Как правильно расписываться в документах

В оформлении каждого документа большое значение имеет подпись куратора, начальника, лица, обращающегося за помощью в государственные органы. В этой связи расшифровка подписи имеет особое значение. Следует отметить, что это понятие незнакомо многим гражданам нашего государства.

Юридическая значимость

Подпись на документе придает юридическую ценность обычному листу бумаги. Как правило, он располагается под основным текстом и используется как одна из обязательных деталей. Если бы мы оценили важность всех необходимых атрибутов документа, то в первую очередь, несомненно, ориентировались бы на печать, подпись или какой-либо другой элемент заверения.

В конце концов, это всего лишь несколько символов, которые делают документ на простом листе бумаги юридически значимым.

В свете рассматриваемого вопроса необходимо рассмотреть такое понятие, как право подписи. Это означает авторитет всех должностных лиц, которые имеют возможность лично опечатать или опечатать документ. Обратите внимание, что только куратор, полномочия которого указаны в должностной инструкции, может подписывать и опечатывать юридически значимые документы.

Как правильно ставить подпись на документах

Эти правила, как правило, содержатся в должностных инструкциях соответствующих лиц, организационных положениях и других учредительных документах. Также начальник может отдать приказ о делегировании права подписи.

Подпись директора требует особого внимания, так как этот сотрудник является ключевой фигурой в развитии компании. Значащие символы нельзя перепечатать, их нельзя оторвать от подписанного текста.

Состав реквизита

Как правило, изначально на документе ставится дата, подпись идет дальше, вправо. Обратите внимание, что в этот реквизит включены следующие предметы:

Особенности оформления реквизита

В соответствии с правилами бюрократии название должности пишется ближе к левому полю. Что касается самой расшифровки, то она указывается на уровне последней строки документа.

Если текст и реквизиты есть на фирменном бланке организации, расшифровку подписи можно поставить вверху. Если эта функция присутствует, дальнейших пояснений не требуется.

Необходимо сделать соответствующие выписки. Отдел кадров содержит такие документы, как карточка подписи, штатное расписание и информация, составляющая коммерческую тайну. Они классифицируются внутри по понятным причинам.

Что касается названия компании, оно находится в центре позиции человека.

О личной подписи

Персональная подпись оформляется согласно пожеланию лица, подписывающего документ. Эта опора представляет собой своеобразный бумажный паспорт для каждого гражданина. Есть такая точка зрения, что в этой подписи, составленной по всем правилам, должна присутствовать первая буква имени, а следующие три должны относиться к фамилии — так говорят в теории.

Однако на практике это положение не находит своего применения.

Как правильно поставить подпись? Где и как расписаться?

Многие граждане государства руководствуются тем, что завуалированную подпись подделать намного сложнее. В результате чиновники, особенно занимающие руководящие должности, стараются использовать как можно больше завитков и округлых линий. Обращая внимание на проблему подделки подписей, многие забывают, что расшифровать такие «шедевры» еще сложнее.

Расшифровка подписи документа — полное раскрытие инициалов. Очевидно, что предъявление паспорта не требуется, но расшифровку необходимо проводить в строгом соответствии с указанными в нем именем и фамилией. Это означает, что если буква «ё» присутствует в сертификационном документе, она должна присутствовать при раскрытии полного имени человека.

Подпись заместителя

Особенно часто возникают проблемы с подписанием многих замен. Кроме того, вопросы касаются не только полного обозначения названия, но и расположения нескольких однотипных требований.

  1. Позиция руководителя организации пишется с маленькой буквы. Однако если вы поддерживаете корпоративную культуру компании, вполне уместно писать руководящие должности с большой буквы.
  2. В таких документах не приветствуются сокращения, т.е не «депутат», а «депутат».
  3. Избегайте общепринятых сокращений рабочих мест. Так что старый добрый «главный бухгалтер» никем не приветствуется ни по количеству партнеров, ни по количеству контролирующих органов.
Читайте также:  Как понять что жена изменяет мужу основные

Когда документ подписывается несколькими лицами

Если документ подписан несколькими должностными лицами, их личные символы располагаются в столбце один под другим. При написании документа в печатном виде используются полторы строки.

