Как правильно представиться в письме образец

• Письмо-предложение о сотрудничестве

Председателю Правления
Союза производителей алкогольной продукции
Доброву Д.Е.
Уважаемый Дмитрий Евгеньевич!

Союз производителей алкогольной продукции (CПАП) является ведущим объединением лидеров отрасли отечественной алкогольной промышленности. Вызывает уважение активная деятельность, проводимая Вашей организацией в отношении создания в РФ цивилизованного рынка алкогольной и ликеро-водочной продукции.

Безусловно, забота о качестве и безопасности производимой продукции является одной из приоритетных задач СПАП, а его участники – добросовестные производители, уделяющие большое внимание данным аспектам.

«AIG» – один из крупнейших в мире страховых институтов. Международная компания существует на рынке страхования уже 90 лет и имеет офисы в 160 государствах. Российское подразделение компании работает уже более 15-ти лет.

Сотрудничество с производителями продуктов питания и напитков является приоритетным направлением нашей компании. Руководствуясь многолетним международным опытом «AIG» в России, была разработана уникальная программа страхования предприятий алкогольной отрасли (страхование ответственности товаропроизводителя и отзыва продукции с рынка).

Универсальный алгоритм действий DTZ/Telc | Подготовка к экзамену В1 немецкий язык — dtz письма

Считаем, что данная программа представляет потенциальный интерес для участников СПАП, т.к. такой товар, как алкоголь, требует особенного подхода к качеству сырья, упаковки и безопасности для потребителя.

На основании вышеизложенного обращаемся к Вам с предложением обсудить потенциал сотрудничества по данному направлению.

Будем признательны за Вашу профессиональную оценку такого сотрудничества и просим установить порядок дальнейшего взаимодействия между нашими компаниями. Мы готовы рассмотреть любые Ваши предложения по формату совместной работы.

С уважением,
Андреев Павел

• Письмо-приглашение

Subject: Приглашение на семинар
Data: 25.06.2016
From: Анна Симонова
To: ххх-ххх-ххх
Уважаемые Партнеры,

17 марта 2016 года приглашаем Вас присоединиться к семинару по построению международных программ страхования, который специально для партнеров AIG проведет Марк Гольденберг — региональный советник по международным программам страхования AIG.

Марк приезжает в Россию специально для проведения серии обучающих мероприятий, так как он обладает самым обширным опытом по страхованию транснациональных компаний.

Учитывая текущий опыт в области предложения международных программ для российских клиентов с международным присутствием, уверена, что данный семинар будет очень интересен и ответит на множество вопросов в данной сфере.

В приложении направляю приглашение и программу семинара.
Прошу Вас перенаправить данное приглашение коллегам, которым будет интересна данная тема.

Регистрация проводится путем ответа на данное письмо. Участие бесплатное, количество мест ограничено.

Адрес проведения семинара: Россия,125315, Москва, Ленинградский проспект, д. 72, корпус 2, этаж 3
Будем рады Вас видеть!
С уважением,
Анна Симонова

• Письмо-просьба об организации встречи

Subject: Организация встречи с Еленой Фирсовой

Как правильно написать деловое письмо I Хазеева Наталья Сергеевна. РУНО

Data: 25.06.2016
From: Черкесов Илья
To: Иванова Галина

Уважаемая Галина Николаевна!
Еще раз благодарю Вас за встречу и конструктивную беседу.

Во время нашего разговора Вы упоминали о своем знакомстве с Еленой Петровной Фирсовой, финансовым директором фирмы «Интеркурс», и предлагали свою помощь в организации встречи с ней.

Если Ваше предложение в силе, на следующей неделе (с 06 по 10 июня) я мог бы подъехать в любое удобное для Елены Петровны время.

Я буду Вам очень признателен, если Вы сообщите мне решение госпожи Фирсовой.
С уважением,
Вадим Татаренко

• Письмо-просьба о контакте

Subject: Номер телефона Елены Фирсовой
Data: 25.06.2016
From: Черкесов Илья
To: Иванова Галина
Уважаемая Галина Николаевна!
Еще раз благодарю Вас за встречу и конструктивную беседу.

