Как закончить письмо с уважением пример

Если вы думаете, что эпистолярный жанр канул в Лету, вы глубоко ошибаетесь. В быту, не поспоришь, стало привычным звонить по телефону или обмениваться моментальными сообщениями ICQ — просто и быстро. Однако в деловых взаимоотношениях по-прежнему письма играют важную роль: телефонный разговор, переписку по «аське» к делу не подошьешь: здесь нужны более серьезные документы.

Относиться к написанию деловых писем необходимо щепетильно и ответственно. Для любого делового письма, в том числе посылаемого по электронной почте, рекомендуется использовать фирменный бланк , где указаны реквизиты организации. Это подчеркивает, что за письмом стоит солидная фирма, и с ней можно иметь дело. Обязательно указать дату написания письма. Месяц желательно писать буквами, сокращения, типа 20.01.02, приняты только в России и в международной практике не употребляются.

Адрес получателя пишется дважды: на конверте с правой стороны внизу и в левом верхнем углу письма. Если письмо вкладывается в конверт с прозрачным окошком, то адрес пишется один раз — в письме, и оно складывается так, чтобы адрес получателя оказался в окошке. Адрес пишется в следующем порядке: номер дома, улица, название города, области, республики (штата, графства, кантона и т.п.), почтовый индекс, страна.

Как написать деловое письмо, чтобы ответили | Советы по написанию письма с предложением чего-либо

После адреса — инициалы и фамилия адресата. Перед инициалами ставятся сокращения «Г-ну», «Г-же» или «Г-дам». Если у адресата есть звание или титул, лучше вместо обращения «Господин» указать его. Во всех западноевропейских странах и в США опускать титулы считается невежливым. Однако писать и говорить «Господин + титул + фамилия» принято только в Германии.

Во Франции и в Англии дворянский титул адресата всегда указывается в адресе, но его не принято упоминать в тексте письма.

Слова «Господин» и «Госпожа» не принято употреблять без фамилии, и их всегда сокращают до «Г-н» или «Г-жа», тогда как звания и титулы желательно писать полностью. В Англии после имени адресата часто пишется вежливое обращение «Эсквайр» (Esquire — Esq.), причем оно никогда не употребляется в совокупности со словом «Господин». Если вы хотите послать письмо лично, то после фамилии укажите: «Лично» (Private — для Англии, Personal — для США).

Если письмо адресовано фирме и должно быть прочитано определенным человеком, употребляется выражение «Вниманию г-на. » (Attention of. ). Можно послать письмо на адрес фирмы лицу, чей адрес неизвестен, а фирма, в которой он работает, поддерживает с ним деловую связь, указав «Через» (Care of или C/O).

Вступительное обращение традиционно состоит из слов «Уважаемый г-н (г-жа) + фамилия» или «Дорогой г-н (г-жа) + фамилия». В официальных письмах не принято обращаться на «ты», даже если в жизни вы накоротке. В зависимости от степени близости с вашим корреспондентом, обращение может начинаться словами «Дорогой + имя» или «Уважаемый + фамилия».

Не стоит в обращении писать: «Ув. г-н директор!». В данном случае сокращения неуместны. Слова «уважаемый», «господин», «госпожа», «заместитель директора», «начальник отдела» и им подобные следует писать полностью. Иначе получатель вправе подумать, что вы его на самом деле не очень-то уважаете.

Хорошее впечатление производят деловые письма, в которых после приветствия содержат некое вступление-комплимент . Обычно говорят о том, что рады приветствовать столь известную фирму, что для вас будет оказывать услуги столь солидному партнеру большой честью и т.п. Можно выразить надежду на долговременное и взаимовыгодное сотрудничество.

Плохое впечатление производят деловые письма, содержащие словесный мусор ( «Мы, конечно же, уверены, что сотрудничество с нами обязательно будет выгодно вам », излишнюю вежливость (« Будьте любезны, прочтите это письмо, пожалуйста »), бессодержательные прилагательные ( выдающийся, восхитительный, замечательный ), лишних местоимений (« мы все рады сотрудничать с вами и вашей фирмой »).

