В последнее время электронная почта занимает все большее место в деловой переписке. Её преимущества очевидны: оперативность, доступность и простота использования. При этом следует помнить, что электронная переписка имеет свои нюансы.
Получение писем
- проверяйте почту хотя бы 2 раза в день – с утра и после обеда. Иначе Вы можете застопорить работу других людей и затянуть решение вопросов;
- если Вам пришло письмо, значит, его кто-то отправил и зачем-то это сделал. Поэтому полученные письма надо читать. Разумеется, спам здесь не рассматривается;
- если Вы менеджер, Ваш рабочий день должен начинаться с запуска почтового клиента, который не выгружается весь день и автоматически проверяет почту. Настройте автоматическую доставку/получение почты хотя бы каждые 10 (а лучше 2 — 3) минуты;
- если Вы очень заняты и Вам пришло письмо, оцените от кого оно, тему и пробегите его глазами – это поможет быстро понять, требует ли письмо срочного ответа или может немного подождать;
- самый простой и эффективный способ двигать дела и не собирать завалы почты – сразу отвечать на письма. Поэтому, если Вы не ведете разговор или другую деятельность, не терпящую прерывания, ответьте на письмо сразу.
Поля «Кому», «Копия», «Скрытая копия»
Следует понимать, не забывать и правильно использовать поля «Кому», «Копия» и «Скрытая копия». От этого зависят Ваши действия по получению письма или действия получателя.
Как написать деловое письмо, чтобы ответили | Советы по написанию письма с предложением чего-либо
- «Кому». Если Вы отправляете вопрос, Вы ждете ответ именно от адресата, указанного в поле «Кому». Если Вы получатель, ответить должны именно Вы. То есть, письмо и содержащиеся в нем сведения или вопросы адресованы непосредственно получателю, указанному в данном поле.
- «Копия». Получатели, стоящие в этом поле, получают письмо для информации или являются «приглашенными в свидетели». Получатель в копиях не должен в общем случае отвечать на письмо. Более того, вежливым считается при наличии такой необходимости начать с фразы «извините, что вмешиваюсь».
- «Скрытая копия». О факте отправки письма человеку, указанному в поле «Скрытая копия» не узнают основной получатель или стоящие в копиях. Также это поле используется для массовой рассылки, чтобы Вашу адресную книгу не знали все получатели.
Как писать понятно и по-человечески
При ответах не забывайте о кнопке «Ответить всем» – это сохранит в копиях получателей начального письма и Ваш ответ не пройдет мимо них. Удалить нежелательных получателей или добавить других можно всегда.
Если в полученном письме в поле «Кому» более двух адресатов, это значит, что ответить должны оба эти корреспондента или любой из них. Определитесь, кто должен ответить. Однако, будьте осторожны с отсылкой писем, содержащих в поле «Кому» более двух адресатов: на письмо отправленное всем, Вы рискуете не получить ответа ни от кого.
Поле «Тема»
Не стоит оставлять это поле пустым. Люди, с которыми Вы переписываетесь, могут получать сотни писем в день и используют это поле для быстрой оценки важности содержания письма.
Тема письма должна кратко отражать тему письма. Заголовки типа «Вопрос», «привет!» или пустые заголовки выдают в Вас или новичка, или отсутствие элементарных навыков владения деловой перепиской.
«Важность письма»
Если письмо содержит информацию о срочных изменениях, текст какого-либо договора или другую информацию, на которую надо обратить внимание в первую очередь, используйте важность «высокая», это выделит письмо в папке «Входящие».
- Не используйте напрасно «высокая» важность!
- Личное письмо деловому корреспонденту или письмо со смешной и не деловой картинкой или ссылкой пометьте важностью «низкая».
Написание ответа
- Начните с приветствия, это вежливо.
- Говорите с человеком на одном языке. Это не только касается языка русский/английский, но и формы текста. Неформальный ответ на формальное письмо – неуважение к респонденту и демонстрация собственной низкой культуры.
- Не используйте транслит, кроме случаев отправления писем с мобильных устройств. Если ваш почтовый клиент не поддерживает русский язык или портит кодировки, прилагайте текст ответа в приложении.
- Деловое письмо должно быть точным, конкретным и лаконичным.
- Точность – указывайте точные данные, на которые вы ссылаетесь (например, дату встречи, пункт повестки встречи, дату и тему другого письма или имя файла).
- Конкретность – из письма должно быть точно понятно, ЧТО ИМЕННО требуется от получателя.
- Лаконичность. Кто ясно мыслит, тот ясно излагает, и это видит ваш адресат. Поэтому не стоит излагать на трёх страницах то, что можно было бы написать в трёх предложениях. Лаконичный деловой текст – это не сухость, а экономия времени и точность мысли.