Ссылаясь на нашу договоренность, пишу Вам, чтобы напомнить о номере телефона Елены Фирсовой, финансового директора компании «Интеркурс».

Буду Вам очень признателен, если Вы пришлете его на указанный адрес или сообщите по телефону.
Заранее благодарен!
С уважением,
Вадим Татаренко

• Письмо-ответ на агрессивное письмо клиента

Агрессивное письмо клиента:

Как мне вернуть деньги, которые я заплатил за ваш чёртов сервис. Лучше я потрачу их еще на что-то, чем ваша порнографическая система. Пользуйтесь сами вашим долбаным servis.tutu.net.

Андрей Петров
Ответ на агрессивное письмо клиента
АЛГОРИТМ РАБОТЫ
С ПИСЬМОМ-ОТКАЗОМ
Здравствуйте, Андрей!
1. Обращение по имени – признак внимания к собеседнику. Помогает избежать безликости.

Если я Вас правильно понимаю, Вы недовольны работой нашего сервиса и Вам хотелось бы вернуть назад деньги.

2. Уточнение у адресата нашего понимания просьбы / претензии / вопроса. Это особенно необходимо, если письмо адресата хаотично, из него трудно понять суть проблемы.

Сообщаю, как это можно сделать.
Согласно п. 2.4. Договора, если Вы не планируете в дальнейшем пользоваться нашим сервисом, мы можем вернуть Вам денежные средства. Для этого, пожалуйста, пришлите мне официальное заявление (форма в приложении). После его получения мы запустим процедуру возврата. В целом она продлится не более трех дней.
Если что-то из моего ответа требует дополнительного пояснения, пожалуйста, напишите или позвоните – я обязательно Вам отвечу.

Андрей, мне так же, как и Вам, неприятна ситуация, в результате которой Вы готовы прекратить взаимодействие с нами. Думаю, и мы, и Вы в данном случае оказываемся в проигрыше: мы теряем клиента, а Вы возможность пользоваться нашим сервисом (уверяю Вас, сервисом достаточно удобным и эффективным!). Если Вы готовы выделить время, чтобы разобраться с ситуацией, напишите мне, что произошло такого, что Вы требуете возврата денег. Мы разберемся в причинах и поможем Вам сделать пользование нашими услугами максимально комфортным и результативным для Вас.

4. Комментарии и эмоциональный аспект.
P.S. Единственная просьба: давайте общаться в рамках нормативной лексики.

5. Используя постскриптум, выразите свое отношение к использованию адресатом некорректного стиля написания.

С уважением,
Елена Иващенко
Менеджер службы работы с клиентами
ЗАО «Сервис-стандарт»
Тел.: 8-999-111-22-33

Клише для выражения просьбы не употреблять ненормативную лексику в переписке:
• Пожалуйста, постарайтесь не употреблять некорректную лексику. Она не способствует конструктивному решению вопроса.
• Информируем Вас о том, что мы оставляем за собой право не отвечать на письма, содержащие вульгарные или грубые выражения в адрес компании или её персонала.

• Письмо-отказ

Письмо клиента

Subject: Просьба о снижении стоимости на размещение рекламы.
Data: 20.12.2015
From: Петренко Роман
To: Андрей Иванов

Добрый день, Андрей!
Обращаюсь к Вам с официальной просьбой.

Наша фирма занимается поставками промышленного оборудования, а также запасных частей на предприятия пищевой промышленности. С 2010 года мы являемся Вашими постоянными клиентами.

В связи со сложной ситуацией на сегодняшнем рынке, обусловившей сокращение затрат на рекламные кампании, мы обращаемся к Вам с просьбой предоставить нам 15%-ую скидку на размещение наружной рекламы.

Источник: literarus.ru

Как правильно писать и оформлять деловые письма

Предпринимателю приходится вести активную переписку как с официальными лицами (например, представителями гос. органов), так и с «полуофициальными» — партнёрами, контрагентами, привлекаемыми во внештатном порядке специалистами и так далее. Навык письменного общения нарабатывается достаточно быстро, однако на первых порах можно наделать много ошибок и произвести не самое приятное впечатление на своих адресатов. В этой статье мы поговорим об особенностях написания как обычных деловых писем (на бумажном носителе), так и электронных посланий.