Письма, составленные в таком стиле, всегда создают впечатление, что его автор имеет низкий социальный статус. Они оцениваются как менее компетентные и заслуживающие меньшего доверия, чем те, где текст написан «тверже». Поэтому нужно всячески избегать употребления общих фраз, слов-паразитов и ненужных прилагательных.

При написании деловых писем не стоит употреблять директивные фразы-указания (« вам следует связаться с нами по телефону. »). Такой фразой вы психологически настраиваете людей против себя. Не стоит высокомерно указывать партнерам, как им следует себя вести. Лучше написать: « Для обсуждения деталей нашего предложения вы можете связаться с нами по телефону..

.». Смысл тот же, но тон письма настраивает на более доброжелательное к вам отношение.

О писывая деятельность своей фирмы, для создания впечатления конкретных достижений обратите внимание на выбор глаголов . Глаголы совершенного вида говорят о реальных результатах: выполнили, разработали, увеличили, создали, сделали и т.п . Глаголы несовершенного вида создают более неопределенные по отношению к результату деятельности: производим, работаем, выполняем, участвуем . Они дают представление скорее о выполняемых функциях, чем о достигнутых результатах. Использование глаголов совершенного вида создаст впечатление конкретных успехов, а значит создаст впечатление солидности и респектабельности вашей фирмы.

В письме-просьбе , по возможности, сжато укажите причину, саму просьбу сформулируйте чётко, заранее поблагодарите за исполнение. В знак благодарности за ответ, как выражение готовности к сотрудничеству или в качестве информационного сообщения пишутся письма-извещения . Под таким письмом достаточно поставить подпись референта.

Письмо-напоминание направляется в тех случаях, когда с помощью телефонных переговоров или личного контакта не удается получить желаемый результат. Цель такого письма — тактично напомнить о необходимости выполнить взятые на себя обязательства.

Письмо-подтверждение является гарантией ранее данных обещаний или уже оговоренных условий. Такое письмо является выражением вежливости и уважения к партнеру. В письме-претензии должна содержаться сама претензия, основание для её предъявления и конкретные требования.

В ответ на претензию пишут письма-отказы . Начинать и заканчивать такое письмо лучше с позитивной информации: например, перечислением того, с чем вы согласны, затем объяснить причину отказа. Письмо поможет, несмотря на отказ, поддержать нормальные отношения с клиентом или партнером.

Письмо-извинение обычно содержит изложение причин, по которым внезапно нарушается предварительная договоренность. В ряде случаев такое письмо направляется после уведомления по телефону. Гарантийное письмо направляется как обязательство оплаты за что-либо с указанием вида операции, которую предстоит произвести. Письмо заканчивается фразой «Оплату гарантируем» и указанием своих банковских реквизитов и имеет две подписи — руководителя и главного бухгалтера.

Поздравления, благодарности, соболезнования лучше писать от руки, чтобы подчеркнуть искреннее и индивидуальное отношение к партнёру.

Письмо, содержащее серьезное деловое предложение , предполагающее денежные взаиморасчеты на солидную сумму, лучше отправлять по почте, а не по факсу или e -mail. В идеале почтовый курьер должен вручить его лично руководителю или секретарю. Такое письмо обязательно должно иметь большой фирменный конверт, отпечатанный типографским способом.

В деловом письме обязательно должна присутствовать заключительная формула вежливости : «С почтением», «С уважением». В официальном письме за рубежом, как правило, употребляется Very truly yours («Искренне ваш»). Причём в ответном письме желательно употребить ту же формулу вежливости, что и в полученном.

Как видите, всё очень просто, хотя условностей более чем достаточно. Пишите письма!

Источник: www.pravda.ru

Как правильно подписать с уважением?

Аналогом заключительной фразы «С уважением,» могут быть фразы «С выражением надежды на дальнейшее сотрудничество.», «С наилучшими пожеланиями,» и т. д. Заключительную этикетную фразу располагают перед реквизитом «подпись», а от реквизита «подпись» отделяют запятой.

