Как справиться с большим объемом работы

В этой статье про тайм-менеджмент расскажут не бизнес-коучи, а сотрудники реальной IT-компании. Менеджеры и разработчики часто бывают загружены — давайте узнаем, как они справляются с задачами.

7666 просмотров

В Ratio мы организовали работу управленцев, разделив её на короткие двухнедельные спринты. В начале первой недели планируемся, а после окончания второй — проводим ретроспективу и сразу намечаем цели на следующий спринт.

В середине спринта мы устраиваем промежуточный созвон, на котором обсуждаем сложные ситуации и пытаемся найти выход из них. На последнем таком созвоне один из участников поставил вопрос: как справиться с большим наплывом задач и не выгореть?

Ребята ответили — каждый со своей позиции.

На всякий случай уточню, что Ratio — полностью удалённая компания. Каждый сотрудник сам организовывает рабочий день, жёстких рамок у нас нет.

Борис Лисовенко — старший менеджер проектов

Борис выступает ведущим у двух менеджеров, а также лично отвечает за девять проектов одновременно (включая продажи).

Он знает, как управлять запуском новых продуктов и качественно поддерживать существующие. Обычно у Бориса много задач, но он справляется.

  • Совет 1: разумно переключайтесь между проектами

Не прыгайте между клиентами, а берите задачи кластерами — небольшими группами, связанными одной целью. Сделали один кластер — отдохнули — сделали кластер на другом проекте.

Если брать задачи вразнобой, вам придётся тратить лишнее время на переключение между проектами.

  • Совет 2: занимайтесь клиентскими задачами только с 10 до 17

Даже в самый загруженный день Борис в качестве менеджера трудится не более 7 часов. Утро и день для клиентов, а вечером остаётся время на саморазвитие и ненапряжные внутренние задачи.

Если клиент прислал задачу после 17:00, она откладывается на завтра (конечно, если это не пожар). Но даже когда задача прилетела в положенное время — это не значит, что нужно всё бросить и тут же начать её выполнять.

Когда клиент ставит задачу день в день, он обычно не ждёт, что вы тут же её выполните. Нормально воспринимается, если результат будет в течение дня. Это даёт свободу: если в график встраивается срочная, но неудобная задача — её всегда можно подвинуть в рамках одного дня.

Борис Лисовенко, Старший менеджер проектов в Ratio
Григорий Бычек — руководитель отдела разработки

Григорий возглавляет команду разработки Ratio, а также часто становится тимлидом на проектах (иногда и менеджером тоже). Мы стараемся не загружать его задачами для исполнителей, но иногда ему всё же приходится кодить — он опытный разработчик и может выручать других ребят.

  • Совет 3: когда получаете новую задачу, не пытайтесь встроить её в список на сегодня

Бывают срочные дела, но большинство задач спокойно можно перенести на завтра или дальше. При плотной загрузке новая задача может нарушить баланс и снизить продуктивность. Не пытайтесь сделать её в тот же день — это простое решение, которое поможет не выгорать.

Чтобы было удобно, в таск-менеджере можно создать папку «Входящие» и по умолчанию отправлять туда все новые задачи.

  • Совет 4: настраивайте количество задач так, чтобы в конце дня список был пустым

Если Григорий чувствует, что сегодня был перегружен — на следующий день он планирует меньше дел. Постоянный перегруз приводит к недостаточной продуктивности в будущем, а в нашем деле важно постоянство.

В списке дел на сегодня обязательно нужно выстраивать приоритеты. Высокий — у основных задач, которые обязательно нужно выполнить (обычно на них уходит половина всего времени). Средний приоритет у дел, которые желательно закончить сегодня, а низкий — у всего, что в случае необходимости можно подвинуть.

Думаю, что главный секрет хорошей работы в подходе к её выполнению. Делать нужно столько задач, сколько можешь сделать хорошо и с удовольствием. Лучше закрывать меньше задач, но качественно.

Григорий Бычек, Руководитель отдела разработки в Ratio
Александр Штепа — тимлид у backend-разработчиков

Александр управляет нашей аутстафф-командой. Аутстафф-разработчики трудятся в проектах других компаний на правах аренды — чем-то напоминает аренду игроков в футболе.

В работе Александра много коммуникации, он переписывается и созванивается с менеджерами и тимлидами других команд разработки.

  • Совет 5: в первую очередь делайте задачи, из-за которых может образоваться бутылочное горлышко

С точки зрения Александра, важнее всего не мешать другим делать свою работу. Первым делом он выполняет задачи, от которых зависит дальнейший прогресс — чтобы из-за задержки никто не простаивал. Всё остальное может подождать.