Бланк письма и оформление

Обязательно используйте фирменный бланк своей компании. Это всегда производит впечатление и увеличивает лояльность «собеседников». Вид бланков, нормы их заполнения и элементы оформления должны быть закреплены в приказе по организации (или инструкции по делопроизводству). Базовые требования к бланкам деловых писем можно найти в ГОСТе 2003 года «Требования к оформлению документов».

В бланк желательно «втиснуть» основную информацию о компании:

• название (и сокращённое наименование);
• фактический и почтовый адреса;
• адрес электронной почты;
• контактные телефоны;
• адрес сайта.

Это не перечень обязательных данных, а всего лишь примерный список. При желании что-то можно добавить или исключить.

Общие требования к оформлению письма выглядят следующим образом:

• минимальный отступ – 10 мм справа и по 20 мм слева, сверху и снизу;
• если письмо написано на двух или нескольких листах, каждый из них нужно пронумеровать посередине сверху;
• отдельно нумеруется каждое приложение;
• в левом верхнем углу указывается исходящий номер письма (не забудьте зафиксировать его в журнале регистрации документов);
• в правом верхнем углу указываются название организации, должность адресата и его фамилия с инициалами;
• в левом нижнем углу – ваши должность, фамилия с инициалами и подпись;
• обязательно нужно проставлять дату написания письма внизу.

Впрочем, ГОСТ 2003 года позволяет использовать бланки не только с угловым, но и с продольным расположением реквизитов (когда они указываются по центру). Угловое расположение выглядит более привычно и удобнее читается, поэтому лучше выбрать этот вариант.

Общие правила написания

Классическая структура текста делового письма включает в себя три элемента:

• вступительную часть (краткое обозначение причин, по которым пишется письмо, его цель);
• содержательную часть (описание ситуации, предложение решений, изложение выводов и рекомендаций);
• резюмирующую часть (краткое подведение итогов с чётким обозначением того, чего вы ожидаете от адресата).

Вы всегда должны понимать, с какой целью пишете письмо. Хотите предложить сотрудничество? Изложить претензии? Пригласить на презентацию или другое мероприятие? Пишите только об этом и не отвлекайтесь на пространные рассуждения и предположения, не относящиеся к делу.

Каждое деловое письмо должно преследовать одну конкретную цель. Если вы затрагиваете в нём несколько вопросов, они должны быть тесно взаимосвязаны. Если в одну и ту же организацию вам необходимо обратиться по нескольким разным тематикам, лучше написать под каждую из них отдельное письмо.

Язык письма

Стиль деловой переписки – «облегчённый» официально-деловой. Можно и нужно стандартизировать фразы, использовать некоторые клише и штампы, но не рекомендуется доводить всё это до сухой канцелярщины. «Живой» язык всегда воспринимается легко и благожелательно. Разумеется, деловая письменная речь должна соответствовать нормам этикета (о чём пойдёт речь ниже), излагать же суть вопроса следует ясно и лаконично.

Несколько практических советов:

• используйте простые слова: «умные» термины воспринимаются плохо и часто вызывают раздражение у человека, который вынужден их читать и расшифровывать;
• чаще пользуйтесь глаголами и реже – прилагательными;
• не растекайтесь мыслью по древу – только конкретика и только в рамках заданной темы, без множества подробностей и несущественных деталей;
• избегайте длинных высказываний, по возможности не используйте причастных и деепричастных оборотов;
• пишите конкретно: различные «об этом», «они/он/она» недопустимы;
• избегайте логических нестыковок и резких переходов от одного смыслового блока к другому;
• проверяйте всё написанное на слух: речевые ошибки встречаются почти в каждом неотредактированном тексте.

Одно из главных правил написания деловых писем гласит: послание должно быть грамотным и стилистически выверенным.

Особенности обращения к адресату

Как правило, к адресату обращаются единожды, в начале письма. Это можно сделать тремя способами.