- Если письмо содержит несколько вопросов, тем или задач, структурируйте их и отделяйте. Сплошной «поток мыли» сложно читать и можно пропустить, собственно, основной вопрос письма.
- Как можно точнее отвечайте на просьбы, изложенные в письме. Ответ на просьбу или задачу «Сделаем!» неполон. «Сделаем к такой-то дате», «через столько-то дней», «после такого-то события» — это более определенный и точный ответ.
- Текст не должен содержать ошибок! Опечатки не страшны, но если Вы в каждом письме пишете слова неверно, это становится заметно очень быстро и накладывает негативный отпечаток на Ваш имидж делового партнёра.
- Никогда не отправляйте письмо, не прочитав то, что Вы написали! Прочтите свой ответ и убедитесь, все ли лаконично, точно, понятно, конкретно и не содержит грамматических ошибок. Проверьте, все ли необходимые адресаты указаны, правильно ли они расставлены в полях «Кому» и «Копия». Проверьте грамматические ошибки.
- Цитируйте текст оригинального письма.
- При полном цитировании (если ваш ответ на все письмо в целом) пишите текст ответа в НАЧАЛЕ письма, а не в конце!
- Если Ваши ответы по пунктам, отделите цитату пустыми строками сверху и снизу.
А зачем я делаю этот подарок?
Идеи для подарков
Вложения
- Не вкладывайте в письма файлы форматов EXE, PIF, BAT, COM, CMD, SCR – многие почтовые клиенты или сервера намертво блокируют такие вложения, и адресат их никогда не прочтет. Упаковывайте их в архив (zip, rar) как в оболочку и уже в таком виде вкладывайте.
- Нормальным считается высылать без предупреждения вложения до 2-3 мегабайт. Если Вы хотите выслать вложение большего размера, уточните у корреспондента, пройдет ли такой файл через его сервер или поместится ли в почтовый ящик.
- Воздержитесь от вложений сомнительного содержания: во-первых, Ваш корреспондент может не разделять ваших вкусов, а во-вторых, Вы можете доставить неприятности человеку, работающему в организации, где применяется перлюстрация почты.
Электронная подпись
- Ее наличие – полезно (есть ваша контактная информация) и это хороший тон, демонстрирующий ваш профессионализм.
- Подпись не должна превышать 5-6 строк. Она должна включать в себя минимум Вашу фамилию и имя. Кроме этого желательно указать номер Вашего телефона, адрес электронной почты, название и физический адрес компании, а также адрес ее сайта.
- Имейте два варианта электронной подписи: для инициативных (собственных) писем с полной под
Деловое письмо должно иметь четкую структуру, преимущества которой:
- экономия Вашего времени и времени адресата;
- гарантия прочтения письма адресатом и правильное понимание его сути;
- получение вразумительного, четкого ответа.
Какие цветы и кому дарить на работе
Какие цветы подарить?
Структура делового письма
Обращение
Находится в «шапке» письма и содержит должность и ФИО адресата. Для официальной деловой переписки стандартным считается обращение «Уважаемый», которое пишут с большой буквы и по центру листа. А дальше масса вариантов в зависимости от того, что пишут и кому. Так, в России принято обращаться по имени и отчеству, в компаниях с западной корпоративной культурой – просто по имени.
Если Вы знаете партнера лично, можете обратиться так: «Уважаемый Андрей Петрович», не знаете – «Уважаемый господин Смирнов». Кстати, в обращении к человеку слово «господин» сокращать до «г-н» нельзя. И ни в коем случае нельзя писать «Уважаемый господин Смирнов А. П.». Либо «Андрей Петрович», либо «господин Смирнов».
Если Вы не пишете особам королевской крови, представителям религиозных конфессий, президентам и членам парламентов различных стран, считайте, что Вам повезло. Для них существуют официальные формулы обращения, причем для каждого ранга – особые. Прежде чем отправлять такое письмо, тщательно проверьте, соответствует ли выбранное обращение статусу адресата.
Гораздо проще запомнить, как нужно писать военнослужащим: «Уважаемый товарищ полковник», даже если этот полковник – женщина. А вот обращение «Дамы и господа» является светским, и его лучше использовать, скажем, для приглашения на открытие салона модной одежды. Если же Вы приглашаете на деловую презентацию – например, новых буровых установок,– то по сложившейся практике используется общее для всех обращение «Уважаемые господа». В данном случае неважно, что в этой организации работают и женщины.
Генеральному директору
ООО «Конкорд»
Добровольскому П.И.
Уважаемый Павел Ильич!
или
Уважаемый господин Добровольский!