Документы сначала подписывают те люди, которые находятся на высшей ступеньке служебной лестницы, то есть документ заверяется сверху вниз. Если текст должен быть подписан должностными лицами с равным статусом, их имена ставятся в одну строку.

Аналогичным образом составляется документ в случае, если соглашение подписано несколькими партнерами или сторонами, заключающими сделку.

Недопустимость косой черты

Если должностное лицо, уполномоченное подписывать документ, отсутствует, его должен подписать сотрудник, официально исполняющий свои обязанности. В этом случае в обязательном порядке указывается его нынешняя должность, на которой он работает, а также его фамилия, имя, отчество.

Иногда могут возникнуть аварийные ситуации. В этом случае исправления можно внести вручную или с помощью компьютера. В противном случае придется переделывать документ с указанием фактической должности руководителя.

недопустимо, чтобы слово «Подпись» ставило предлог «За», а затем ставило косую черту. Это несоответствие легко оспорить в суде.

Новый вид подписи

Цифровая подпись — относительно новое требование к документу, которое постепенно входит в жизнь как обычного уличного человека, так и обычного гражданина, а также внедряется в деятельность коммерческих и государственных организаций. Это требование позволяет исключить искажение информации в электронном документе, а также позволяет определить привязанность к конкретному человеку. Основой проектирования электронной подписи является криптографическое преобразование информации.

Федеральное законодательство

На данный момент действует Федеральный закон от 25.07.2012 г. 63, который регулирует цифровые подписи. Согласно упомянутому нормативному акту она бывает разных видов:

  1. Простая электронная подпись.
  2. Неквалифицированный.
  3. Квалифицированный.

Простая подпись — это набор кодов, паролей и список других средств, наличие которых может подтвердить конкретный человек.

Расширенная неквалифицированная подпись — это результат преобразования информации в форму криптограммы. Одна из таких функций — использование закрытого ключа доступа. Наличие данной формы необходимо не только для определения лица, подписавшего документ, но и для определения законности внесенных изменений.

Третий тип электронной подписи совпадает со всеми перечисленными выше знаками. Здесь есть особые элементы защиты, например, криптографическая защита, которая подлежит сертификации в ФСБ. Квалифицированная электронная подпись выдается только аккредитованными удостоверяющими центрами.

Советуем прочитать:

  1. Ознакомиться с материалами дела в суде заявление
  2. Как обнулить долги у судебных приставов
  3. До скольки лет молодая семья для ипотеки
  4. Льготы по жкх для пенсионеров в спб

Источник: belnii.ru

Реквизит 22 – подпись

В состав реквизита «Подпись» (реквизит 22) входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное — на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия). 2

Генеральный директор ЗАО «Термика»

Рис. 1. Пример оформления реквизита «Подпись» в письме

Не допускается подписывать документы с предлогом «За» или проставлением косой черты перед наименованием должности. Если должностное лицо, подпись которого оформлена на проекте документа, отсутствует, документ подписывает заместитель руководителя, имеющий право подписывать документы за руководителя, или иное должностное лицо, имеющее право подписи. При этом указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия. 3

При подписании документа лицом, в соответствии с приказом исполняющим обязанности временно отсутствующего руководителя (отпуск, болезнь, командировка), подпись оформляется следующим образом: 4

И.о. генерального директора

Личная подпись

Исполняющий обязанности генерального директора

Личная подпись

Допускается в реквизите «Подпись» центрировать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки. 5

Инициалы и фамилия в реквизите «Подпись» печатаются с пробелом на уровне последней строки наименования должности. 6

Генеральный директор ЗАО «Термика»