1. Если вы обращаетесь к человеку впервые (или если между вами и адресатом установлены сугубо официальные отношения), следует использовать обращение, указывающее на определённую дистанцию. Пример: «уважаемый господин Иванов!».
2. Если вы обращаетесь к человеку, с которым у вас давно налажены доверительные деловые отношения, лучше назвать его по имени-отчеству. Пример: «уважаемая Екатерина Леонидовна!».
3. При коллективном обращении используйте стандартную фразу «уважаемые господа!».

В заключительной части нужно употребить так называемую закрывающую фразу. Здесь вариантов уже больше:

• «С уважением,» «Искренне ваш»;
• «С наилучшими пожеланиями»;
• «С надеждой на продолжение сотрудничества»;
• «Всегда рады оказать вам услугу»;
• и т. д.

Словом, выбор последней фразы – дело вкуса.

Этика делового письма

Даже завуалированное пренебрежение в деловом письме не остаётся незамеченным. Разумеется, рассчитывать на положительное или хотя бы ровное к себе отношение вы в таком случае уже не сможете. Вывод очевиден: не поддавайтесь эмоциям и держите себя в рамках даже если адресат вас очень бесит. Всегда обращайте внимание на тон послания.

Особенно внимательно следует составлять письмо, в котором содержится отказ. Крайне неразумно начинать такое послание с категоричного «нет» в той или иной форме – это создаст у человека ощущение, что его просто послали. Попробуйте сперва предоставить убедительные (не надуманные) объяснения. Кратко изложив причины отказа, следует плавно перейти к его констатации. При этом можно использовать такие формулировки:

• «К сожалению, мы не видим возможности удовлетворить вашу просьбу»;
• «Ваша просьба не может быть удовлетворена по следующим причинам…»;
• «Глубоко сожалеем, но мы вынуждены отклонить ваше предложение».

В идеале ещё перед обоснованием отказа – в самом начале письма – следует вкратце повторить просьбу адресата. Он поймёт, что вы внимательно ознакомились с его просьбой или предложением, и наверняка это оценит. Возможно, в будущем вы ещё поработаете вместе – зачем сразу транслировать негатив и отпугивать человека излишней резкостью?

Никогда не впадайте в другую крайность. Лесть и многочисленные уверения в искреннем расположении – это очевидные признаки неискренности. Неискренность же всегда вызывает отторжение.

Составление электронных писем

Послания на бумажных носителях уже отживают свой срок. Конечно, «бумажная» переписка никогда полностью не исчезнет, но уже через несколько лет написанные на классических бланках письма станут редкостью. Переговоры всё чаще ведутся в электронном формате. Современный предприниматель сейчас отправляет по «мэйлу» в разы больше писем, чем по обычной почте.

Деловые письма, отправляемые по электронной почте, пишутся по всё тем же общим правилам. Требования к языку, стилю и тону, соблюдение норм этикета – все эти обязательные элементы не меняются. Однако у электронных месседжей есть и свои специфические особенности.

Предлагаем вам образец делового письма.

Подводя итоги

Хотя всё довольно просто, примеры правильно написанных деловых писем не столь многочисленны. Предприниматели регулярно путаются в оформлении, используют не вполне корректные обращения и забывают о важных нюансах.

Перечислим главные особенности, свойственные хорошим деловым посланиям:

• объективность;
• краткость (желательно, чтобы письмо занимало не больше одной страницы);
• нейтральность тона изложения;
• отсутствие рассуждений, повествовательности, излишней детализации;
• отсутствие эмоциональных оценок;
• чёткая логическая взаимосвязь между частями текста и отдельными фразами.

Это своеобразный чек-лист, с которым можно сверяться на первых порах. После сотни составленных и отправленных деловых посланий надобность в нём отпадёт. Не игнорируйте изложенные выше правила и помните: «прокачанное» мастерство деловой переписки существенно повышает вашу репутацию и, соответственно, имидж фирмы.

Источник: dezhur.com

Правила оформления делового письма

С составлением деловой корреспонденции по роду деятельности сталкиваются специалисты различных профессий. Но особенно важно умение грамотно писать деловые письма для представителей бизнес-среды. Ведь с помощью таких писем удается решать большую часть коммерческих вопросов максимально быстро и оптимально.

Что собой представляет

Деловое письмо — это основной метод общения и передачи сведений в рамках взаимоотношений с сотрудниками, партнерами или контрагентами. Такую корреспонденцию регулярно используют для решения рабочих задач коммерческие компании и индивидуальные предприниматели.