Деловое письмо традиционно завершается фразой: «С уважением, …» — если предполагается нейтральное обращение. Если, вы лично знакомы с Адресатом, то можно закончить письмо фразой «Искренне Ваш, …». Например: Искренне Ваш, Директор (подпись) И.И. Васильков. Должность, подпись, потом — инициалы, имя и отчество, и затем фамилия.

Подпись ставится собственноручно.

1. Как правильно писать в конце письма с уважением?
2. Как правильно указать в письме с уважением?
3. Что пишут после с уважением?
4. Как правильно ставить подпись в конце письма?
5. Как красиво закончить письмо?
6. Как правильно подписывать официальные письма?
7. Чем можно заменить с уважением?
8. Как выразить уважение в деловом письме?
9. Нужно ли писать уважаемый?
10. Нужно ли писать с уважением?
11. Как просить с уважением?
12. Нужно ли ставить точку в конце письма?
13. Как сделать на почте с уважением?
14. Что должно быть в подписи?
15. Что должно быть в подписи письма?
16. Как правильно писать в письме уважаемый?
17. Как закончить письмо кроме с уважением?
18. Что пишут в конце электронного письма?
19. Как закончить письмо с предложением о сотрудничестве?
20. Как написать официальное обращение?
21. Как можно попрощаться в деловом письме?
22. Как правильно писать искренне Ваш?
23. Как правильно писать с уважением с большой или маленькой буквы?
24. Можно ли ставить восклицательный знак в деловой переписке?
25. Что сначала подпись или фио?
26. Как оформлять подпись?
27. Как сказать спасибо в деловом письме?
28. Нужно ли в служебной записке писать уважаемый?
29. Что написать в конце письма другу?
30. Как правильно согласно письму?
31. Как правильно писать С уважением директор?
32. Как написать в письме с уважением директор?
33. Нужно ли ставить запятую после слова уважаемый?
34. Как сделать подпись в рабочей почте?
35. Какая должна быть подпись в электронном письме?
36. Как правильно добавить имя и подпись к письму?
37. Как правильно закончить письмо о сотрудничестве?
38. Нужно ли в каждом письме писать с уважением?
39. Как правильно написать с уважением Иван?

Как правильно писать в конце письма с уважением?

Правильно: С уважением.

Как правильно указать в письме с уважением?

Слова «с уважением» не являются вводным, а подпись — обращением. Эта фраза подразумевает, что «Это письмо написал с уважением к вам N.N.». Как и в ней, в сокращенном варианте запятая по правилам не ставится.

Что пишут после с уважением?

Однако в соответствии с современными стандартами оформления деловых писем запятая после «С уважением» всё же нужна. Таким образом, вопрос о постановке этой запятой сводится к тому, что́ для вас важнее — писать по-русски или «по-современному».

Как правильно ставить подпись в конце письма?

Хорошая и плохая подпись:

• Подпись должна быть на языке ваших адресатов
• Сначала имя, потом фамилия
• Телефон — только личный
• Без «С уважением»
• Указывать понятную должность
• Не указывать и должность, и отдел
• Не нужно писать всю оргструктуру

Как красиво закончить письмо?

Наиболее универсальными являются такие заключительные фразы, как ‘С уважением’, ‘Всего наилучшего’, ‘С наилучшими пожеланиями’. Их допустимо использовать в любой ситуации и в любом письме.

Как правильно подписывать официальные письма?

Любое из них должно иметь подпись, идентифицирующую своего отп равителя — его имя, должность, контактные данные. Отсутствие такого атрибута свидетельствует о низком уровне профессионализма и незнании стандартных норм делового этикета.ФИО:

• Иванов Иван Иванович;
• Иван Иванов;
• Иванов Иван и т. д.

Чем можно заменить с уважением?

Синонимы «с уважением» (8 слов)

Как выразить уважение в деловом письме?

