Как правильно ответить на исходящее письмо образец

Электронная почта — важная часть ежедневного общения для предприятий, позволяющая обмениваться информацией с членами команды и клиентами. Они быстры, удобны и позволяют сотрудникам отправлять данные общедоступным способом. Понимание того, как отвечать на электронные письма или подтверждать их получение в профессиональной обстановке, поможет вам максимально использовать свой профессиональный голос и проявить уважение к отправителю.

В этой статье мы покажем вам, как подтверждать ответы по электронной почте, и предоставим полезный шаблон и пример.

Что такое подтверждение ответа по электронной почте?

Подтверждение ответов по электронной почте — это ответ на электронное письмо, который дает отправителю понять, что вы получили письмо. Это поможет им отслеживать свои электронные письма и может показать им, что вы уважаете и цените их время. Как правило, письма-отписки лаконичны и отправляются вскоре после получения письма от коллеги, начальника или клиента.

Базовые правила делового письма I Хазеева Наталья Сергеевна. РУНО

Почему важно подтверждать ответы на электронные письма?

Подтверждение электронного письма или ответа по электронной почте важно, потому что это помогает отправителю узнать, что вы успешно получили его письмо. Это также может помочь улучшить коммуникацию между коллегами и установить продуктивные линии связи. Иногда электронные письма содержат важное вложение, поэтому, сообщив отправителю о получении письма, вы можете подтвердить, что оно дошло до нужного адресата.

Как подтверждать ответы на электронные письма

Подтверждение ответа по электронной почте — это просто, если вы понимаете несколько основных шагов в этикете электронной почты. Вот пять простых шагов для подтверждения ответов по электронной почте:

1. Определите правильный ответ

При ответе определите правильный ответ для подтверждения по электронной почте. В зависимости от ситуации и характера первоначального письма, вы можете составить ответ, который завершит заказ, ответит на вопрос или создаст линию связи с отправителем.

Например, если клиент отправляет заказ по электронной почте в ваш магазин электронной коммерции, вы можете составить другое письмо с подтверждением заказа, чем для клиента, который отправляет вопрос о вашей продукции. Кроме того, определите тон и цель ответа, прежде чем составлять свой ответ.

2. Напишите приветствие

Приветствие — это простое приветствие в верхней части электронного письма для признания отправителя. Это поможет поддержать профессиональный тон письма и покажет получателю, с чего начать знакомство с вашим письмом. Вы можете использовать такие фразы или слова, как Уважаемый господин. или миссис., Здравствуйте, или Приветствие задать профессиональный тон электронному письму. Приветствие обычно располагается над первым абзацем и включает имя получателя, но это не является обязательным требованием. Старайтесь использовать профессиональный язык в приветствиях и избегайте сленговых терминов или других терминов, которые могут показаться менее профессиональными.

Как написать деловое письмо, чтобы ответили | Советы по написанию письма с предложением чего-либо

3. Составьте текст письма

Составьте текст письма, используя несколько абзацев и профессиональный тон. Будьте лаконичны и включайте любую необходимую информацию о цели письма. Например, заказ клиента может потребовать электронного письма с дополнительными предложениями, помимо подтверждения самого заказа.

Читайте также:  Как сделать снегурочку своими руками из ткани

Начните с вступления и сообщите отправителю, что вы получили его предыдущее письмо. Ваш начальный абзац обычно содержит информацию о просьбе или вопросе отправителя, а следующие абзацы обеспечивают контекст и детализацию.

4. Вычитка электронной почты

Проверьте свое электронное письмо на наличие орфографических, грамматических, пунктуационных и тональных ошибок. Обеспечьте профессионализм на протяжении всего текста и используйте программу проверки орфографии для анализа написанного на наличие ошибок. Важно просматривать электронные письма перед отправкой, чтобы быть уверенным в том, что вы отправляете профессиональный, взвешенный ответ. Получатель может оценить письмо, которое имеет структуру и не содержит грамматических ошибок.

Также попросите коллегу просмотреть ваше письмо, если вы не уверены, как написать в профессиональном тоне, или вам нужна помощь в ответе на вопрос. Клиенты могут посчитать ваше письмо более профессиональным и привлекательным, если оно вычитано и написано лаконичным языком.

5. Отправить письмо

Отправьте письмо после вычитки и подписания, а также проверьте адрес, чтобы убедиться, что оно отправлено нужному адресату. В зависимости от электронного письма и графика получателя время ответа также может варьироваться. Также важно включать в каждое письмо тему, чтобы получатели могли сразу определить, о чем письмо.

Составляйте темы краткие и старайтесь не отправлять электронные письма без темы. Также учитывайте характер вашего письма при создании темы письма, чтобы избежать попадания письма в папку спама получателя, так как это может увеличить время ответа.

Например, если вы посылаете ответ по электронной почте о недавнем заказе, попробуйте написать тему письма следующим образом, Ваш недавний приказ о или вот чек на ваш заказ. Адресация письма таким образом может помочь вашему письму не быть помеченным как спам и не дойти до клиента.