  • Совет 6: по возможности занимайтесь тем, на что есть настрой

Если появилось настроение кодить — программируйте. Когда в кайф общаться и делать операционку — отвечайте коллегам в чатах.

Понятно, что такой подход не всегда можно применить, но если проекты не горят и работа идёт в обычном темпе, можно на некоторое время забыть про задачи, на которые не хватает вдохновения.

  • Совет 7: не думайте, что когда кто-то делает ваши задачи — он отбирает ваш хлеб
Читайте также:  Где нет пальмового масла в продуктах питания

Александр не против поделиться работой, если видит, что не справляется. А при случае сам кому-нибудь помогает.

Порой на проектах быстро меняются приоритеты: вчера казалось, что на задачу хватает времени, а сегодня появились более срочные дела. В этом случае можно попросить коллегу забрать задачи, которые простаивают.

В команде можно и нужно принимать помощь. В конце концов, помогать людям приятно — так что нет ничего такого в том, чтобы раздать задачи коллегам, когда это действительно необходимо.

Александр Штепа, Тимлид у backend-разработчиков в Ratio
Артём Полтавцев — редактор

Артём много пишет сам, а также редактирует чужие посты и статьи. Иногда к нему прилетают незапланированные задачи — например, помочь сотруднику подготовиться к конференции или быстро вычитать какой-нибудь кейс.

  • Совет 8: не делать работу, которая не приносит результата

Артём часто получает предложения по PR-активностям, но ввязывается в них не всегда. Силы и время — это ограниченный ресурс, поэтому тратить его нужно с пользой.

Долгие и трудные проекты лучше начинать, когда вы уверены в успехе — например, если уже проверили идею более лёгким способом.

Если я могу предложить более простое и быстрое решение той же задачи — я это делаю. На короткой дистанции написать статью на vc и получить несколько тысяч просмотров лучше, чем долго развивать блог, а читателей так и не найти.

Артём Полтавцев, Редактор в Ratio
Бонусный совет и Telegram-канал

Сам я считаю, что важнейший ресурс продуктивности — это фокус. Если тратить его впустую, то ничего не успеешь.

  • Бонусный совет: регулярно меняйте тип задач и делайте перерывы, чтобы поддерживать фокус

Когда вы не переключаетесь, работа идёт хуже. Я придерживаюсь такого распорядка: два часа труда, полчаса чтения — повторять столько, сколько нужно.

В канале я рассказываю про разработку веб-проектов и управление удалённой командой.

Источник: vc.ru

Если работы стало слишком много.

Выражение «гореть на работе» сегодня стало не синонимом чрезмерности и чего-то плохого, а наоборот — похвалой, которой отмечают особо усердных и ценных сотрудников. Бесконечная череда рабочих часов часто становится уделом увлеченных и ответственных людей.

Все начинается вполне невинно: сначала начинаешь ненадолго задерживаться на работе, чтобы закончить начатое, затем — приходить по утрам в выходные дни, чтобы не переносить дела на другую неделю, а потом, чтобы избежать занятости в уикенд, приходится в будни возвращаться домой за несколько часов до начала нового рабочего дня. И ведь кажется, что это ненадолго — только до конца месяца/года/проекта, но границы сроков все отодвигаются, и в один прекрасный день обнаруживаешь, что в жизни нет ничего, кроме работы. Перенапряжения не выдерживают даже стальные канаты – что уж говорить о человеческих нервах и психике. Если работы стало слишком много и о ней уже не забыть ни на минуту, срочно нужно разрабатывать план побега из этого замкнутого круга.

Тревожные звоночки

Если в погоне за увеличением заработка или поощрением начальства вы взяли на себя работы больше, чем можете себе позволить, и никакой тайм-менеджмент уже не спасает, нужно смириться с тем, что ваши возможности имеют границы. Так, рабочий день врача-реаниматолога Нины С. незаметно для нее самой достиг 11 часов, без обеда и возможности опоздать или уйти раньше, шесть дней в неделю. При этом дома, прежде чем лечь спать, нужно было еще заполнить документы.

  • резкое повышение утомляемости;
  • ограничение движений в шее, боли в спине;
  • нарушения сна;
  • отсутствие жизненных сил.

