Прошивка документов нитками является неотъемлемой частью организации и оформления различных актов, листов и других документов. Для правильного и удобного сшивания документации существует регламент, который регулирует процедуру и требования к прошивке. В данной статье мы рассмотрим пошаговые инструкции о том, как прошивать документы с использованием различного количества дырок и какие инструменты необходимы для этого.
По ГОСТу к оформлению документов необходимо прошивать их нитками в двух или трех дырках. Для этого нужно подобрать специальные иглы с острыми концами и нитки подходящего цвета и толщины. Чтобы прошить акты и другую документацию, нужно сначала составить опись документов, указав количество их листов. Затем необходимо учитывать нормы прошивки, которые регулируют, какую документацию нужно прошнуровать и сколько раз. Например, акты, состоящие из двух и более листов, требуется прошить не менее 2 раз.
Необходимо учесть, что правильная нумерация прошитых документов является важным требованием нормативно-правовых актов. Для этого следует использовать специальные номера или буквенные обозначения на иглах, чтобы обеспечить правильное и последовательное прошивание листов. Также регламентирующие требования указывают, что каждый лист документа должен быть прошит по краю, чтобы обеспечить долговечность и сохранность документации.
как прошить тетрадь
Как правильно прошить документы нитками в 2, 3, 4, 5 дырок?
Процедура прошивки документов нитками в 2, 3, 4 или 5 дырок должна быть регламентирована нормативно-правовыми актами. Чтобы выполнить прошивку правильно, необходимо ознакомиться с регламентом и требованиями, указанными в документации по оформлению.
Пошаговые инструкции по прошивке документов нитками следует составить с учетом регулирующих норм и правил. В первую очередь нужно определить, какую нумерацию документов применять и как составить опись прошитых листов.
Для прошивки документов в 2, 3, 4 или 5 дырок необходимо использовать специальную инструкцию или регламент, который регулирует эту процедуру. Нитки должны быть надежно прошнурованы через отверстия в листах, обеспечивая прочное сшивание.
Важно соблюдать требования к правильному оформлению документов. Необходимо учесть, что регламент прошивки документов может отличаться в зависимости от их типа или назначения.
Особое внимание следует уделить правильной нумерации документов и составлению описи прошитых листов. Возможно использование специальных актов или норм, которые регулируют эти процессы.
Для правильной прошивки документов нитками в 2, 3, 4 или 5 дырок необходимо внимательно изучить регламент и требования, регулирующие эту процедуру. Следуя инструкциям и правилам, можно гарантировать правильное оформление и сшивку документов.
Инструменты для прошивки. Регламент и требования.
Для прошивки документов нитками в 2, 3, 4 или 5 дырок необходимо ознакомиться с регламентирующими требованиями и правилами, которые регулируют эту процедуру.
1. Для правильного оформления и прошивки документов, требуется наличие специальных инструментов. Главным из них является пробойник для деления дырок и стремянка для прошивки нитками.
2. Процедура прошивки документов требует соблюдения определенного регламента. Важно учесть, что количество дырок в документе должно соответствовать количеству пройм. Например, для 2 дырок необходимо прошить 2 проймы, для 3 дырок — 3 проймы и так далее.
Статья по теме: Узнайте, кто звонил с этого номера. Отзывы, оператор и другая информация по номеру телефона
3. Для правильной нумерации листов документации необходимо составление описи документов, где указывается порядковый номер каждого листа. Это позволяет избежать ошибок и путаницы в последующей работе с документами.
4. Документы должны быть прошиты надежно и аккуратно. Шаг прошивки должен быть равномерным и не слишком большим, чтобы избежать расслабления ниток.
5. Нормативно-правовые акты, такие как ГОСТ, содержат инструкции по оформлению документов и регламентируют процедуру и требования к прошивке документов. Необходимо ознакомиться с соответствующими нормами и правилами для выполнения прошивки по всем требованиям.
Что необходимо для того, чтобы прошнуровать листы?
Для прошивки документов нитками в 2, 3, 4 или 5 дырок нужно следовать регламентирующим требованиям и правилам, установленным ГОСТом или другими нормативно-правовыми актами.
Какую нумерацию использовать и как правильно оформить документы – все это регламентирует регламент, который содержит пошаговые инструкции по составлению описи и процедуре прошивки.
Для прошивки необходимо подготовить все листы документации, сгруппировав их по нужному порядку. Затем необходимо пробить отверстия в листах документов в соответствии с регламентом проводов.