Преамбула
Составляет первый абзац письма, в котором изложена его цель, причина, побудившая Вас его написать. Прочтя преамбулу, адресат должен понять суть письма.Пример: Я пишу Вам с целью выразить своё неудовольствие качеством сырья для производства мебели, которую Ваша компания поставляет нам, и рассчитываю на Ваши действия, направленные на скорейшее изменение ситуации к лучшему и возмещение причинённых нам убытков.
Основной текст
Далее в 2х – 4х абзацах должна быть изложена ситуация, выражены Ваши личные мысли и чувства по этому поводу и озвучена просьба о конкретных действиях либо предложен Ваш вариант разрешения вопроса.
Пример: На протяжении последнего месяца, начиная со второго июня текущего года, 10-15% от каждой партии вашего сырья составляет брак. Данные факты были надлежащим образом оформлены специалистами нашей компании. Копии документов прилагаются к данному письму. Убытки нашей компании в связи с получением бракованного сырья составляют порядка 1 млн. рублей.
Мы сотрудничаем с ООО «Конкорд» на протяжении уже пяти лет, и до сих пор у нас не было причин для нареканий. В данной ситуации мы настаиваем на полном возмещении наших убытков. При необходимости мы готовы провести совместную экспертизу забракованного сырья.
Заключение
Необходимо для краткого подведения итогов всего написанного и логичного завершения письма.
Пример: Уверен, что Вы разберётесь в данной ситуации, и в ближайшем будущем наше сотрудничество войдёт в привычное русло.
Подпись
Письмо завершается подписью (должность + ФИО) адресанта, которую предваряет стандартная вежливая форма «С уважением». Также возможны варианты: «Искренне Ваш», «С надеждой на продуктивное сотрудничество», «С благодарностью за сотрудничество» и т.п.При подписании письма важно учесть ранг адресата и адресанта. Письмо на имя генерального директора должен подписывать также генеральный директор или, как минимум, его заместитель. При этом подпись должна соответствовать её расшифровке: ситуация, когда заместитель директора ставит косую черту рядом с фамилией директора и подписывается своим именем, недопустима.
Пример: С уважением,Генеральный директор мебельной фабрики «Заря» Киселёв А.Д.
Постскриптум
Постскриптум (P.S.) – приписка в конце письма после подписи — довольно редко используется в деловой переписке. Она служит для того, чтобы сообщить адресату о важном событии, которое произошло уже после написания письма, или передать ему информацию, которая имеет косвенное отношение к теме письма.
Пример 1: P.S. Информирую Вас о том, что процент брака в партии сырья, поступившей 3 часа назад, возрос до 17%!
Пример 2: P.S. Руководитель нашего отдела по приёму сырья будет встречаться с Вашими специалистами у Вас на предприятии завтра в 14:00.
Приложения
Приложения являются необязательным дополнением к основному тексту письма и поэтому оформляются на отдельных листах – каждое приложение на своём листе. Какие-либо правила их написания отсутствуют.
Источник: proeticet.ru
Как завершить письмо с предложением о сотрудничестве?
Как завершить письмо с предложением о сотрудничестве?
Письмо с предложением о сотрудничестве завершается пожеланием успехов и подписью руководителя компании. Оно не предполагает, что адресат на него обязательно ответи
Как закончить официальное письмо с просьбой?
Следующая часть письма касается непосредственно просьбы. Предварительно, желательно ее обосновать и уже затем высказывать саму суть просьбы. В завершение письмо нужно подписать (лучше, если это сделает руководитель компании или уполномоченное, доверенное лицо), а также поставить дату создания документа.
Как красиво закончить письмо?
- Искренне (Sincerely/sincerely yours) .
- Лучший (Best) .
- С уважением (Best regards) .
- Спасибо (thanks or variations such as thanks so much, thank you, or thanks!) .
- Отсутствие окончания .
- Ваш покорный слуга (Yours truly/your servant) .
- Твой друг (Your friend) .
- С любовью (With love or the even simpler variation, love)
Как красиво закончить письмо клиенту?
- Будем рады сотрудничать с Вами!
- Надеемся на плодотворное сотрудничество!
- Обращайтесь при возникновении вопросов. .
- Будем рады видеть Вас в числе наших партнеров!
- Если появились вопросы, напишите или позвоните. .
- Надеемся, что наше сотрудничество будет продуктивным.
Как закончить письмо с просьбой?
Предварительно, желательно ее обосновать и уже затем высказывать саму суть просьбы . В завершение письмо нужно подписать (лучше, если это сделает руководитель компании или уполномоченное, доверенное лицо), а также поставить дату создания документа.
Как вежливо закончить деловое письмо?