Если текст документа начинается с личного обращения к адресату, правила делового этикета требуют в конце текста, перед подписью, заключительную формулу вежливости «С уважением».

Нужно ли писать уважаемый?

В обращении следует выразить уважение с помощью общепринятых слов: «Уважаемый», «Господин», «Госпожа». В предыдущем ГОСТ Р 6.30-2003, сокращения «г-ну» и «г-же» были недопустимы, в новом это стало возможным. Но лучше воспользоваться старым вариантом и писать обращение без сокращений.

Нужно ли писать с уважением?

В подписи достаточно написать имя и должность, если должность в этом случае важна. Приписка «с уважением» не помогает, но и не мешает, разве что создает дополнительное ощущение формализма. Если нет задачи делать письмо формальным, «с уважением» можно не писать.

Как просить с уважением?

Обращайтесь к адресату персонально, лучше — по имени отчеству: «Уважаемый Иван Иванович!», «Уважаемый господин Иванов!» Во-первых, Вы выразите свое уважение адресату, во-вторых, просьба, обращенная к конкретному человеку, накладывает на него ответственность за ее выполнение.

Нужно ли ставить точку в конце письма?

Точка после подписи в деловом письме не ставится. В документах, в том числе в деловых письмах, подпись выступает в функции так называемого реквизита (обязательного элемента), не составляющего законченного предложения.

Как сделать на почте с уважением?

Как добавить или изменить подпись:

• Откройте Gmail.
• В правом верхнем углу нажмите на значок «Настройки» Все настройки.
• Найдите раздел «Подпись» и введите текст в поле. Если нужно, отформатируйте текст — измените шрифт, добавьте изображение или ссылку.
• Нажмите Сохранить изменения внизу страницы.

Что должно быть в подписи?

Специальные правила выполнения подписи отсутствуют, поэтому каждый человек вправе выбрать (создать) себе подпись произвольно. Подпись может состоять из букв, как образующих фамилию человека так и не образующих его фамилию. При этом обозначение фамилии в подписи, как правило, отличается от обычного её начертания.

Что должно быть в подписи письма?

Что включать в подпись Имя, должность, название компании Контактные данные

Как правильно писать в письме уважаемый?

Слово уважаемый входит в состав обращения, запятая после него не ставится, а ставится после всего обращения: Уважаемый Иван Петрович, прошу Вас Запятая после уважаемый возможна, если одно это слово и составляет обращение (обычно фамильярное), например: Уважаемый, вы куда это собрались? Добрый день!

Как закончить письмо кроме с уважением?

3. С наилучшими пожеланиями — Немного менее формальное и применимо в деловом письме. 4. Просто указать имя — Вполне подходит, особенно в тех случаях, когда идет активный обмен письмами.

Что пишут в конце электронного письма?

В конце вашего электронного сообщения следует добавлять фразу вежливости, например: Best wishes, Yours sincerely, Best regards, Yours truly, Regards.

Как закончить письмо с предложением о сотрудничестве?

Закончить письмо стандартной фразой. Подпись, Ваше имя, должность. Золотое правило: Постарайтесь ответить по возможности срочно на заманчивое предложение о сотрудничестве. Если предложение чего-нибудь стоит, его автор наверняка послал предложения также вашим конкурентам.

Как написать официальное обращение?

В начале содержать приветствие и обращение. Например, «Здравствуйте / Доброе утро / Добрый день / Добрый вечер + уважаем(ый/ая) + И. О.». Слова в обращении или в указании адресата нельзя сокращать (например, «уважаемый» как «ув.») — таковы правила делового этикета.

Как можно попрощаться в деловом письме?

За потраченное время и за будущий ответ и попрощаться. Формулировку «С уважением» следует использовать в официальной, сугубо деловой переписке. Такие конструкции, как «Всего доброго», «С наилучшими пожеланиями», «Best wishes» и т. п.

Как правильно писать искренне Ваш?

Ответ справочной службы русского языка

Варианты искренно и искренне абсолютно равноправны, «более правильного» и «менее правильного» среди них нет. В устойчивом выражении искренне Ваш употребляется только вариант искренне.