Образец подтверждения по электронной почте

При составлении благодарности по электронной почте рассмотрите этот шаблон:

[Приветствие]
[Вступительное предложение] Благодарим вас за недавнюю покупку [приобретенный товар или услуга]. [Подробности о доставке товара, количестве заказа или другая информация]. [Заключительное предложение] Спасибо за ваш бизнес [рекламный купон или товар].

[Имя и должность отправителя или компании]

Пример подтверждения электронной почты

Вот пример ответа на электронное письмо с подтверждением заказа клиента:

Мэри Коллинз: Ваш недавний заказ в компании Orchard Homestead Foods

Благодарим вас за заказ в компании Orchard Homestead Foods. Мы рады предоставить вам высококачественные цельные продукты питания. Ваш заказ на 10 единиц попкорна Homestead Popcorn в настоящее время обрабатывается и будет выполнен примерно через один рабочий день. Как только мы обработаем вашу оплату и упакуем ваши вещи, мы отправим их вам по почте.

Доставка занимает от одного до трех рабочих дней по континентальной части США. Спасибо за ваш бизнес и, пожалуйста, воспользуйтесь приложенным к этому письму промо-купоном на 20% скидку на ваш следующий заказ!

Генеральный директор компании Orchard Homestead Foods

Ключевые слова:

Источник: hr-portal.ru

Образец письма-запроса 2023: как правильно составить и отправить

Письмо-исследование — это официальный документ, направляемый для получения информации или ответов на некоторые вопросы. Такие письма часто используются в деловой и официальной переписке, в том числе в торговых отношениях.

В письме-запросе важно четко сформулировать вопрос и указать, что вы заинтересованы в получении подробной и точной информации. Как правило, письмо-запрос начинается с вежливого обращения к адресату, затем следует краткая информация о себе или организации, в которую направляется письмо.

Ниже приводится перечень таких вопросов или просьб с указанием сроков предоставления информации. Важно быть полезным и четко сформулировать свою просьбу, чтобы получатель мог легко понять, что от него требуется.

В конце письма-расследования принято благодарить адресата за внимание и выражать желание получить ответ как можно скорее. Можно также указать контактную информацию или предложить другие способы связи.

Читайте также:  Заговор чтоб начальник не уволил с работы

Пример письма-вопроса 2023

Уважаемый [имя получателя],

Обращаюсь к Вам с просьбой предоставить дополнительную информацию о Вашей компании. [название Вашей компании] заинтересована в сотрудничестве с Вами и хотела бы получить дополнительную информацию о Ваших продуктах и услугах.

В частности, меня интересует следующая информация

  1. Ассортимент предлагаемой Вами продукции.
  2. Цены на Вашу продукцию и условия оплаты.
  3. Условия доставки и отгрузки.
  4. Системы гарантии и возврата.
  5. Возможность заключения долгосрочных договоров о сотрудничестве.

Готовые образцы деловых писем на русском и английском языках + примеры шаблонов

По данным Microsoft Office Online, деловые письма составляют две третьих всей офисной работы. Они являются основой для выстраивания отношений компании с партнерами, инвесторами или клиентами. Грамотное деловое письмо повышает статус организации в глазах получателя и помогает добиться цели обращения. Существуют негласные правила делового этикета, которые релевантны для любого типа рабочей корреспонденции. Давайте обсудим ключевые моменты в написании деловых писем, виды, базовую структуру и разберём образцы бизнес-писем на русском и английском языках.

Виды деловых писем

Существует много видов деловых писем, которые касаются именно форматов, при которых важно соблюдение правил и этики деловой переписки. Ниже указаны основные виды таких писем:

Письмо-жалоба Письма с жалобой на сервис, продукт или услугу принадлежат к категории наиболее трудных писем. Цель письма-жалобы не просто «выпустить пар», а получить компенсацию за невыполнение деловых обязательств. Здесь важно сохранять вежливый тон, даже если вы крайне возмущены.
Письмо-запрос Если коротко: заинтересованная сторона желает получить от второй стороны какую-либо информацию. Если вы планируете написать письмо-запрос, постарайтесь перед этим самостоятельно изучить как можно больше информации. Затем составьте контрольный список вопросов, чтобы не забыть упомянуть важные моменты.
Сопроводительные письма Такие письма обычно пишут соискатели и отправляют работодателю вместе с резюме. У нас на сервисе есть большой FAQ по написанию сопроводительных писем к резюме. А также у нас есть полностью бесплатный сервис создания продающих PDF резюме.
Письмо-ответ на претензию Эти письма отправляются в качестве ответов на письма с жалобами. Их также сложно написать, потому что читатель является недовольным покупателем, который уже негативно настроен по отношению к вашей организации.
Письмо-подтверждение Письма-подтверждения являются жестом уважения к собеседнику. Их пишут, чтобы сообщить адресату, что его письмо или документы были получены.
Письмо-заказ Это коммерческое письмо, направляемое покупателем продавцу с предложением заключить сделку с перечислением ее конкретных условий. Для такого письма характерно обилие цифр, названий и дат.
Электронная деловая переписка Такой вид писем используется для общения между сотрудниками или партнерами в режиме диалога. По сути, это то же самое, что и бумажная переписка раньше, но в электронном формате.

