Практически каждое предприятие стремится поддерживать уровень своей деловой репутации. В рамках взаимодействия организации могут по собственной инициативе высказывать слова благодарности другим фирмам в целом или отдельным лицам конкретной компании. Представленное в статье благодарственное письмо организации образец поможет правильно оформить документ.
Основные правила написания
Организации, желающие проявить себя с положительной стороны, показать свои деловые качества, а также свою расположенность к плодотворному сотрудничеству, должны знать требования составления подобных писем. Это поможет поддерживать «теплые» отношения с партнерами, строить дальнейшие планы плодотворного сотрудничества.
Главная цель направления благодарственных писем – выразить свою признательность организации или сотруднику фирмы за оперативность выполненных работ, долгосрочное сотрудничество, профессионализм прочее. Например, коммерческая фирма выделила деньги для приобретения памятных подарков за участие в творческих конкурсах, проводившихся на базе развлекательных центров. Будет естественным, если директор данного учреждения скажет «спасибо» своему меценату в письменном виде.
Благодарственные письма и письма благодарности (примеры и образец)
В действующем законодательстве не закреплено норм при оформлении благодарственных писем. Все же нужно учитывать правила, сложившиеся при составлении делового бланка. Нужно учитывать некоторые нюансы при его написании:
- письмо начинается со слов приветствия к лицу, которому оно предназначено;
- текст уведомления не должно быть слишком «сухим» и официальным, в нем должно прослеживаться уважительное отношение к своему деловому партнеру;
- составитель может воспользоваться готовыми шаблонами и образцами, вместе с тем, нужно составить оригинальный текст, который приятно читать;
- в письме стоит упомянуть конкретные детали взаимодействия, послужившие поводом для письменной благодарности;
- как заключение составитель может высказать надежду на дальнейшее сотрудничество между организациями.
Кроме того, руководство предприятия может предложить личную встречу для обсуждения деталей дальнейшего взаимодействия. Либо в случае материальной поддержки юных талантов, участвующих в творческих конкурсах, пригласить предпринимателя на итоговый концентр и вручение подарков.
Благодарственное письмо не принято вручать лично руководителю организации, его лучше направить почтой или курьерской службой.
Что следует указывать
Документ условно состоит из следующих частей:
| «Шапка» | Обычно все ответы организаций составляются на форменном бланке, в этом случае допускается исключение – «шапка» не является обязательным элементом. Однако нужно указать от кого исходит благодарность. |
| Обращение | Начинается обязательно со слова – Уважаемый (ая), имя и отчество адресата. |
| Основная часть | Состоит из шаблонных фраз, типа «Выражаю огромную благодарность» или «Позвольте сказать слова благодарности ». В этом разделе нужно указать, какого именно сотрудника желает отблагодарить фирма, или это касается всей компании. |
| Визирование | В конце документа указывается ФИО и должность руководителя предприятия, в завершение он ставит свою личную подпись и печать компании. |
Кроме того, следует помнить, что при составлении благодарности нужно придерживаться делового стиля письма, не нужно прибегать к фамильярности. Также в документе не должно быть:
Как написать благодарственное письмо
- орфографических и пунктуационных ошибок (это говорит о том, что лица, ответственные за составление текста отнеслись к выполнению задания формально, не проявили должного внимания);
- лишней информации и отступлений от темы (лучше уместить текст на одну страницу);
- цифровых показателей (ведь это не отчет, а благодарность за содействия, сотрудничество и т.д.).
Направление благодарственного письма не подразумевает за собой ответного письменного действия. Однако можно сообщить, что ответ получен, адресату переданы слова благодарности и высказывается надежда на сотрудничество.
Скачать образец письма
Обычно сотрудники организаций (бухгалтера, юристы, секретари) умеют правильно составлять деловые документы, касающиеся конкретной деятельности предприятия. Однако при написании благодарственного письма сталкиваются с некоторыми сложностями.
Готовый пример поможет быстрее и корректнее составить официальный ответ партнерам. Что благоприятно скажется на успешном ведении бизнеса и дальнейшем сотрудничестве.
Если его распечатать на цветном бланке, то лицо, получившее такой документ, может распечатать его и повесить в офисе.
Источник: mypravoved.ru
Как написать благодарственное письмо: анализ шести образцов
Это руководство будет логическим продолжением нашей популярной статьи о благодарственных письмах.
Судя по данным Яндекс Метрики, тема сегодня востребована. Поисковая фраза «как написать благодарственное письмо» стоит на четвертом месте среди всех запросов, ведущих на сайт «Студии». Почему так происходит?
Скорее всего, дело в экономическом кризисе, с которым столкнулся бизнес. Прямая лобовая реклама нынче многим не по карману. Вместо нее в ход идут приемы партизанского маркетинга в сочетании с глубокой работой по удержанию клиентов и стимулированию повторных продаж.
Благодарственное письмо — прекрасный инструмент, который в умелых руках строит крепкие и лояльные отношения с целевой аудиторией.