После этого, используя нитки, нужно прошить документы, придерживаясь регламентирующих требований. Это осуществляется с помощью специальных инструментов для прошивки.
Чтобы правильно прошить документы, необходимо ознакомиться с регламентом и следовать его указаниям на каждом шаге процесса прошивки.
Какую документацию нужно прошивать?
Для прошивки документов нитками необходимо определить, какую конкретно документацию следует прошивать. В основном, процедура прошивки применяется для прошнуровки листов, составляющих документы. Также этот метод широко используется при составлении описи актов, правильной нумерации документов и сшивание листов по ГОСТ и другим нормативно-правовым требованиям.
Как правило, требования и инструкции по прошивке документов устанавливаются регламентирующими нормами, нормативно-правовыми актами и государственными стандартами. ГОСТы и другие регулирующие документы указывают, как правильно прошивать документы, с каким шагом, какую нить использовать и в каком количестве.
В процессе прошивки необходимо следовать пошаговым инструкциям, чтобы гарантировать правильное прошивание всех листов документации. Обычно используются специализированные инструменты для прошивки, такие как дыроколы с разным количеством отверстий (от 2 до 5), нитки или пряжки для прошивки.
Таким образом, чтобы правильно прошить документы, необходимо ознакомиться с регламентирующими требованиями и инструкциями для прошивки, выбрать соответствующий инструмент и нить, и следовать процедуре, установленной ГОСТом или другими нормами.
Статья по теме: ПРЕЙСКУРАНТ на охотничьи услуги весеннего сезона 2023
Регламент, регулирующий нормы прошивки документов нитками
В процедуре составления и оформления документации требуется правильно прошивать листы документов нитками, чтобы обеспечить их сохранность, удобство использования и возможность хранения в архиве.
Для прошивки документов нитками существуют определенные нормативно-правовые акты и инструкции, регулирующие эту процедуру. В соответствии с ГОСТом и требованиями оформления документов, изданными регламентирующими органами, прошивка должна быть выполнена в соответствии с правилами и нормами.
Во-первых, важно определить, какую прошивку использовать: прошивку на 2, 3, 4 или 5 дырок. Затем следует проделать точный шаг-шаг нумерацию листов документации, чтобы не возникало путаницы при использовании и хранении.
Второй шаг — подготовить документы к сшиванию. Это включает в себя установку равных отступов от края страницы, аккуратное выравнивание листов и их аккуратное сгибание.
Далее следует приступить непосредственно к прошивке документов. Нитки необходимо выбрать крепкие и износоустойчивые, чтобы обеспечить надежность сшивания. Регламент также определяет, сколько дырок и на каком расстоянии нужно прошить листы.
Важно учесть, что необходимо прошивать документы так, чтобы они не разрушались при использовании, но и не были слишком тугими, чтобы обеспечить доступ к нужным страницам. Кроме того, прошивку необходимо выполнять аккуратно и ровно, чтобы визуально сохранить привлекательность документации.
Следуя регламенту, можно правильно прошить документы нитками в соответствии с требованиями и нормами. Это обеспечит их долговечность, удобство использования и надежность хранения.
Шаг 3. Сшивание. Нормативно-правовые акты, регламентирующие процедуру
Для правильного оформления документов необходимо их прошить нитками в соответствии с установленными требованиями и нормативно-правовыми актами. Регламент, регулирующий процедуру прошивки документов, является важным инструментом в составлении и оформлении документации.
Нормы и акты, определяющие процесс прошивки, указывают на то, какую нить использовать для прошивки и как правильно оформить листы документов. Регламент также регулирует нумерацию страниц и составление инструкций по прошивке.
Одним из основных требований при прошивке документов является использование специальной нити и инструментов для прошивки, таких как специальные иглы и шпилки.
Чтобы правильно прошить документы, необходимо придерживаться пошаговых инструкций, указанных в регламенте. Перед началом процедуры прошивки рекомендуется оформить опись листов документов, чтобы иметь полную информацию о каждом документе.
ГОСТ и другие нормативно-правовые акты являются основой при прошивке документов и определяют правила и требования к сшиванию документов нитками. Знание и соблюдение этих правил помогают выполнить процедуру сшивания правильно и аккуратно, создавая качественную документацию.