Структура делового бизнес-письма

  • имя;
  • должность;
  • адрес компании;
  • город, область, почтовый индекс;
  • страну (опционально).

2.Обращение к получателю

Если вы пишете компании, обратитесь к ее руководителю по имени и отчеству. Допустимо обращаться только по имени к близким коллегам и партнерам. Отсутствия обращения может восприниматься как нарушение делового этикета и пренебрежение к адресату.

В письмах на русском языке используйте вежливую форму «уважаемый». Не принято употреблять сокращения типа «г-н», «г-жа», а также инициалы человека. Обязательно проверьте правильность написания имени, особенно если оно необычное.

Читайте также:  Почему девушка ведет себя как ребенок

Бывает так, что письмо не предназначено конкретному человеку (например, так часто бывает с рекламной рассылкой). В таком случае допустимо безымянное или коллективное обращение (Уважаемые коллеги).

3.Расскажите коротко о вашей организации / персоне

Представьтесь и расскажите о себе в одном-двух предложениях. Не углубляйтесь в детали – излишне подробный рассказ о себе увеличивает объем письма и может наскучить адресату.

Например, если вы пишете блогеру как студент с просьбой поучаствовать на конференции в роли спикера, необязательно упоминать ваш факультет, курс и полное название университета.

Адресату это неинтересно и ни о чем не говорит. Просто скажите, что вы студент и представьтесь. Этого будет достаточно.

4. Цель письма

Абзац с описанием цели должен быть в первой части письма, ни в коем случае не в конце. Получатель должен с первых секунд понять, что вы хотите. Четко сформулируйте, зачем вы пишете это письмо – это, пожалуй, самое сложное в его составлении.

5. Выгоды для адресата / для вас.

Маркетинговая компонента для создания убедительной деловой переписки очень важна. Расскажите, почему письмо актуально для адресата или, если вы обращаетесь с просьбой, почему это важно для вас. В этом блоке будет уместно использовать маркированный список для наглядности. Желательно предоставить цифры и доказательства.

Допустим, вы пишете письмо-приглашение на мероприятие и объясняете, почему адресату будет интересно посетить его. Или вы жалуетесь на некачественную услугу и в своей рекламации пишите:

– чем вы недовольны;

– доказательства произошедшего ущерба;

6. Оставьте свои контакты

Напишите, как с вами связаться для продолжения деловой переписки. Если время ответа для вас важно, укажите, в какие сроки вы ожидаете получить ответ или задайте уточняющий вопрос (соориентируйте, получится ли выполнить мою просьбу / сделать отчёт до такого-то числа).

В заключительном предложении выразите благодарность за оказанное внимание.

Советы по правильному написанию делового письма

Есть еще несколько вещей, на которые стоит обратить внимание при составлении делового письма:

Используйте стандартные шрифты. Гарнитуры вроде Times New Roman, Arial и Helvetica прекрасно подходят для деловой корреспонденции, не столько из-за особой практичности, сколько из-за отсутствия индивидуальности. Текст письма допустимо писать с межстрочным интервалом 1 или 1,5.

Обращайте внимание на выравнивание текста. Оно должно быть по центру или слева. Обращение в начале делового письма на русском языке должно быть выровнено по центру.

Разбивайте текст на короткие абзацы. Чтобы текст выглядел аккуратно, делайте абзацы примерно по 4-5 строк.

Используйте списки. Если у вас есть длинное перечисление, лучше структурировать текст и использовать маркированный или нумерованный список.

Отправляйте письма в рабочее время. Писать по рабочим вопросам на почту в выходные дни или глубокой ночью – неуважение к личному времени собеседника. Воспользуйтесь функцией отложенной отправки, чтобы адресат получил ваше письмо в приемлемое время.

Образцы деловых писем на русском языке

Конечно, идеальной формулы или шаблона бизнес-письма не существует, но стоит ознакомиться с примерами таких документов и, возможно, взять их как основу для собственного письма.

Деловое письмо-ответ на жалобу

Это шаблон делового письма для компании нужен, чтобы отреагировать на рекламацию клиента. В начале письма указывается дата обращения покупателя к компании, а дальше предлагается конкретное решение проблемы.

Уважаемый Александр Евгеньевич!

Это ответ на вашу жалобу от 15 января 2020 года. Наша компания «Веломир» приносит извинения за то, что на ваш адрес был доставлен неисправный велосипед.

Рейтинг
( Пока оценок нет )
Загрузка ...
Lady Today