О чем мы будем говорить: проанализируем типичные и нетипичные образцы благодарственных писем, разберем распространенные ошибки и научимся использовать Thank You Letter не только для повышения лояльности, но и для повторных продаж.
Скучные благодарности
Пролистав образцы благодарственных писем в Google, мы сначала откровенно заскучали. Но вслед за скукой пришел интерес, мы ощутили себя Колумбом, неожиданно открывшим Америку.
Дело вот в чем, пока 99 % компаний Украины и России соревнуются в создании скучных благодарственных писем, вы сможете переплюнуть их всех разом и выделиться с помощью заметного, теплого и продающего Thank You Letter.
Давайте по порядку.
Среди образцов благодарственных писем, которые есть в свободном доступе, мы обнаружили два типа документов: письмо в виде торжественной грамоты с графическими рамочками и сухой текст на бумаге А4 с печатью и реквизитами.Оба эти типа грешат одинаковыми ошибками. Хотя, слово «ошибка» здесь, наверное, не к месту. Назовем их шероховатостями:
Итого получаем: большинство Thank You Letter выглядят официально, шаблонно, скучно. В них нет эмоций и человечности. Хотя настоящая благодарность должна содержать в себе все эти качества. Мы предлагаем вам уйти от серости и совковой торжественности.
Благодарственные письма: анализ шести образцов
В этой части статьи мы проанализируем несколько вариантов Thank You Letter, обратим внимание на то, что можно усовершенствовать. В конце предоставим вам самый оптимальный, на наш взгляд, образец, который может послужить эталоном.
Начнем с этого письма. Что здесь напрягает глаз:
- заголовок,
- канцеляризмы,
- стиль «Мы + Наш»,
- надежда на сотрудничество,
- отсутствие деталей, имен.
С одной стороны, благодарят, а с другой — искренне радуются своим достижениям. Этот документ можно смело назвать: «Самовосхвалительное письмо».
Перед вами — пример типичного благодарственного письма, в котором строчку «разработка интерактивной мульти-медиа презентации» можно заменить, скажем, на «проектирование жилого дома» или «дизайн мебели для офиса».
К чему мы клоним: в письме нет конкретики. Тех особенных фактов, которые можно подчеркнуть в работе студии. Это не грубая ошибка, но ее отсутствие поможет вашему Thank You Letter стать более личным, ценным. Как в следующем примере.
Видно, что письмо составлялось от сердца к сердцу, без скучных шаблонных заготовок. Такой текст приятно читать. Он личностный, человечный, но в то же время уверенный. В нем нет заискивания.
Еще радует фирменный дизайн и отсутствие рамочек а-ля школьная грамота по геометрии.
Благодарственные письма
Сегодняшние клиенты постоянно получают десятки автоматически рассылаемых электронных писем от брендов, с которыми взаимодействуют. Большинство таких писем люди либо читают вскользь, либо удаляют, не читая. При этом у старого доброго бумажного письма намного больше шансов привлечь внимание клиента и оставить неизгладимое впечатление. Хотя в современном мире неэлектронные благодарственные письма являются редкостью, их использование остается мощным маркетинговым инструментом, способствующим удержанию клиентов.
Попробуйте бесплатно
Честно, без подвоха
Выберите название для своего поддомена LiveAgent. Большинство людей использует название своей компании или команды.
Бесплатная регистрация
Нам доверяют лучшие
Благодарственное электронное письмо или благодарственное традиционное письмо?
Выбор между электронными и распечатанными (отправляемыми обычной почтой) благодарственными письмами зависит от размера и типа вашего бизнеса и количества клиентов, которым вы хотите выразить благодарность. Во время выбора между электронными и традиционными благодарственными письмами следует также учитывать следующие факторы:
- Время доставки. Самое раннее, когда традиционное письмо может быть доставлено, — на следующий день после отправки. Если время не имеет критического значения, можете отправить традиционное письмо. Но если нужно быстро связаться с клиентом — например, чтобы поблагодарить его за покупку — удобнее использовать электронное письмо.
- Степень формальности. В деловом мире электронные письма считаются менее формальными, чем традиционные, так что, если предпочитаете поддерживать с клиентами формальную коммуникацию, используйте традиционные письма.
- Содержимое письма. В электронные письма можно добавлять графику, изображения, видео и ссылки, можно прикреплять к ним вложения. Если хотите проявить креативность и включить в свое благодарственное письмо не только текст, лучше выбрать электронное письмо.
- Бюджетные ограничения. Отправка электронных писем обходится дешевле, отправка традиционных писем требует дополнительных расходов (бумага, печать, почтовые сборы). Для международных компаний со множеством клиентов по всему миру электронные письма могут быть единственным целесообразным вариантом.
Как написать благодарственное письмо клиенту
Любое письмо для клиента со словами признательности должно быть структурировано лучше, чем обычное электронное письмо, должно непременно включать определенные базовые компоненты благодарственного письма. Ниже приведены полезные советы для создания идеального благодарственного письма для ваших клиентов.