Требования к оформлению прошитых документов
Для правильного оформления прошитых документов необходимо руководствоваться нормативно-правовыми документами, регламентирующими данную процедуру. Как правильно прошить документы нитками в 2, 3, 4 или 5 дырок?
- Нумерация листов. В соответствии с ГОСТ 2.105-95 каждый лист документа должен быть пронумерован, начиная со второго листа. Также необходимо указывать общее количество листов.
- Сшивание документов. Для прошивки документов следует использовать нитки в соответствии с ГОСТ 31825-2012. Для прошивки можно использовать инструменты, такие как игла и шпули.
- Оформление инструкций. В документации должны быть прописаны пошаговые инструкции, описывающие, как правильно прошить документы нитками. Инструкции должны быть четкими и понятными для выполнения процедуры.
- Составление описи документов. При прошивке документов необходимо составить опись, в которой указывается перечень всех документов, подлежащих прошивке, и их количество.
- Требования к оформлению. Согласно регулирующему документу, прошнурованные документы должны иметь четкое и аккуратное оформление. Внешний вид документов должен соответствовать требованиям, предъявляемым к деловым документам.
Статья по теме: Справка 070/у для санаторно-курортного лечения: стоимость и сроки
Итак, для правильного оформления прошитых документов необходимо учитывать требования ГОСТ и других нормативно-правовых актов. Важно следовать пошаговым инструкциям и использовать правильные инструменты. Соблюдение данных требований позволит представить документацию в аккуратном виде и обеспечит ее удобное хранение и использование.
Как правильно прошить документы по ГОСТ
Для оформления документов по ГОСТ требуется прошивать их нитками в соответствии с определенными требованиями. Это позволяет обеспечить правильное и надежное сшивание документации, а также улучшить ее внешний вид и удобство использования.
ГОСТ регулирует процедуру прошивки документов и содержит пошаговые инструкции по правильному составлению документации. Во-первых, необходимо выбрать две, три, четыре или пять дырок для прошивки. Это зависит от требований конкретного ГОСТа и от объема документа.
Какую нумерацию выбрать для прошитых документов? ГОСТ предусматривает, что документы следует нумеровать, начиная с первой страницы. Нумерация должна быть последовательной и проставляться в верхней или нижней части каждой страницы. Также требуется проставить нумерацию на обложке документа.
Для правильного оформления необходимо также составление актов, описи и инструкции по оформлению документов. В акте указывается количество и порядок номеров листов, а в описи — информация о содержании документации. Инструкция по оформлению подробно описывает правила и требования к прошивке, нумерации и оформлению документов.
Регламентирующие нормы ГОСТ предусматривают, что прошивка документов должна быть регулярной и правильной. Для этого необходимо следовать требованиям регламента, который определяет все необходимые шаги и инструменты для прошивки.
Таким образом, для правильной прошивки документов по ГОСТ необходимо следовать требованиям нормативно-правовых актов и составлять регламент, содержащий пошаговые инструкции по процедуре. Важно не только правильно прошить документы нитками в две, три, четыре или пять дырок, но и правильно оформить их нумерацию, акты, описи и инструкции.
Советуем также:
- Ст. 21 ТК РФ: что нужно знать о правах и обязанностях работника
- МФЦ Астрахань: адреса, телефоны и режим работы 12 центров «Мои документы» на карте
- Новые правила движения с 1 марта 2023 года: всё о круговом движении и изменениях ПДД
- Понятие и классификация юридических фактов
Источник: krasnozn.ru
Как прошить тетрадь 96 листов
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как прошить тетрадь 96 листов». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
После того как в листах появятся отверстия, переверните документ и пропустите нитку в среднюю дырку (ее кончик должен показаться из первого листа), оставив с тыльной стороны не менее 7 см.
Прошивание бухгалтерской документации схоже с прошиванием обычных документов. Но есть одно отличие. Для прошивания бухгалтерских документов делают 5 отверстий поскольку дела получаются в итоге большей толщины. Сшивать документы может только уполномоченный сотрудник. Часто ответственным является бухгалтер, который и занимается ведением дел.
Как правильно прошивать документы
Отчетные и первичные документы могут быть расшиты, а их внутренняя информация скорректирована. При необходимости такой подлог очень трудно установить и, тем более, доказать.
На сегодняшний день не существует единого стандарта, который точно бы объяснял, как правильно прошивать документы в различных структурах, однако некоторые регламенты все же имеются (один из примеров возможной прошивки бумаг по ГОСТу представлен на фото ниже).Так, рекомендации по сшиву различных документов указаны в «Делопроизводстве и архивном деле», утвержденном Приказом Росархива от 23.12.
