когда вы НЕ знаете того, кому пишете. Второе — когда знакомы с адресатом.
Если вам, как и мне, лень переключаться между Yours faithfully и sincerely, выбирайте более универсальный вариант — Best regards или Best wishes. Они уместны при общении с кем угодно.
Надеюсь, не нужно объяснять, что Yours или XXX (аналог поцелуйчиков) лучше приберечь для личной переписки.
2. Ваше имя
После закрывающей фразы на следующей строке мы пишем имя и фамилию.
Запомните порядок: сначала ИМЯ, потом фамилия. Ivan Petrov, Maria Sidorova.
Часто спрашивают, нужно ли ставить Ms / Mrs / Mr перед именем. Я не ставлю. Во-первых, со славянскими фамилиями статус смотрится чужеродно, искусственно. Во-вторых, пол и наличие брачных уз для бизнеса не должны иметь значения.
3. Должность и компания
После имени сначала пропишите свою должность, а потом название компании. Каждое — на отдельной строке. Для компании лучше указать название бренда, чем официальное наименование юрлица. Вместо названия компании может быть ее логотип. Хорошо, если кликабельный и ведущий на официальный сайт.
4. Контакты
В разных компаниях политика того, в каких каналах общаться с клиентами, может отличаться. Но если регламента нет, рекомендую указывать 3 способа связи с вами:
- мобильный — с первых шагов повышает уровень доверия в партнерстве. Только не забывайте указывать его в международном формате, через +7. Если боитесь, что начнут тревожить вне работы, в скобках укажите приемлемые часы для связи и свою временную зону. Например, для Москвы: 10am — 7pm GMT+3.
- email — казалось бы, адресат и так его знает, зачем повторяться? Однако это необходимо на случай, если собеседник хочет поделиться вашим контактом с кем-то еще. Ему нужно будет просто скопировать вашу подпись в пару кликов.
- мессенджер для оперативной связи — Skype, WhatsApp или Telegram.
Эти 4 пункта — обязательные элементы email-подписи. Современный деловой этикет предписывает ниже устанавливать дисклеймеры, но об этом мы поговорим в следующей посте.
- business English
- деловая переписка
- зарубежные клиенты
- международный бизнес
- деловой этикет
- деловой английский
Источник: habr.com
Правила оформления подписи для E-mail
Подпись в письме — один из ключевых моментов формирования имиджа компании. Это, по сути, ваша электронная визитка, поэтому оформлять ее следует правильно, учитывая все нюансы деловой переписки и маркетинговых требований. Умение красиво завершить деловое письмо, мастерство не менее ценное, чем его виртуозно начать.
Как правильно подписывать письма в электронной почте
- Инициалы отправителя, его фотография, должность.
- Полное название компании; ее логотип.
- Контакты (email, сайт, телефон и т.д.).
- Ссылки на соцсети компании и мессенджеры.
Всё нужно указывать с новой строчки. Если пишете номер телефона, то делайте это в формате +N (ххх) ххх-хх-хх. Адрес начинайте с почтового индекса.
Возможно, человеку нужно будет отправить вам какие-нибудь бумаги. Не забывайте указывать адрес вашей почты в подписи. Да, его можно посмотреть в шапке письма, но при пересылке такая возможность пропадает.
Пример правильной подписи к письму:
Сергеева Елена Викторовна,
Менеджер отдела продаж,
Тел. (847)77-77-77
(ВК, ОК, ТВИТТЕР)
Несмотря на то, что письмо может быть личным или деловым, все равно важно его структурировать и не допускать ошибок правописания. Цените время читающего, тщательно подбирайте слова. Предложения должны быть короткими и простыми для “сканирования”, чтобы получатель мог сразу ухватить суть текста.
Маркетологи обращают внимание, что реклама в подписи часто отталкивает, поэтому акцент (если вы его делаете) должен быть ненавязчивым.
Как подписывать письма “с уважением”
В рабочей среде часто нужно писать деловые письма, но как сделать это грамотно, проявив достаточно уважения к человеку?
Во-первых, быть вежливым — это не значит извиняться за беспокойство. Тот, кто получает вашу корреспонденцию, априори настроен на изучение информации.
Не добавляйте в конце письма фразу : «Простите за потраченное на меня время». Низкая самооценка не красит даже спамера, а в деловой переписке тем более не уместна.
Во-вторых, подчеркивать важность человека, для которого подготовлено письмо, нужно аккуратно. Разработайте стандартно-тёплое, но не очень личное пожелание без элементов заискивания.
Правильно: «Хорошего Вам дня! С уважением, Елена Георгиевна»
Неправильно: «Будем сильно рады, если вы обратите внимание на наше предложение, ждем звонка, честь поработать с Вами, Елена Георгина»
Кстати, о том, когда нужно писать “Вы”, а когда “вы” – можно прочитать здесь.
Старайтесь минимизировать эмоджи-графику и не допускайте панибратства. Подпись должна быть несколько ниже, чем основной текст. Многие почтовые программы позволяют это легко настроить. А значит, ваш «автограф» будет появляться автоматически и сэкономит время.
Как оформлять деловые письма. Общие советы
Не забывайте начать с приветствия. Самая простая конструкция для этого:
Само же письмо разбивайте на абзацы каждые 4-5 предложений (в них, кстати, не больше 15 слов). Перед отправкой просмотрите на предмет орфографических, синтаксических и пунктуационных ошибок.
Как правильно подписывать письма от организации
Очевидно, что писать нужно «мы», а не «я». Обязательно оставлять данные организации, а в отдельных случаях контакты и имя менеджера.
Если требуется написать письмо от организации, то желательно в подпись включить логотип, контактные данные, телефон, сайт, адрес организации. Выигрышным маркетинговым ходом будет приглашение оценить в социальных сетях новинки каталога и подписаться на группу.
Подпись в письме не только его логическое завершение. Она может помочь заинтересовать клиента, покажет статус компании и ненавязчиво познакомит с новостями компании в социальных группах, если клиент пока еще мало знает о вас.
На этом короткий обзор правил подписи к письмам и общих норм деловой переписки закончен. Если у вас есть дополнения, возражения или вопросы, давайте пообщаемся в комментариях.
Информационно-образовательный центр проекта “Панда-копирайтинг”
Источник: petr-panda.ru