Снизить обороты

Если жизнь становится не в радость, стоит четко решить для себя: стоит ли это того, чтобы в недалеком будущем заиметь проблемы со здоровьем? Если вы находитесь на финишной прямой и нужно потерпеть совсем немного (до конца проекта/повышения и пр.), чтобы минимизировать потери, нужно взять под контроль стресс. Ринат Шамильевич предлагает сделать это с помощью простых упражнений: «При очень интенсивной работе, которая сама по себе является источником профессионального стресса, можно порекомендовать применять несложные приемы, которые помогут если уж не избежать стресса, то по крайне мере снизить степень его разрушительного воздействия на организм.

  • Делайте десятиминутные перерывы через каждые 40 минут, не позволяйте работе управлять вами. Эти «перекуры» (курить – вредно!) позволят вам работать продуктивнее в оставшееся время. Отдыхать надо до появления первых признаков усталости.
  • Переводите взгляд от экрана компьютера вдаль, на зеленое (если есть зелень перед окном) – это полезно для глаз.
  • Планируйте свое рабочее время, распределяйте нагрузку, делегируйте полномочия, если есть такая возможность.
  • Если вы видите, что у вас больше обязанностей, чем вы можете охватить без ущерба для здоровья и дела, то поход к начальнику просто необходим. Главное, чтобы это не выглядело жалобой или претензией. Это должен быть аргументированный, конструктивный подход с мотивацией о возможном и серьезном вреде общему делу в том случае, если вы сойдете с дистанции раньше времени, и о большой пользе для компании, если вы продолжите работу в несколько меньшем объеме, но с более качественным выполнением, согласно ленинскому тезису «Лучше меньше, да лучше!».
  • По возможности ведите здоровый образ жизни: выезжайте на природу и дышите свежим воздухом, будьте активны физически, расслабляйтесь с помощью специальных упражнений.
Читайте также:  Как похудеть при сидячей работе женщине

Ультиматум

Если вы замечаете, что начинаете превращаться в зомби от постоянного недосыпа, по любому поводу срываетесь на близких, не можете вспомнить то время, когда на вопрос «Что делаешь?» отвечали «Ничего…», и у вас уже нет душевных сил с этим бороться – прислушайтесь к совету небезызвестного политика и перестаньте, наконец, это терпеть!

Объясните начальству, что вы физически не справляетесь. Предложить варианты решения проблемы: возможно, стоит нанять кого-то вам в помощь или определиться со второстепенными задачами и отказаться от них. Нина предложила как вариант заменить ежедневные отчеты большим отчетом раз в две недели, а также работать посменно, чтобы хоть через день иметь возможность выспаться.

Наталия Петрова, директор по развитию Центра прикладной психологии «Альфа»: «Почему к работе, к делам мы относимся рационально, а к своему организму – нет? Ведь логичнее предупредить, чем исправлять, тем более что исправление не всегда возможно в полной мере. Ведь здесь речь идет о тонко настроенном природой механизме, где все взаимосвязано и отлажено.

До той поры, конечно, пока разрушительное действие стрессов не приведет к необратимым последствиям. Выгорание как реакция на продолжительный, разрушительный стресс крайне опасно! Помните, если человек выгорел однажды, то восстановить ресурс психологического, физического, эмоционального здоровья практически невозможно! Поэтому чем раньше вы прислушаетесь к своему организму и чем быстрее обратитесь за квалифицированной помощью, тем больше у вас шансов сохранить здоровье, вернуть активность и успешность. Не дожидайтесь состояния «кипения», а начинайте действовать еще на стадии «появления пузырьков»».

Внимание – опасность!

(информация к размышлению)

