Как закончить официальное письмо

Время идет, все меняется, технологический прогресс идет семимильными шагами, но одно все же остается неизменным. Как и наши далекие предки, мы нуждаемся в постоянном обмене информацией. И хотя сейчас мы запросто можем позвонить желаемому собеседнику, но иногда это не представляется возможным, и тогда приходится писать письма. А для того чтобы оставить у адресата наиболее благоприятное впечатление, очень важно правильно составить свое письменное сообщение и верно закончить его, что под силу далеко не каждому. Так что сейчас мы и постараемся разобраться в том, как заканчивать письма своим друзьям, близким или деловым партнерам.

Принцип написания писем хорошо знакомым людям

Перед тем как начать разбираться с концовкой сообщения, важно правильно написать само письмо, следуя очень простым правилам. Отправляя послание друзья, родным и близким, по сути, можно даже не особо задумываться о том, каким должен быть образец письма, написанного вами. Здесь будет достаточно просто условно поделить сообщение на три части.

Как закончить официальное письмо

1. Приветствие, в котором нужно поздороваться с собеседником, называя его по имени, справиться о его делах и самочувствии.
2. Основная часть письма, где можно описать все то, о чем хочется поделиться с адресатом — о происшествиях в своей жизни, своих эмоциях, переживаниях и просто поделиться какими-либо новостями.
3. Окончание сообщения, в котором следует попрощаться с получателем. Но о том, как заканчивать письма друзьям и близким, мы поговорим позднее более подробно.

Принцип написания писем делового характера

В свою очередь, послание деловому партнеру пишется совершенно иначе. Прежде всего стиль сообщения должен быть строго формальным, в нем не должно содержаться ни единой ошибки, а образец письма должен быть взят из официального источника. Однако, несмотря на то, что есть разные виды деловых переписок и множество особенностей у каждой из них, можно составить примерный план любого делового послания.

Концовка письма друзьям или близким

Теперь пришло время поподробнее остановиться на том, как же конкретно нужно закончить послание хорошо знакомому или родному человеку, чтобы оставить после себя максимально благоприятное впечатление и вызвать у собеседника желание поскорее написать ответ.

Прежде всего, перед тем как закончить письмо другу, родному или близкому человеку, следует внимательно перечитать свое послание. После прочтения сообщения наверняка захочется еще что-то добавить, исправить или дополнить в нем, чтобы текст получился максимально полным и понятным. После этого рекомендуется еще раз перечитать письмо, после чего останется лишь добавить своеобразный «эпилог» в конце, уточнив в нем основную мысль своего послания, и тепло попрощаться со своим собеседником.

Как закончить официальное письмо

Концовка официального письма

В деловой переписке концовка сообщения играет едва ли не самую важную роль. Именно поэтому особое внимание при его составлении следует уделить тому, как закончить деловое письмо, чтобы соблюсти этикет и правила хорошего тона. И первым делом перед написанием финальной части послания нужно опять-таки перечитать письмо, исправить в нем все ошибки и правильно его отформатировать, чтобы текст был хорошо читаемым, а важные моменты сразу были заметны благодаря выделению жирным шрифтом.

После такой подготовки можно переходить, собственно, к окончанию письма. Если оно состоит из нескольких листов, в концовке важно сделать резюме сообщения, состоящее из пары абзацев, в котором нужно будет отразить самые важные моменты послания, чтобы получателю было легче составить свой ответ. Если же письмо небольшое, то необходимости в резюмирующей части нет, так что в конце будет достаточно просто попрощаться, уважительно обратившись к собеседнику, и подписаться.

Дружеская или деловая переписка с иностранцем

Наш век считается временем, стирающим границы. И это неспроста, ведь в мире телекоммуникационных технологий мы можем общаться не только со своими соотечественниками, но и с иностранцами. Однако, решившись начать переписку с человеком из другой страны, важно, во-первых, свободно общаться на его родном языке, во-вторых, быть хотя бы немного знакомым с менталитетом иностранца, и в-третьих, знать, как заканчивать письма, чтобы собеседнику было приятно их читать. Но из какой бы страны ни был получатель письма, какой бы ни была переписка — деловой или дружеской, очень важно в ней быть взаимовежливыми, обязательно здороваться с собеседником и вежливо прощаться с ним.