При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают. 7

Рис. 2. Пример оформления реквизита «Подпись» на бланке должностного лица

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности. 8

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне. 9

Читайте также:  Что ответить на извинения мужчины

Личная подпись К.В. Воробьев

Личная подпись Е.Н. Ярославцева

Право подписания документов должностными лицами организации может быть представлено: учредительными документами организации (уставом, учредительным договором, положением об организации); нормативными правовыми актами, определяющими порядок деятельности организации; распорядительными документами о делегировании полномочий руководителя организации; доверенностями на выполнение определенных действий от имени организации. 10

Документы, исходящие от имени организации, подписываются руководителем или его заместителями, документы на бланках структурных подразделений — руководителями структурных подразделений или их заместителями, документы информационно-справочного характера (докладные и объяснительные записки, справки, заявления, отзывы и др.) — их непосредственными составителями. 11

При подписании совместного документа первый лист оформляют не на бланке. 12

В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением. 13

Личная подпись

Личная подпись

Личная подпись

Личная подпись

Реквизит «Подпись» оформляют от поля без абзацного отступа, при этом оставляя 2-4 межстрочных интервала от реквизита «Текст» или «Отметка о наличии приложения». Схема расположения реквизита «Подпись» приведена на рисунке 3.

Рис. 3. Расположение реквизита «Подпись» 20 — текст документа; 21 — отметка о наличии приложения; 22 — подпись; 23 — гриф согласования документа; 24 — визы согласования документа; 25 — оттиск печати; 26 — отметка о заверении копии; 27 — отметка об исполнителе; 28 — отметка об исполнении документа и направлении его в дело; 29 — отметка о поступлении документа в организацию; 30 — идентификатор электронной копии документа

__________ 1 ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – Введ. 1999-01-01. – М.: Госстандарт России: Изд-во стандартов, 1998. – Пункт 50. 2 ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации.

Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – Введ. 2003-07-01. – М.: Госстандарт России: Изд-во стандартов, 2003. – Пункт 3.22. 3 Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденные приказом Росархива от 23 декабря 2009 г. № 76. – Приложение № 11.

4 Там же. – Приложение № 11. 5 ГОСТ Р 6.30-2003. – Пункт 3.22. 6 Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов: Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003. / Росархив; ВНИИДАД; Сост.: М.Л. Гавлин, А.С.

Красавин, Л.В .Кузнецов и др.; Общ. ред. М.В. Ларин, А.Н. Сокова. – М., 2003. – 90 с. 7 ГОСТ Р 6.30-2003. – Пункт 3.22. 8 Там же. – Пункт 3.22. 9 Чуковенков А.Ю., Янковая В.Ф. Правила оформления документов: Комментарий к ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации.

Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». – М.: ТК Велби, Изд-во Проспект, 2004. – 216 с. 10 Там же. 11 ГОСТ Р 6.30-2003. – Пункт 3.22. 12 Там же. – Пункт 3.22. 13 Там же. – Пункт 3.22.

Источник: studfile.net

Как правильно расписываться в документах

Дата написания: 2013-12-16

Понятие и значение подписи на документах

Как известно подписи на документах, в том числе на договорах, имеют первостепенное значение. Именно подпись придает документу необходимую юридическую силу. С одной стороны, подпись издревле является идентификатором лица проставляющего ее. С другой — она как бы служит гарантом согласия лица с текстом документа, который он заверяет своей подписью.

Это двоякая функция подписи — идентификатора и гаранта одновременно, не утратила своей актуальности и сегодня — в век информационных технологий, когда на фоне всевозможных электронных подписей проставление рукописной подписи считается чуть ли не архаизмом. Но так ли это на самом деле? Давайте разберемся.

В определении подписи сегодня существует два основных подхода (строго формальный и либеральный). Согласно первому из них в соответствии с п. 1 ст. 19 Гражданского кодекса РФ (Далее — ГК РФ):

Гражданин приобретает и осуществляет права и обязанности под своим именем, включающим фамилию и собственно имя, а также отчество, если иное не вытекает из закона или национального обычая

То есть, если говорить по простому, акт подписания документа предполагает собственноручное написание своего полного имени, а именно своей фамилии, имени и отчества. Следуя логике этого подхода, только это может быть признано подписью лица в точном правовом смысле этого слова.