  • Каро́си – внезапная смерть на рабочем месте, вызванная усталостью и переутомлением. В Японии после Второй мировой войны работодатели оплачивали своим сотрудникам только время, проведенное на рабочем месте. Результатом этого стала вынужденная сверхурочная работа без выходных дней, что не могло не привести к повышенной утомляемости и болезням. В 1980-х годах, когда от этого скончались несколько высокопоставленных японских чиновников, СМИ стали регулярно сообщать о подобных случаях, а с 1987 года Министерство труда Японии стало вести статистику смертей, вызванных данным феноменом. В частности, в 2000 году кароси стал причиной смерти премьер-министра Японии Кэйдзо Обути, который за 20 месяцев пребывания на своем посту имел всего три выходных дня и трудился минимум 12 часов в сутки.
  • Выражение «сгорел на работе» – это не просто метафора. Многие, наверное, отмечали связь между нервными ситуациями на работе и похудением. В самом деле, хронический стресс вызывает повышенную выработку так называемых стрессовых гормонов (например, кортизола), которые в свою очередь вызывают ускоренную потерю веса. Постоянная жизнь в режиме, когда разрушение (катаболизм) преобладает над восстановлением (анаболизмом), может привести к тяжелым последствиям для организма: вы почти в буквальном смысле «сгорите» на работе.
  • Гордость стахановцев трактористка Паша Ангелина умерла в возрасте 46 лет, а ткачиха-многостаночница Дуся Виноградова, прототип героини Любови Орловой в фильме «Светлый путь», – в возрасте 48 лет.
  • В книге «Трудоголики, респектабельные наркоманы» канадский психолог Барбара Киллинджер подчеркивает, что специалисты, для которых одержимость работой является средством достижения признания, порой становятся очень конфликтными, жесткими во взаимоотношениях и часто нарушают даже профессиональную этику.
  • По мнению специалиста в области оценки социальных программ Майкла Пэттона, общественное развитие подобно движению автомобиля: если постоянно ехать со скоростью 200 км/ч, двигатель быстро перегреется и сгорит. То же самое и в трудовых отношениях: если заставить человека работать 60 часов в неделю, его ресурс будет быстро исчерпан. Нужно искать компромисс между работой и естественными потребностями, семьей, отдыхом. Только так труд станет максимально производительным.
  • профессиональное выгорание
  • ненормированный рабочий день

В подарок курс повышения квалификации при оформлении подписки Клерк.Премиум!

Что вы получите в крутой бухгалтерской подписке:

• качественное обучение: +450 вебинаров, ежедневные мини-курсы, 50+ онлайн-курсов;
• полную информационную поддержку: безлимитные консультации с экспертами по любым рабочим вопросам;
• эксклюзивные статьи от главреда «Клерка» по вашему запросу.;
• более 400 чек-листов, инструкций, шаблонов для работы;

Забирайте Клерк.Премиум вместе с подарком. Оставьте заявку ниже — ответим на все вопросы.

Источник: www.klerk.ru

55 советов, как справиться с нагрузкой на работе

55 советов, как справиться с нагрузкой на работе

Вне зависимости от того, в какой сфере деятельности вы заняты, в какой отрасли или компании вы работаете, нагрузка существует повсюду. Ниже предлагаются 55 советов, которые помогут вам лучше справиться с ней.

