Меня иногда спрашивают, как я все успеваю — учиться, работать, писать в блог, уделять время семье, путешествовать, заниматься спортом и даже иногда спать. Первое, что я отвечаю — это то, что лирический герой данного блога и его автор не есть один и тот же человек. На самом деле автор ленив, инертен и бестолков.
Ну а второе — это простые банальные правила, которые уже давно кем-то написаны и хорошо известны. На днях один знакомый человек прислал мне письмо с некоторыми вопросами про тайм-менеджмент, и я в ответ написал практически готовый пост. Который и выкладываю с небольшими корректировками.
Как известно, есть два гуру тайм-менеджмента — Дэвид Аллен и Глеб Архангельский. Первый изобрел гениальную систему «Getting Things Done (GTD)», а второй был первым русскоязычным автором, который стал о ней рассказывать людям, который не говорят по-английски. Все остальное — это, как правило, калька с GTD, поэтому я просто попробую доступным языком рассказать об этой методе.
7 правил организованных людей, которые ты (возможно) не соблюдаешь
1. Наша эффективность напрямую зависит от того, насколько свободна или загружена наша голова. Это ключевой принцип GTD, согласно которому ни в коем случае не надо заваливать себя задачами, делами и напоминаниями. Чем меньше в голове, тем лучше мы фокусируемся на выполнение наших дел и мыслях о вечном . Так или иначе все остальные пункты являются продолжением этого постулата.
2. Мой посуду после еды, а не до. Только так она всегда будет чистой. Говоря нормальным языком — по возможности делай дела сразу же, как только они возникли. Это то, чему нас учили родители и учителя в школе, но мы отказываемся в это верить.
Если делать уроки в день, когда их задали, то будет больше времени для того, чтобы беззаботно играть футбол, смотреть кино или путешествовать на выходных. Все равно их когда-то надо будет делать, и если сделать это сразу, то чувство вины не будет съедать тебя изнутри.
3. Заведи «список добрых дел». Существуют десятки приложений для iPhone или Android, которые позволят сделать простейший список, который всегда будет с тобой. Только не ставь сложные системы, в которых надо убивать время на то, чтобы создавать сложные структуры проектов с метками, ветвями задач и т.д. Чем проще, тем лучше: создал задачу — выполнил — удалил. Лично я использую Google Task как базу плюс всякие приложения поверх нее с более удобным интерфейсом (например, GoTasks).
4. Избавься от всех «висяков». У каждого из нас есть список вещей, которые мы всегда откладываем «на потом». Починить кран, разобраться в шкафу, отсканировать семейные альбомы. И каждый раз, когда мы натыкаемся на них глазами, нас гложет совесть, которая парализует любую активность в других направлениях. А если их просто взять и сделать в течение одного выходного, то освободится масса энергии и креатива для следующих.
5. Если дело можно сделать меньше, чем за две минуты, сделай его прямо сейчас. Как правило, 90% наших задач выполняются почти мгновенно (звонки, письма, всякие мелочи по дому). Так чего же тянуть?
Как все успевать? | Моя методика
6. Декомпозируй все сложные дела на множество мелких задач. В списке не должно быть абстрактных вещей типа «подать декларацию в налоговую». Должны быть простые и понятные дела, которые желательно сделать меньше, чем за две минуты: «скачать и установить ПО для составления декларации», «запросить на работе справку 2-НДФЛ», «заполнить декларацию», «отправить заказное письмо». Гораздо проще съесть слона, отрезая от него по маленькому кусочку.
7. Кидай мяч на другую сторону. Старайся, чтобы дела не «зависали», и ты максимально быстро от них избавлялся, особенно если речь идет о вовлечении других людей (тем более бюрократии). Чтобы они не накапливались, надо перестать быть «узким местом» и отфутболивать их при первой возможности.
Пришло письмо — сразу же отвечай (или сразу же пиши ответ и ставь на отложенную отправку). Пришло рабочее задание — сразу же организуй встречу и распредели полномочия, чтобы люди начинали работать. Таким образом, дела будут делаться без твоего участия.
8. Ищи резервы. Мы порой даже не представляем, сколько у нас на самом деле «свободного» времени. Пока ты бегаешь, можно полчаса слушать аудиокнигу или курс иностранного языка (не говоря уже о метро и пробках). Пока ребенок спит, можно почитать книгу. Или пописать ее, пока коллеги устраивают перекур.
9. Расставляй приоритеты. Как известно, 80% результата приносят всего лишь 20% усилий. В таком случае, лучше сделать на 80% пять дел и достичь в сумме 400%, чем добивать одно единственное на 100% (разве только это дело не приносит вам все ваши деньги). Да и если жить в таком режиме, как советует автор в предыдущих восьми пунктах, то можно с ума сойти. Хотя мне нормально.