Например: при оформлении соглашения, в качестве уведомления, информационного обмена, как приглашение, запрос и т. п. Официальное письмо составляется по определенному формату и может затрагивать как один, так и несколько вопросов, если они взаимосвязаны между собой.

Деловую корреспонденцию принято классифицировать по группам: бумажная, электронная и бумажная по форме электронной.

• Для оформления писем на бумаге используются бланки организации установленного образца. В бумажных письмах предусмотрено заполнение классической шапки, где указываются имена, должности и иногда даже контакты адресата и адресанта. При наборе текста выставляют поля: правое — не менее 1,5 см; левое — от 3-х см (с учетом последующей подшивки). Шрифт для писем чаще всего выбирается Times New Roman 12 или 14 размера.
• Для email писем свойственна меньшая официальность. Если в деловых письмах, составленных на бумаге обычно проставляется подпись отправителя, в деловом email достаточно указать личные данные (ФИО) и должность в конце. Стандартная шапка с указанием имен, адресов и должностей также отсутствует. В современном мире такой формат писем зарекомендовал себя как более функциональный и быстрый. Кроме того, он позволяет без труда отправлять нужное количество дополнительных файлов, а также имеет юридическую силу, равную бумажным аналогам.
• Третий вид деловой корреспонденции — документы, оформленные на бумаге по электронному формату. Для составления таких писем не требуются бланки компании. По части официальности в оформлении к ним также предъявляются меньшие требования.

Разновидности деловых писем

Единой классификации деловых писем не существует. Для каждой сферы деятельности актуальны определенные варианты, число которых постоянно увеличивается. Но с основными видами писем, применяемыми чаще всего, следует ознакомиться.

Информационное

Такие деловые письма составляют с целью проинформировать получателя о каком-либо предстоящем событии. Например, о планируемых скидочных программах и акциях, датах проведения распродаж, нюансах доставки товара и т. п. В свою очередь, информационные документы могут быть представлены двумя подтипами:

• Уведомление. Его пишут, если в работе организации произошли значимые изменения: поменялись условия поставки товара, банковские реквизиты, ценовая политика. Уведомления используют для массовой рассылки контрагентам.
• Напоминание. Таким письмом получателя информируют о наступлении определенного момента: даты проведения платежа в счет оплаты поставки, окончания периода действия договорного документа, завершении акционной программы.

Гарантийное письмо

Данная разновидность деловых писем содержит обращение-просьбу, но с обязательной гарантией исполнения обязательств. Послание гарантийного типа нередко включает в себя такие формулировки: «Просим Вас», «Оплату гарантируем в срок до…».

С коммерческим предложением

В таких письмах обычно одна организация предлагает другой сотрудничество. Их составляют с целью расширения клиентской базы, для поиска новых партнеров, которые захотят работать с компанией.

Оферта

По сути — это деловое письмо, в котором отмечаются основные нюансы оказания услуг или поставки продукции. В документе отображаются: наименование, стоимость, сроки, место. Согласно правилам деловой переписки, при отсутствии этих сведений корреспонденция причисляется к коммерческой.

Требование

Его оформляют в случае невыполнения адресатом взятых на себя обязательств. Например, срыв сроков исполнения, образование задолженностей по платежам. В основной части документа-требования описывается суть проблемы и озвучивается предложение по ее разрешению в досудебном порядке.

Презентация

Это особый вид деловых писем, предполагающий использование различных современных техник для их создания. Ведь цель такой деловой корреспонденции — представить компанию и предлагаемый ею товар (услуги).

Сопроводительное

В таких письмах соискатели работы рассказывают, почему именно они подходят на вакантное место. Выражают желание сотрудничать, прикладывают резюме. Также, примером сопроводительных писем является опись вложений, составляемая при пересылке пакета бумаг.

Подтверждение

Деловое письмо подтверждение представляет собой квитанцию. Так, например, этот юридический документ выступает доказательством проведения оплаты. Не обязателен к составлению, считается, скорее, правилом хорошего тона.