На что стоит обратить внимание:
- прошивку производим строго вертикально и соблюдая симметрию
- отверстия в документах должны располагаться вдоль левого поля
- граница от края листа составляет 1,5-2 см
- первый раз вводят иглу с тыльной стороны документа
Жёстких стандартов не существует, поэтому разобраться в том, как правильно прошить журнал очень сложно, ведь каждый проверяющий орган требует соблюдать свои рекомендации и правила.
Сроки хранения документов в архиве
Подшивание документации может выполняться в два, три, четыре и пять проколов. С левой стороны листа на расстоянии 1-2 см от края делаются проколы в нужном количестве. Затем через них пропускается нить по схеме (ниже приводим схемы для всех способов сшивания документов). На последней странице концы нити связываются узелком.
Вышеуказанный порядок проведения подшивания документов предполагает их длительное хранение, т.е. не менее 25лет.
Какой подарок девушке подарить на 8 марта, 200 идей. Дарите девушкам цветы дарите девушкам подарки. Какие подарки дарить на 8 марта, коллеге, девушке начальнице, бывшей девушке, любимой девушке.
В Приложении № 24 к данному пункту процедура описана более подробно. Полезная статья: О том, , читайте в электронной версии журнала. Помимо Методических рекомендаций, существует ряд отраслевых нормативных актов, устанавливающих правила прошивки официальных бумаг.
На самом деле, нет четких требований к проколам, ниткам и т.д. Основная функция прошивки документов – обеспечить их сохранность. Чтобы нужный лист не исчез или не был подменен третьими лицами.
Нумерование листов, последующая сшивка документов, довольно важное и ответственное дело. К нумеровке прибегают бухгалтера, юристы, нотариусы. Она важна для ИП, государственных учреждений, предприятий. Однако сегодня, в силу новых технологий и компьютеризации всех отраслей, документирование становится больше электронным. Календарь цветовода на 2021 год таблица.
Лунный календарь 2021 благоприятных дней для комнатных цветов.
Все, что будет выявлено и невозможно исправить, обязательно прописывается в конце на фиксаторе. Все изменения могут не вместиться. В таком случае допускается описание на всей последней странице.
Какие документы необходимо сшивать?
Переплетный станок. Способ архивного переплета или брошюровки доступен только в профессиональных типографиях.
Какие же могут быть внешние отличия у объектов сшивания:
- документ, который состоит из 2 и более листов формата А4
- бухгалтерская документация, включая кассовые документы, состоящие из разного количества документов, хранятся в картонных коробках
Теперь с лицевой стороны бумаг необходимо проткнуть верхнее отверстие и направить иглу с ниткой в нижний прокол с тыльной стороны.
Какие же могут быть внешние отличия у объектов сшивания:
- документ, который состоит из 2 и более листов формата А4
- бухгалтерская документация, включая кассовые документы, состоящие из разного количества документов, хранятся в картонных коробках
Как только она окажется сверху, ее вновь пропускают через середину, добиваясь появления с тыльной стороны.
Для прошивки нужно собрать листы в порядке нумерации, взять дырокол и сделать отверстия, прошить ниткой листы, вырезать один из нижеразмещенных текстовых блоков и с обратной стороны заклеить место прошивки. Вписать количество листов (не страниц с текстом, а именно листов) поставить свою Фамилию, Инициалы в формате (Иванов И.И.) и подпись.
Как сшивать документы правильно?
В любой сфере деятельности человека, где ему приходится иметь дело с большим количеством документов, не обойтись без их систематизации. Некоторые бумаги отправляются в архив, в то время как другие продолжают использоваться в работе. И те, и другие часто подлежат подшивке, но, прежде чем переходить к этому действию, давайте выясним, когда оно уместно.
Информация о том, как подшить документы нитками, понадобится и в том случае, если вы имеете дело с копиями документов юридических лиц, только в этой ситуации заверительная печать не нужна.
Первый, наиболее распространенный вариант – проколоть стопку толстой иглой или шилом и прошить нитками. Либо сделать отверстия дыроколом. Кстати, этот вариант предпочтительнее.
Однако, четких указаний по поводу того, каким образом следует подшивать документацию не существует. Главное, что должно быть соблюдено – это не потерять нужные бумаги к прошивке, ведь их сохранность и является основной задачей скрепления документации. А иногда случается, что третьи лица с целью мошенничества или скрытия информации могут подменить листы в папке, или вовсе их выложить.