Читайте также:  Приснилось что начал встречаться с девушкой

Но существует и другая позиция, менее строгая и более либеральная, которая, кстати, главенствует и в зарубежных странах сегодня. В этом подходе одновременно указываются и ФИО лица и его подпись. Под подписью в данном случае понимается уникальная совокупность символов, написанных от руки, с применением определенных оформительных приёмов, служащая для идентификации человека.

Обратите внимание данный подход широко применяется и в профессиональной среде. Например, в отечественной банковской практике и в нотариате используется именно этот подход. Если посмотреть внимательно на банковские документы (кредитные договора, банковские карточки и т.д.) или скажем нотариальные доверенности в них Ф.И.О. и подпись друг от друга довольно четко отделены, одно следует за другим, всегда вместе, но ни одно вместо другого. Там где требуется волеизъявление лица на документе, проставляется одновременно друг за другом его полное ФИО и подпись (в смысле совокупности символов, написанных с применением определенных оформительных приёмов). Данный подход я полагаю наиболее верным и оптимальным.

Виды подписей

Все подписи условно можно поделить на две группы

  • Собственноручные подписи (автографы)
  • Аналоги собственноручных подписей

Собственноручные подписи, или как их еще называют автографы, наиболее естественный и распространенный вид подписи. Кстати, слово автограф имеет греческое происхождение и переводится буквально как собственноручное письмо. Данный вид подписи на важных документах рекомендую проставлять аналогично подходу описанному выше.

Однако в последние десятилетия в мировой практике появились так называемые аналоги собственноручных подписей. Технологии не стоят на месте, есть спрос на правовые инструменты позволяющие обмениваться документами более оперативно, осуществлять сделки дистанционно в режиме реального времени. Проставление собственноручной подписи, в этих условиях порой крайне неудобно. Это стало тормозить стремительно развивающиеся рыночные отношения. В связи с этим были разработаны и введены в оборот всевозможные аналоги собственноручной подписи, которые способны решить поставленные перед ними современным глобальным рынком задачи — согласование воли сторон на расстоянии и мгновенный обмен документами. В отечественном законодательстве наибольшее распространение получили два аналога собственноручной подписи:

  • Факсимиле
  • Электронная подпись

Факсимиле термин латинского происхождения, в буквальном переводе означает — «сделай подобное» и представляет собой так называемую клише-печать, которая механически воспроизводит собственноручную подпись лица. К факсимиле также можно отнести в какой то степени и сканированное изображение подписи лица, которое затем вставляется в электронный текст документа.

Напротив, электронная подпись это совокупность данных, представляющих собой информацию в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию.

Ввиду специфики вышеуказанных аналогов собственноручной подписи, как правило, факсимиле широко стало проставляться на бумажном носителе, а электронная подпись на электронном документе.

Возможность использования аналогов собственноручной подписи при совершении юридически значимых действий допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон.

В части 4 ст. 11 Федерального закона от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» указывается

В целях заключения гражданско-правовых договоров или оформления иных правоотношений, в которых участвуют лица, обменивающиеся электронными сообщениями, обмен электронными сообщениями, каждое из которых подписано электронной подписью или иным аналогом собственноручной подписи отправителя такого сообщения, в порядке, установленном федеральными законами, иными нормативными правовыми актами или соглашением сторон, рассматривается как обмен документами

Законом, устанавливающим правовое положение электронной подписи на территории Российской Федерации и регулирующий отношения в области использования электронных подписей при совершении гражданско-правовых сделок, оказании государственных и муниципальных услуг, исполнении государственных и муниципальных функций, при совершении иных юридически значимых действий, является

Федеральный закон от 6 апреля 2011 г. N 63-ФЗ «Об электронной подписи»

Рейтинг
( Пока оценок нет )
Загрузка ...
Lady Today