Финальные строки послания

Подходя к завершению своего послания, очень важно знать, как заканчивать письма финальной фразой, которая должна передать все ваше уважение и симпатию к собеседнику.

Так, финальная строка письма другу, близкому человеку или родственнику может звучать так:

• С любовью, (ваше имя).
• Отличного настроения!
• До встречи.
• Жду ответа.
• Передавай всем привет от меня.
• Скоро увидимся.

А вот официальное послание должно писаться с уважением в конце письма к его получателю и без какой-либо фамильярности. Так что, заканчивая писать деловое сообщение, в финале нужно писать:

• С надеждой на плодотворное сотрудничество.
• С уважением (ваше Ф.И.О. и должность в компании).
• С почтением (ваше Ф.И.О. и должность в компании).
• Спасибо, что откликнулись на наше предложение.
• Пожалуйста, отреагируйте как можно быстрее.
• Если вы заинтересованы в дополнительной информации, пожалуйста, свяжитесь с нами.

Источник: www.syl.ru

Деловой речевой этикет в служебных письмах Учебное пособие

В практике делового общения особое место придается соблюдению норм и правил речевого этикета в письмах различного содержания. Речевой этикет делового письма является проявлением культуры адресанта.

Вступительное обращение и заключительная форма вежливости представляют собой общепринятые стандартные формулы.

Вступительное обращение — это способ привлечения внимания адресата, установления контакта с ним.

В практике отечественной переписки до недавнего времени обращение традиционно использовалось в письмах полуофи­циального характера; в письмах-приглашениях, адресуемых конкретным лицам (заслуженным деятелям науки, искусства, культуры, депутатам, лицам, занимающим высокое общест­венное положение, и др.) или группе лиц, связанных до роду своей деятельности; в коммерческой корреспонденции. В со­временных служебных письмах роль обращения возросла, оно используется в тех случаях, когда ситуация требует непосред­ственного обращения к должностному лицу или лицам.

Обращение помещается отдельной строкой по центру. Восклицательный знак придает письму эмоциональный ха­рактер, указывает на особое значение, придаваемое автором со­держанию излагаемого вопроса.

При обращении к адресату следует принимать во внимание его служебное положение, сферу деятельности, характер взаи­моотношений между сторонами, цель письма и пр.

Если письмо направляют в адрес учреждения, организации, предприятия, компании или адресуют должностному лицу, имя, фамилия и пол которого не известны, то общепринятыми обращениями являются следующие:

— Уважаемые господа!

— Господа!

При обращении к лицам одного профессионального круга возможно обращение:

— Уважаемые коллеги!

— Дорогие коллеги!

Для русского речевого этикета нивелирование полов — характерная черта, поскольку до 1917 г. женщин на государственной службе практически не было, а в советский период распространенным было бесполое обращение “товарищ” (тов. Иванова Н. С.). В последние годы при адресовании письма должностному лицу женского пола используется существительное мужского рода (следователь, генеральный директор заведующий и т. д.).

Если получателем письма является особо важная персона: высокое должностное лицо (губернатор, мэр), заслуженный деятель науки и культуры, известный общественный деятель, президент (предсе­датель) общества, кампании, фирмы и др., то используют обращения:

— Глубокоуважаемый Алексей Петрович!

— Многоуважаемый Павел Анатольевич!

Возможно обращение с указанием должности и без фа­милии:

— Уважаемый господин Министр!

— Уважаемый господин Губернатор!

— Уважаемый господин Депутат!

— Уважаемый господин издатель!

— Уважаемый господин председатель!

При обращении к лицу, имеющему звание, можно исполь­зовать следующий вариант:

— Уважаемый доктор!

— Уважаемый профессор!

Авторам писем следует иметь в виду, что сегодня как ни­когда важно личностное обращение, которое вызывает у адре­сата повышенный интерес к письму, свидетельствует о внима­нии и уважении отправителя к деловому партнеру.