Любая организация должна обеспечивать систематизацию, целостность, сохранность документов и удобный доступ к ним. Для этого документы прошивают. Это занятие требует аккуратности и внимательности. Как сшивать документы и что для этого нужно — расскажем в нашей статье.
Если в документе есть приклеенные листы, этот документ нумеруется как один, после чего на обратной стороне этого листа помещается опись прикрепленных дополнений.
На получившийся узел наклеить отрезок бумаги в виде прямоугольника. На которой заранее делается надпись: «Прошнуровано и пронумеровано.____ листов Директор____Фамилия И.О.».
При вкладывании в основную пачку для прошивки листов большего формата чем А 4, нужно проставить нумерацию согласно стандарту.
Как же быть, если свода правил и образцов нет, а сшивать бумаги как получается, а не так, как положено, нельзя.
Правила сшивания документов ГОСТ
- Расписанные в брошюрах способы сшивания листов относятся к документации, которую необходимо хранить более 10 лет.
- Прошивку многостраничных документов выполняют с использованием обычной иглы и плотной нитки. Но как научиться правильно прошивать документацию предприятия? Ведь это умение пригодиться еще не раз на протяжении всей чиновнической или предпринимательской деятельности.
Кратко рассмотрим наиболее часто применяющиеся способы сшивания архивных документов с помощью иголки и нитки.
Прошивка журналов и документации осуществляется для того, чтобы исключить потери или подмену важных документов. Эта проблема особенно остро стоит в компаниях с большим объемом документации, где запутаться в бумагах проще простого.
Затем свяжите концы нити между собой и наклейте на них прямоугольник, который нужно заранее вырезать из белой плотной бумаги.
Другой вариант решения проблемы — обратиться к профессионалам. Если нет времени на изучение вопроса прошивки документации, то можно доверить это специалистам полиграфической фирмы.
Процесс нумерации листов осуществляется простым карандашом. Номер листа следует проставлять в правом верхнем углу. Лист описи тома в порядок нумерации не входит. Номер «1» имеет титульный лист.
Остаток должен получиться длиной не менее 8 сантиметров. На получившийся узел наклеить отрезок бумаги в виде прямоугольника.
Подобные правила установлены приказом Росархива 23.12.2009 г. №76, а также российским стандартом ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело». Требования к сшиванию архивных документов могут быть установлены государственными структурами для внутреннего пользования.
Сшиваем бумаги с помощью ниток
На лицевой стороне сшивки нить возвращается обратно через верхнее отверстие, и снова направляется на лицевую сторону через нижнее.
Форма хранения документов также строго регламентирована и имеет ключевое значение для благополучного функционирования каждого предприятия.
Слишком большой объем документации (больше 250 листов) следует делить на тома. Для каждого из них используется своя отдельная нумерация. Перед процессом подшивания все скобы и скрепки от степлера нужно убрать.
Приложения к делу, поступившие в переплете, оформляются как самостоятельные тома и также нумеруются отдельно.
Кажущаяся простота процесса, который называется «подготовка документов к архивации» таит в себе немало нюансов. Для того, чтобы сдать на хранение в архив уже не нужные для повседневной работы бумаги, следует знать, как правильно сшивать документы. Хотя бы потому, что это гарантированно поможет сэкономить рабочее время, канцелярские принадлежности и место на полках архивных стеллажей.
Документы, которые впоследствии необходимо будет прошить, сначала сортируют по дате, тщательно присоединяя друг к другу, нумеруют каждый лист справа арабскими цифрами. Начинают нумерацию с цифры 1. Опись не нумеруется.
Похожие записи:
Источник: osushi73.ru
Как правильно пронумеровать и прошнуровать журнал
В делопроизводстве компаний используется немало журналов и книг учета, иногда до десятка и даже более. Чтобы сохранить в надлежащем состоянии и исключить утери листов, их надо надежно скрепить. Некоторые кадровики идут по самому легкому пути и используют степлер или скоросшиватель. Но тогда их не примут, например, в архив или иные госорганы. Рассказываем, как правильно пронумеровать и прошнуровать журнал, чтобы не возникло проблем.