  1. Ясно определите свои карьерные цели. Чего Вы хотите достичь в результате всего этого? Соответствует ли это Вашим жизненным целям? Это именно то, что должно поддерживать Вас каждый день.
  2. Каждый день идите рано на работу. Пусть это будет хорошим началом.
  3. Расставьте все по порядку. Определите для себя сектор из двух задач.
  4. Имейте при себе список дел с задачами, которые вам необходимо выполнить.
  5. Сверяйтесь со своим списком в течение дня, чтобы удостовериться, что вы делаете все правильно.
  6. Кратко записывайте все остальные задачи, которые появляются, в записную книжку. Приступайте к ним, когда освободитесь.
  7. Не пропускайте обед. Это вредно. Кроме того, вы не сможете эффективно работать, если у вас не будет энергии.
  8. Не обедайте за рабочим столом. Выйдите хотя бы ненадолго на свежий воздух.
  9. Пообедайте вместе с коллегами по работе. Самое время, чтобы снять напряжение.
  10. Развивайте полноценные отношения со своими коллегами по работе.
  11. Помогайте своим коллегам по работе. Вы будете чувствовать себя лучше, когда будете что-то отдавать.
  12. Обзаведитесь наставником в собственной компании или где-либо еще. Он/она имеет больше опыта и может поделиться ценным советом.
  13. Станьте наставником для кого-нибудь на работе. Помогая решать кому-то его собственные проблемы, вы сможете по-новому взглянуть на свои.
  14. Осознайте, чего ждет от вас ваш босс. Регулярно обсуждайте/просматривайте собственный рабочий план.
  15. Достигайте самых высоких результатов.
  16. Выстраивайте истинно дружеские отношения со своим боссом.
  17. Обсуждайте с кем-нибудь свои проблемы. Не держите их внутри себя.
  18. Не опаздывайте на собрания/обсуждения/встречи.
  19. Готовьтесь к собраниям/обсуждениям/встречам.
  20. Старайтесь предвидеть потенциальные проблемы.
  21. Подготовьте возможные планы на случай таких проблем.
  22. Думайте о возможностях, а не о проблемах.
  23. Сосредоточьтесь на общей картине. Смотрите на долгосрочную, а не на краткосрочную перспективу.
  24. Отнеситесь к проблеме по-новому, взглянув на собственную ситуацию с точки зрения другого человека.
  25. Следуйте принципу 80/20. Избавьтесь от 80% второстепенных вещей и дел.
  26. Сосредоточьтесь на том, что можно сделать в сложившейся ситуации.
  27. Распределяйте работу там, где это возможно.
  28. Учитесь говорить «нет», если задание не является для вас приоритетным.
  29. Переключитесь на другое, если ничего не можете сделать в этой ситуации.
  30. Положитесь на опыт и знания ваших коллег.
  31. Поднимайте проблемы перед собственным боссом, если они за пределами ваших возможностей.
  32. Определите источники собственного напряжения и найдите решение проблемы.
  33. Вознаграждайте себя, если что-то выполнили.
  34. Создайте социальную сеть на своем рабочем месте.
  35. Поддерживайте свой круг общения за пределами работы. Ваша жизнь не вращается вокруг работы.
  36. Дышите глубоко и спокойно все время.
  37. Формируйте хорошую осанку. Она заставляет вас выглядеть лучше, позволяет вам думать лучше и в будущем предотвращает боли в спине.
  38. Ежедневно медитируйте, чтобы навести порядок в голове.
  39. Слушайте свою любимую музыку, когда работаете (естественно, в наушниках).
  40. Занимайтесь спортом. Выделяйте для него определенное время каждую неделю.
  41. Сделайте свой стол удобным для работы. Создайте организующую систему, поставьте личные фото, уберите ненужные вещи и т.д.
  42. Отдыхайте от компьютера время от времени. Сходите в туалет, дойдите до буфета и т.д.
  43. Перекусите фруктами, если испытываете голод.
  44. Поставьте бутылочку/стакан с водой около себя. Многие сотрудники не пьют ежедневно достаточное количество воды.
  45. Заглядывайте наперед в свой ежедневник/еженедельник, чтобы знать, что идет следующим по плану.
  46. Будьте хозяином своего времени.
  47. Возьмите на себя обязательство уходить с работы вовремя.
  48. Делайте то, что необходимо сегодня, и откладывайте остальное на завтра. Работа никуда не убежит.
  49. Высыпайтесь каждый день. Старайтесь спать не меньше 6 часов. Это позволит дольше работать на следующий день.
  50. Отдыхайте, если болеете. Вы не супермен, но даже супермен время от времени устает.
  51. Рационально управляйте своими возможностями.
  52. Если дела идут тяжело, помните, что все это – часть вашей работы – за это вам платят деньги.
  53. Сосредоточьтесь на том, что вы любите в своей работе.
  54. Расслабьтесь после трудового дня. Возьмите тайм-аут для отпуска.
  55. Оставьте свою работу. Если все предыдущие 54 совета не помогают, и ваша работа слишком тяжела для вас, бросьте ее. Нет никакого смысла проживать жизнь, полную страданий.
Читайте также:  Ro питание что это

Советы в качестве бонуса!

Делайте все постепенно. Как выразился Майкл Джордан “Шаг за шагом, я не вижу иного пути для достижения чего-либо”.

Отделите себя от ситуации. Люди становятся напряженными и раздраженными, потому что они объединяют себя с проблемой и последствиями. Признайте, что это существует отдельно от вас, посмотрите на это объективно.

Делайте все зависящее от вас, а остальное приложится.

Перенесите точку контроля внутрь. Вы обычно вините за все, что происходит, внешние обстоятельства или берете ответственность на себя? Если Вы возьмете под контроль все, что происходит, даже если кажется, что это нельзя контролировать, вы будете лучше подготовлены, чтобы справиться с тем, что случится.

Перевод статьи: «55 Tips to Manage Work Stress».

Будем благодарны, если поделитесь статьей:

  • Полезная информация и советы как изменить себя и мир
  • Работать или вкалывать
  • 13 советов, как упростить рабочий день
  • Как бросить работу и отдыхать вечно?
  • Как выжить в офисе?
  • Как стать богатым без особых усилий
  • Как развить уверенность в себе
  • Как улучшить зрение за 7 дней (9 упражнений)
  • Вред алкоголя и его влияние на организм человека
  • 10 причин бросить курить
  • Самая полезная еда
  • Медитация для самопознания и духовного прогресса

Источник: www.vitamarg.com

Рейтинг
( Пока оценок нет )
Загрузка ...
Lady Today