10. Наконец, старайся максимально увеличивать количество дел, которые тебе нравятся. Так не надо будет себя заставлять, и продуктивность повысится сама собой.
А вы как своим временем управляете?
Источник: skitalets.livejournal.com
Как все успевать? Секреты управления временем
Зная секреты управления временем и следуя простым, но важным правилам, вы сможете с легкостью реализовать запланированные дела на работе и дома.
А правильно распланированный день позволит вам не только все успевать, но и вести активную и гармоничную жизнь, сохраняя при этом позитивный настрой в течение всего дня.
Шесть секретов управления личным временем
- Составляйте список предстоящих дел
Возьмите за правило — составлять накануне список предстоящих дел на завтра. Конечно, не факт, что вам удастся переделать все из того, что вы запланировали. Но, это поможет вам и дома, и на работе упорядочить время таким образом, чтобы успеть сделать их большую часть.
Психологи и специалисты по тайм-менеджменту рекомендуют начинать свой день с постановки 2 – 3 ключевых заданий на день.
Удастся сделать больше – просто великолепно, но основную часть усилий нужно направить на выполнение именно этих первоочередных дел. Со временем такое планирование станет для вас ежедневной нормой, и вы забудете, что такое авралы на работе и беспорядок в бытовых делах.
2. Используйте правило 20/80
Существует такой принцип, или закон Парето: 20% затраченных усилий дают 80% результата. И наоборот: 80% усилий дают всего 20% результата.
Есть над чем задуматься, когда вы задаете себе вопрос: «Как все успеть?»
Основной практический смысл, который можно извлечь из этого правила, следующий: максимум усилий нужно направить на выполнение самого сложного и самого важного задания, и вы получите результат намного быстрее, чем если рассеете силы на мелкие, малозначительные этапы.
3. Занимайтесь спортом
На протяжении дня делайте по крайней мере небольшую 30-минутную разминку. Получасовую зарядку можно включить даже в очень загруженный распорядок дня, а польза от нее неоценима. Регулярные физические упражнения необходимы не только для физического здоровья и красоты.
Занимаясь спортом, вы улучшаете кровообращение во всем теле, в том числе – и в головном мозге. Следовательно, ваша «умствующая верхушка» будет работать намного эффективнее.
Благодаря зарядке вы сможете улучшить память и другие когнитивные функции, будете мыслить более креативно и схватывать любую информацию буквально на лету. Да и настроение будет на высоте!
4. Концентрируйтесь на выполнении одной задачи
Не пытайтесь уподобиться Юлию Цезарю, который был любителем выполнять несколько дел одновременно. Многочисленные исследования психологов давно подтвердили, что легендарный император был редчайшим исключением из правил.
Увы, такой подход к работе отнюдь не способствует продуктивности!
Психологи настаивают, что одновременное выполнение нескольких дел снижает эффективность деятельности, ухудшает качество выполненной работы, и при этом отнимает больше усилий, чем вы потратили бы, если бы выполнили эти задачи последовательно. Все потому, что снижается концентрация внимания, и вашему мозгу приходится работать на повышенных оборотах. Лучше сконцентрироваться на выполнении одной задачи, самой актуальной в данный момент.
5. Контролируйте информационные потоки
Ежедневно мы сталкиваемся с огромным количеством информации и наш мозг вынужден усваивать и переваривать все эти сведения, затрачивая на это бесценные психические ресурсы. Печально, что большая часть информации, которая ежедневно выливается на нас из СМИ и социальных сетей, совершенно бесполезна для нас.
Эксперты по тайм-менеджменту настоятельно рекомендуют вдумчиво дозировать подобного рода информацию, избегать информационного шума из СМИ и интернета. Стоит всего лишь взять под контроль ситуацию – уменьшить время, проведенное в соцсетях и за просмотром телевизора, и вы удивитесь, сколько дополнительного времени вы смогли освободить.
К тому же, это невероятно эффективно помогает «разгрузить мозг».
6. Вовремя заканчивайте рабочий день
Не позволяйте работе покушаться на ваше личное время, научитесь выполнять все поставленные задачи в течение рабочего дня и не оставаться в офисе сверх нормы.
Возьмите себе за правило выключать рабочий компьютер каждый день в одно и то же время, а остаток дня посвящать семье, друзьям, собственным увлечениям или уходу за собой.
Общеизвестно, что смена деятельности – это лучшее лекарство от усталости.
После работы стоит заняться приятными делами, которые вам интересны и доставляют удовольствие. Это поможет быстрее восстановить свои силы и избежать синдрома профессионального выгорания.
Вот такие секреты управления временем! Надеюсь, они вам помогут в решении вопроса: «Как все успевать на работе и дома?» Удачи!
Источник: mnogosovetof.ru