Где найти правила по нумерации и прошиванию документов
Ситуация осложняется тем, что в законодательстве нет единого регламента или положения, как правильно нумеровать страницы документа и шнуровать, это часто зависит от их формы и предназначения. В стандартных ситуациях следовать надо общим правилам из ГОСТ Р 7.0.8-2013, утв. Приказом Росстандарта № 1185-ст от 17.10.2013 , и утвержденным Росархивом Методическим рекомендациям по применению ГОСТ Р 7.0.97-2016 .
Если надо отправить журналы в конкретные государственные ведомства, то ориентируйтесь на правила, принятые в этих госорганах. Там есть четкие требования, как пронумеровать и прошнуровать, без их выполнения документацию сдать не получится.
Среди таких нормативных актов — по отраслям:
Не для всех отраслей приняты единые нормативные акты, устанавливающие правила для оформления и шнуровки документации. Если для конкретного органа такого нормативного акта нет, то руководствуйтесь общими рекомендациями, как прошнуровать, или узнайте дополнительно, какие инструкции есть в данном ведомстве.
Компаниям не запрещено утвердить внутренние правила по нумерации и шнуровке журнала или любого другого учетного документа. Их разрабатывают на основе рекомендаций, принятых в конкретной отрасли, но с четкими и понятными инструкциями.
Для сведения: основы делопроизводства и документооборота для новичков
Как правильно нумеровать журналы
Четкие правила, как нумеровать страницы в журнале инструктажа, к примеру, чтобы сдать его в архив, указаны в приложении № 20 к приказу Росархива № 199:
- для нумерации используются арабские цифры;
- номера ставим в порядке возрастания, начиная с верхнего листа в стопке к нижнему;
- пронумеровать надо все листы, за исключением титульного листа, пустых листов, описи и листа-заверителя;
- пустые листы без текста надо из дела извлечь и ликвидировать, но следить за тем, чтобы это не повлияло на целостность документа;
- номер проставляют сверху листа в правом углу, немного отступая от текста;
- если есть внутренняя опись, то ее нумеруют отдельно.
Исходя из правил Росархива, понятно, с какой страницы начинается нумерация журнала — со второй, поскольку титульный лист не нумеруется. Но помните, что пронумеровать надо отдельные листы, а не каждую страницу. Рекомендуется проставлять номера простым карандашом. Но допускается и шариковой ручкой.
Желательно не делать ошибки в номерах, но если так случилось, то исправления допустимы. Для этого надо перечеркнуть ошибочный номер и рядом написать правильный. Корректировку обязательно заверяет ответственный сотрудник.
Вот алгоритм, как проставить, например, нумерацию страниц в журнале по охране труда, — пошагово:
Шаг 1. Складываем стопку документов так, чтобы титульный лист оказался сверху.
Шаг 2. Перелистываем титульный лист.
Шаг 3. Открываем следующий за ним.
Шаг 4. Пишем цифру «1» в верхнем углу справа чуть выше текста, чтобы она не попадала на написанный текст.
Шаг 5. Переворачиваем этот лист и на следующем пишем цифру «2» аналогичным способом.
Шаг 6. Подобным образом пишем номера на всех листах до самого нижнего.
Шаг 7. Затем составляем лист-заверитель, в нем прописывают количество прошитых и пронумерованных листов, в том числе литерные номера, пропущенные номера, плюс номера внутренней описи. Ниже отмечают особенности физического состояния и формирования дела. Затем подпись на нем ставит должностное лицо и подшивает в конце журнала или приклеивает с обратной стороны титульного листа или обложки.
Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как организовать делопроизводство и документооборот в организации. Используйте эти инструкции бесплатно.
Вот образец заверительного листа пронумерованного журнала:
Как и какими нитками шнуровать
После того как пронумеровали, надо тщательно прошнуровать журнал, чтобы листы не потерялись и сохранились в порядке. Для этого выбираем специальные нити для прошивки. В рекомендациях Росархива не указано, какие конкретно нитки или веревки использовать, чтобы прошнуровать, основное требование — прочность.
Какую выбрать, зависит от количества страниц и получившейся толщины стопки. Тонкую стопку достаточно прошить нитью из хлопка или синтетики. Но если бумаг много, требуются прочные нити. На практике, чтобы прошнуровать журнал, используют ленты, например, из капрона или лавсана, веревку, бечевку, банковский шпагат. Популярны для шнуровки книг учета, например, нити из лавсана с отметкой «ЛШ-210», поскольку их не разрушит кислота, сырость, растворители и др.