- Sincerely (Сердечно);
- Sincerely yours (Искренне Ваш);
- Regards (С уважением);
- Best (Всего наилучшего);
- Best regards (С уважением);
- Kind regards (С наилучшими пожеланиями);
- Yours truly (Искренне Ваш);
- Most sincerely (Сердечно);
Как написать просьбу в деловом письме?
В одном письме может содержаться несколько просьб (желательно по одному вопросу). В этом случае сначала формулируется основная просьба , а затем – остальные, при этом используются следующие языковые обороты: Также просим Вас (рассмотреть, предоставить, провести…), Одновременно просим Вас… и д
Как закончить обращение?
К примеру, если обращение вы начали со слова: «Уважаемый …», то и закончить письмо необходимо фразой: «С уважением …». В тексте письма обращения не следует злоупотреблять преувеличением проблемы, вашего отношения и эмоций по этому повод
Как вежливо попрощаться в письме?
Прощание и подпись
Yours ever / Ever yours / Always yours — Всегда ваш (твой) Sincerely yours / Yours sincerely / Sincerely / Yours — Искренне ваш Faithfully yours / Faithfully — С уважением Best wishes / With best wishes / (Best) regards — С наилучшими пожеланиями
Как правильно прощаться в деловом письме?
Если в приветствии указывалось имя и / или фамилия получателя, используется слово «sincerely» («с искренним уважением»).
.
Американский английский
| Dear Jane Wexley: | Yours sincerely / Sincerely yours |
| Dear Jane: | |
| Gentlemen: | Sincerely, / Sincerely yours, |
| Ladies: |
Какой фразой закончить деловое письмо?
Наиболее универсальными являются такие заключительные фразы , как ‘С уважением’, ‘Всего наилучшего’, ‘С наилучшими пожеланиями’. Их допустимо использовать в любой ситуации и в любом письме .
Источник: mob-review.com
Как закончить официальное письмо
Любой офисный работник рано или поздно сталкивается с необходимостью написать официальное письмо. Правила делового этикета подчеркивают, что окончание письма является не менее важной составляющей, чем отправная точка вашего сообщения.
Статьи по теме:
- Как закончить официальное письмо
- Как завершить письмо
- Как написать деловое письмо-ответ
Вам понадобится
- точный адрес получателя, конверт, копии документов, прилагающихся к письму
Инструкция
В случае, если к официальному письму необходимо приложить копии документов, после абзаца отступите несколько строк и укажите в графе «приложение перечень документов. Список должен быть обязательно пронумерован. Ксерокопии документов к письму приложите в том порядке, в котором они указаны в перечне.
Закончите официальное письмо вежливым и корректным оборотом речи, например таким, как: «надеюсь на плодотворное сотрудничество». Также в деловом обороте принято заканчивать письма с помощью таких словосочетаний, как «с уважением», «искренне ваш», «с почтением». Далее обязательно поставьте свои инициалы и дату. Не забудьте после распечатки текста расписаться рядом с указанием вашей фамилии.
Начинайте заполнять конверт. Адрес получателя пишется в правом нижнем углу, адрес отправителя пишется в верхнем левом. Обязательно укажите правильный индекс, в таком случае письмо дойдет до адресата быстрее.
Официальные письма лучше отправлять с помощью почты в виде заказных писем с уведомлением о вручении. В таком случае у вас на руках будут доказательства получения письма адресатом.
Обратите внимание
В официальном письме не забудьте указать ваш телефон либо адрес электронной почты. Это часто оказывается необходимым подспорьем для быстрого решения проблемы, указанной в письме.
Полезный совет
Прежде чем закончить официальное письмо, дайте почитать его своему коллеге либо непосредственному руководителю. Взгляд со стороны позволит заметить те ошибки, на которые вы не обратили внимания.
- сайт с образцами бланков документов, в том числе официальных писем
- как завершить деловое письмо
Совет полезен?
Статьи по теме:
- Как ответить на официальное письмо
- Как подписать деловое письмо
- Как писать деловое письмо
Добавить комментарий к статье
Похожие советы
- Этикет деловых писем: требования и правила
- Как написать письмо в деловом официальном стиле
- Как писать письмо официальное
- Как написать грамотно письмо
- Как оформить деловое письмо
- Что такое деловое письмо
- Как правильно составить деловое письмо
- Как написать деловое письмо
- Как овладеть навыками делового письма
- Как писать резолюцию
- Как написать ответное письмо
- Как написать электронное письмо, чтобы его прочли
- Как подготовить официальное письмо
- Официальное письмо: как написать грамотно
- Как написать письмо-обращение
- Как писать письмо по работе
- Как написать письмо министру
- Как написать деловую просьбу
- 6 «золотых» правил деловой переписки
- Как оформить письмо
- Как подписать письмо
- Как написать письмо в организацию
- Как написать письмо-подтверждение
Источник: www.kakprosto.ru