Обратная связь

Писать деловые письма для обратной связи в первую очередь в интересах самой компании. С их помощью удается опросить определенную группу получателей на предмет их мнения о выпускаемой продукции или оказываемых услугах.

Просьба

Образец оформления такого документа содержит в формулировке: «Прошу», «Просим». Обычно с этих слов и начинается обращение в письме с просьбой поставить товар, переслать бухгалтерскую документацию, каталог продукции и т. п.

Документ для фиксации важной информации

Еще одна разновидность официальной переписки между компаниями-партнерами. В таких письмах акцентируют внимание на важных деталях. Например, изменившихся условиях соглашения. Что позволяет не потерять из виду основные моменты.

Отзыв

Это послание, содержащее объективную оценку деятельности организации или какого-либо ее сотрудника. Целью такой корреспонденции является письменное подтверждение навыков работника или достижений непосредственно компании. Оформляется в произвольной форме.

Приглашение

Написать деловое письмо в форме приглашения — отличный способ напомнить о себе партнерам и клиентам. Наиболее распространенными являются приглашения на мастер-классы, выставки, конференции, семинары.

Как правильно написать деловое письмо

В деловой переписке категорически недопустимы орфографические, пунктуационные и стилистические ошибки. В противном случае к отправленному письму не будет доверия, как и к самой компании-отправителю. Поэтому при оформлении необходимо следить за правописанием, строго придерживаться правил. Не сомневайтесь — получатели придают немалое значение тому, насколько грамотно и лаконично составлено послание в письме.

Стоит отметить, что в рамках деловой переписки приходится писать не только на кириллице. Письмо на английском языке должно быть не менее грамотным, несмотря на то что отправитель не является его носителем. В письмах нужно коротко и четко формулировать предложения, излагать информацию в определенном стиле.

Приступая к оформлению, нужно руководствоваться рядом обязательных правил:

• Первым делом определитесь с типом послания и придерживайтесь требуемой направленности (предложение, извещение, гарантия и т. п.).
• При составлении писем используйте только достоверную информацию. Ложные сведения распространяют мошенники и те, кто не заинтересован во взаимовыгодном сотрудничестве.
• Избегайте использования сложных формулировок, большого количества причастных и деепричастных оборотов, специальных терминов в письмах.
• Исключите любое проявление грубости в письме. Так же, как и чрезмерную демонстрацию расположения. Помните — эмоциональность в официальной переписке неуместна.
• В письме освещайте только один вопрос, не перепрыгивайте с темы на тему.
• Позаботьтесь о наличии всей важной информации. В том числе: контактных данных, адреса, банковских реквизитов.
• Забудьте про уменьшительно-ласкательные слова, сленг, просторечные выражения, смайлики, эмодзи. В деловой переписке их не существует.
• Кроме того, обязательно проверьте готовый вариант на предмет ошибок, опечаток, фактических неточностей.
• Email-послания могут сопровождать дополнительные файлы. Бумажные — соответствующие приложения, оформленные на бумаге. Они нужны, чтобы дать адресату более полное представление о теме, подтвердить серьезность намерений в письме.
• Обращайтесь к адресату исключительно по имени-отчеству или на «Вы».

Вышеперечисленные правила актуальны для любого документа. Не важно, кто именно составляет послание: сотрудник крупной компании, самозанятый или фрилансер — оно должно быть грамотным, лаконичным, предельно точно передавать суть вопроса.

Структура деловых писем

• название компании;
• адрес (почтовый и юридический);
• контактная информация;
• КПП, ИНН;
• реквизиты банковского учреждения;
• фирменный логотип (если имеется);
• дата и номер документа.

Дальнейшее составление деловых писем производится в соответствии со структурой:

При составлении email-документа шапку не делают. Да и в целом, оформляют его менее официально.

Составление деловой корреспонденции

Ниже представим примеры деловых писем.

Образец письма-просьбы

Email документ

Образец документа-приглашения

На первый взгляд официальная переписка может показаться делом довольно сложным и запутанным. Но на самом деле это не так. Достаточно составить образец (или несколько) и использовать его в дальнейшем на свое усмотрение. Приготовленный заранее шаблон поможет сэкономить время и не путаться в оформлении писем.

Источник: yagla.ru