Если такой прочной нити нет и стопка небольшая, то допускается прошнуровать обычной ниткой. Тогда надо сложить ее в 8–10 раз и начать прошивку. Вот как прошнуровать журнал правильно — пошагово:
Шаг 1. Осматриваем бумаги, освобождаем от скрепок, скоб, булавок и др.
Шаг 2. Выравниваем все листы по краю стопки.
Шаг 3. При помощи канцелярского шила или дырокола делаем несколько проколов. Сколько конкретно, зависит от объема и типа документации — обычно от 2 до 5. Часто для документов, которые хранят менее 10 лет, делают 3–4 прокола. А для бумаг, которые надо хранить свыше 10 лет, — 5 отверстий.
Отверстия делают обязательно по левому краю пачки в вертикальном положении, на одинаковом расстоянии друг от друга. А расстояние от края пачки составляет около 2 см.
Шаг 4. Берем иглу и ленты, прошнуровываем стопку. Прошнуровываем журнал так, чтобы оба конца лент в итоге оказались на тыльной стороне бумаг.
На практике часто журнал прошнуровывают в три прокола. Тогда шить начинают с обратной стороны, продевая нить через среднее отверстие на обложку, затем проводят ее в верхнее отверстие на тыльную сторону журнала, а оттуда в самое нижнее на обложку. Затем через центральное отверстие вновь на изнаночную сторону.
Вот схема, как шнуровать журнал в три отверстия:
Шаг 5. Когда оба конца лент на изнанке, соединяем их в узел.
Шаг 6. «Хвосты» лент оставляем около 6–10 см; если они длиннее, то укорачиваем их.
Не шейте слишком туго, чтобы листы журнала легко перелистывались.
Шаг 7. Сверху на связанные «хвосты» клеим подготовленный заранее прямоугольный листок бумаги размером 6 на 4 см. В нем оставляем надпись для заверения шнуровки.
Вот шаблон этой надписи:
Прошнуровано, пронумеровано, скреплено печатью _________ (_____________________________) листов
Подпись _____________________ /___________________________/ «____»____________ года
Шаг 10. Ответственный работник расписывается. Затем ставим мокрую печать компании (если принята). Штампуем так, чтобы она отпечаталась частично на наклейке, а частично — на листе документа.
Вот как выглядит образец заполненной наклейки с заверительной надписью:
Если срок хранения журнала длительный, более 10 лет, то предпочтительно уложить пачку бумаг в картонную обложку. Для журналов, которые хранятся еще дольше (от 25 лет), подготовьте обложки из прочного картона. Если листы стандартные А4, то подойдут обложки размером 22,9 x 32,4 см. Если журналы отдают, например, в архив, то укладывают бумаги в обложки из так называемого антикоррозийного бескислотного картона.
Есть ли наказание за неправильную нумерацию или шнурование
Если кадровый работник неправильно прошнуровал журнал или ошибся в нумерации, то административного наказания не предусмотрено. Ему есть возможность объявить замечание или выговор по ст. 192 ТК РФ . Но наказать его работодатель вправе, если в его трудовом договоре или должностной инструкции прописаны обязанности по оформлению документов, а правила, как прошнуровать и пронумеровать журналы учета, утверждены в ЛНА компании.
Еще один вариант наказания возможен, если неточность пронумерованного журнала приведет к снижению суммы налога. Тогда эту ошибку вправе квалифицировать как налоговое правонарушение и наказать по ст. 122 НК РФ .
Если ошибку допустили сотрудники, ответственные за хранение и использование архивных документов, то им грозят штрафы по ст. 13.20 КоАП :
- для граждан — от 1000 до 3000 рублей;
- для должностных лиц — от 3000 до 5000 рублей;
- для организаций — от 5000 до 10 000 рублей.
Вам в помощь образцы, бланки для скачивания
- Ломова Анна
2023-07-06 11:16:15
Трудовое законодательство не обязывает прошнуровывать журналы учета, и порядок нумерации журналов также строго не установлен. Есть только рекомендации, чтобы обезопасить документы от подмены или утери листов. Но если журналы требуют для проверки контролирующие органы, то без прошивки не обойтись. Поэтому лучше позаботиться о прошивке заранее, чтобы избежать ошибок.
2023-07-13 18:24:11
Анна, откуда Вы взяли, что можно «шариковой ручкой» можно нумеровать? Нигде не нашёл, допускается нумератором — да.
Источник: ppt.ru