1. Используйте подходящее приветствие
Выбор подходящего приветствия для благодарственных писем определяется вашими взаимоотношениями с клиентами. Лучше использовать более официальные приветствия, например, «Уважаемая Екатерина Петровна» или «Уважаемый Анатолий». От неформальных обращений вроде «Привет!», «Приветик!», «Здорово!» лучше отказаться. Не забудьте перепроверить написание имя получателя, иначе первые же строки вашего письма могут вызвать негативное впечатление.
2. Помните о цели письма
Единственной целью благодарственного письма должно быть выражение признательности и благодарности лояльным клиентам. Не поддавайтесь искушению в очередной раз прорекламировать свой бизнес. Не стоит упоминать предстоящие распродажи, специальные предложения, новые продукты или что-либо еще, что может быть расценено как реклама. Это может отвлечь внимание клиента от основной идеи письма.
3. Добавьте несколько строк, демонстрирующих внимание к нуждам клиента
Поблагодарив клиента за сотрудничество с вами, добавьте несколько строк, демонстрирующих ваше внимание к нуждам клиента. Можете упомянуть, что вы всегда готовы ответить на любые вопросы клиента в отношении ваших товаров или услуг. Или спросите, что бы вы могли сделать, чтобы сотрудничать с вами клиенту было еще приятней.
4. Используйте символику бренда
Чтобы письмо выглядело профессионально, используйте шапку, включающую название вашей компании, логотип и/или иную информацию о бренде. Хороший дизайн шапки сделает ваше письмо уникальным, поможет повысить узнаваемость вашего бренда, будет напоминать о вас получателю и свидетельствовать о вашем профессионализме.
5. Используйте правильную заключительную часть
В заключительной части благодарственного письма важно использовать подходящее слово или фразу, выражающую уважение и профессионализм. Можете выбрать наиболее распространенные «С уважением» или «Искренне Ваши», а можете использовать что-нибудь более личное, например, «С наилучшими пожеланиями», «С почтением», «Всего самого лучшего!», «С благодарностью», «С признательностью». Концовки вроде «Всегда Ваши», «Пока!», «С любовью», «Берегите себя» считаются слишком неформальными для деловых писем, так что их лучше не использовать.
6. В конце письма поставьте подпись
Представителям крупных компаний может быть непросто составить благодарственное письмо таким образом, чтобы оно казалось личным, но добавление подписи в конце письма весьма этому способствует. Конечно, подписать все письма вручную может быть непосильной задачей, но даже распечатанная подпись будет выглядеть лучше, чем просто напечатанное имя.
Примеры благодарственных писем для клиентов
1. Выражение благодарности постоянным клиентам за их лояльность
Dear Mr. ****,
We want you to know how much we appreciate your business since you have been our loyal customer for the last three years. We understand that you have many options in the marketplace, and are pleased that you have still made (Company Name) your premier choice.
It is customers like you that help keep our lights on, and we couldn’t be more grateful!
Your honest suggestions and feedback is a vital part of our growth. If there is anything we can do to make your experience with us better, please let us know.
Best regards,
****
Копировать в буфер обмена
2. Празднование важного для компании события
Dear ****,
This year (Company Name) is celebrating the 10th anniversary, and we would like to thank you for making this happened! The growth and success we’ve experienced over all these years are because of customers like you, who faithfully support our business.
Speaking on behalf of the company, we hope that you have enjoyed the enhanced quality of our services. We will continue our efforts to meet your requirements and expectations in the future as well.
We truly appreciate your trust, and we’ll do our best to continue to give you the kind of service you deserve.
Gratefully,
****
Копировать в буфер обмена
3. Выражение благодарности в конце года
Dear Ms. ****,
As the year winds down, we would like to take this chance to say thank you for choosing our business! You are one of our most highly valued customers and it has been a sincere pleasure serving you this year.
We always strive to exceed our customers’ expectations and meet their requirements. Let us know if there is anything we can ever do to assist you further.
From all of us at (Company Name), we wish you and your loved ones a safe and happy New Year!
With appreciation,
****
Копировать в буфер обмена
Убедитесь сами
Знания важны, только если их применять на практике. Протестируйте всё, что узнали в нашей академии, с помощью LiveAgent.
Try out LiveAgent for FREE
Handle all customer inquiries from one interface. Start improving your customer service with a 14-day free trial right away!
Статьи по теме
Свяжитесь со службой поддержки Microsoft на русском языке через онлайн чат, электронную почту или соцсети. Поищите ответы в базе знаний.
The answer delivery status indicator in LiveAgent tickets provides information on the status of email replies, including if they were sent, scheduled, delayed, or not delivered. Administrators and owners can access detailed email response information for a specific time period. If an answer is not delivered, a delivery report can be viewed to determine the issue.
Взаимоотношения с клиентами начинаются в момент, когда клиент начинает вести дела с вашей компанией. Стройте эффективные взаимоотношения с клиентами с помощью LiveAgent.
Используя автоматизированные обратные звонки, вы можете показать клиентам, что вы цените их время. Система помещает вызов клиента в очередь и перезванивает ему автоматически. Это может привести к большему количеству довольных клиентов. Бесплатный период использования 14 дней.
Источник: ru.liveagent.com