Включение в формулу обращения фамилии адресата при­дает тексту документа вежливо-официальный характер. Если в обращении указываются имя и отчество, а фамилия не называется, то оно приобретает несколько личный характер. Обращение по имени и отчеству допускается в письме-приглашении, письме-сообщении, письме-благодарности и некоторых других. Эти различия обусловлены традициями русской речевой культуры:

— Глубокоуважаемый господин Петров!

— Глубокоуважаемая госпожа Петрова!

— Многоуважаемый господин Смирнов!

— Многоуважаемая госпожа Демина!

— Уважаемый господин Горский!

— Уважаемая госпожа Пронина!

— Господин Мартынов.

— Уважаемый Дмитрий Иванович!

— Уважаемая Ксения Петровна!

-Игорь Константинович,.

Заключительная форма вежливости завершает основной текст, помещается с правой стороны на одной вертикали с датой, расположенной наверху, и отделяется от текста письма двумя-тремя интервалами. В конце заключительной формулы вежливо­сти, как правило, ставится запятая, но допустимо и ее отсутствие. Реквизит “Подпись” (наименование должности лица, подписав­шего документ, личная подпись и ее расшифровка) проставля­ется ниже заключительной формулы вежливости в соответст­вии с ГОСТ Р 6.30-97. В письмах, оформленных на должност­ных бланках (а также в некоторых письмах частного характера), наименование должности и расшифровка подписи не ставятся.

В деловой переписке существует несколько вариантов за­ключительной формулы вежливости. Если письмо начинается с фразы: Уважаемый господин . то оно должно заканчивать­ся фразой: С уважением,.

В поздравительных и благодарственных письмах, в пись­мах, имеющих личный характер, используются следующие языковые формулы:

— Искренне Ваш (а); .

— Искренне Ваши.

— С нauлучшuмu пожеланиями, .

— С наилучшими пожеланиями и приветом, .

-С сердечным приветом, .

— С сердечным приветом и пожеланиями, .

-С благодарностью. Ваш.

-С дружественным приветом,.

— С дружеским приветом, .

— Наши наилучшие пожелания г-ну (имя).

В реальной ситуации отправитель должен руководствоваться не только стандартом, но и правилами хорошего тона.

В письмах малознакомым людям или деловым партнера следует использовать официальные формулировки:

— С уважением,.

— С благодарностью и уважением, .

— С глубоким уважением, ..

ПИСЬМО-БЛАГОДАРНОСТЬ

Как правило, такие письма имеют персональную адресацию.

Слова благодарности уместны как в начале, так и в конце письма. Письмо с выражением благодарности может быть различным по содержанию, например: письмо-просьба, письмо-подтверждение, письмо-приглашение, письмо-ответ на приглашение, сопроводительное письмо, письмо-запрос и т. д. При выборе той или иной формулировки для выражения благодарности следует принимать во внимание характер деловых и личностных отношений между отправителем и получателем письма.

В начале письма можно засвидетельствовать свое уваже­ние, почтительное отношение к адресату, признание его за­слуг, положительную оценку ума делового партнера и т. п. или выразить благодарность за полученную корреспонденцию:

• Приносим
• Выражаем
• Принося
• Выражая

• Разрешите
• Позвольте
• Имеем честь

• Разрешите (нам)
• Позвольте (нам)

• Приглашаем (Вас)
• Имеем честь пригласить Вас
• Примите наше приглашение

• Просим принять участие в .

• Не согласитесь ли
• Не можете ли
• Не хотите ли
• Не согласились бы
• Не могли бы
• Не хотели бы

• Приношу свои (наши) извинения
• Примите, пожалуйста, мои (искренние) извине­ния
• Хочу принести свои самые искренние извинения
• Приносим извинения
• Прошу извинить
• Просим извинить
• Мы приносим свои извинения
• Я приношу Вам извинения от имени (название ор­ганизации, органа управления, должностного лица)
• Я должен извиниться перед Вами

• Разрешите
• Позвольте

• Направляем
• Посылаем
• Высылаем
• Препровождаем
• Возвращаем

• В ответ на

• Ссылаясь на

• Согласно

• В соответсвии с

• В связи с

• В подтверждение

Источник: studfile.net

10 основных правил деловой переписки