Как правильно писать с уважением с большой или маленькой буквы?

В Приложении № 6 к Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях (далее — Примерная инструкция) размещен рекомендуемый образец служебного письма. В этом образце наименование должности после этикетной фразы «С уважением,» написано с прописной буквы.

Можно ли ставить восклицательный знак в деловой переписке?

Вы, может, ничего особенного не имели в виду, но для собеседника восклицательный знак будет сигналом, что он, вероятно, делает что-то не так. Поэтому держите и чувства, и сочетание клавиш Shift + 1 под контролем. Восклицание уместно только в обращении.

Что сначала подпись или фио?

Запомните: По новому ГОСТу инициалы и в реквизите и в тексте документа ставятся ПОСЛЕ фамилии. НО! Инициалы не ставятся при обращении по фамилии в деловых письмах (например, «Уважаемый господин Иванов!») При использовании визы, грифа согласования, при расшифровки подписи инициалы ставятся ПЕРЕД фамилией.

Как оформлять подпись?

В состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего документ (с указанием наименования организации, если документ оформляется не на бланке организации), личная подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия).

Как сказать спасибо в деловом письме?

10 фраз для выражения благодарности в деловом письме:

• Thank you for contacting us.
• Thank you for the information.
• Thank you for your prompt reply.
• Thank you for all your assistance.
• Thank you for raising your concerns.
• Thank you for your kind cooperation.
• Thank you for your attention to this matter.

Нужно ли в служебной записке писать уважаемый?

В служебной или докладной записке нужно (или можно) применять этикетную рамку или вступительное слово «Уважаемый»? Или это категорически не рекомендуется.

Что написать в конце письма другу?

Sincerely yours / Yours sincerely / Sincerely / Yours — Искренне ваш Faithfully yours / Faithfully — С уважением Best wishes / With best wishes / (Best) regards — С наилучшими пожеланиями Cordially yours / yours cordially — Сердечно твой

Как правильно согласно письму?

Согласно письму — это правильный вариант. Как правильно: «согласно письму» или «согласно письма»? Правильно: согласно письму.

Как правильно писать С уважением директор?

Ответ справочной службы русского языка

Верно: С уважением, генеральный директор.

Как написать в письме с уважением директор?

Правила оформления деловой переписки:

• Если письмо начиналось со слов «уважаемая/ый Имя Отчество», то завершать его фразой «с уважением И.
• Отсутствие запятой после завершающей письмо формулы вежливости ошибкой не является.

Нужно ли ставить запятую после слова уважаемый?

Обратите внимание: слово УВАЖАЕМЫЙ входит в состав обращения и не отделяется запятой. Сравните: Здравствуйте, Иван Иванович!

Как сделать подпись в рабочей почте?

• Откройте новое сообщение.
• На вкладке Электронная подпись нажмите кнопку Создать.
• Введите имя для подписи и нажмите кнопку ОК.
• В поле Изменить подпись введите текст, который необходимо включить в подпись.

Какая должна быть подпись в электронном письме?

Как правильно оформить подпись в электронном письме: Надо указать основные сведения об организации и отправителе с их контактными данными. Подпись должна отображать род деятельности фирмы. Лаконичность — обязательное требование.

Как правильно добавить имя и подпись к письму?

Создать дополнительную подпись:

• Перейдите → «Все настройки» → «Общие».
• В разделе «Имя отправителя и подпись» нажмите.
• Введите имя отправителя и подпись.
• Нажмите «Сохранить».

Как правильно закончить письмо о сотрудничестве?

Закончить письмо стандартной фразой. Подпись, Ваше имя, должность. Золотое правило: Постарайтесь ответить по возможности срочно на заманчивое предложение о сотрудничестве. Если предложение чего-нибудь стоит, его автор наверняка послал предложения также вашим конкурентам.

Нужно ли в каждом письме писать с уважением?

В подписи достаточно написать имя и должность, если должность в этом случае важна. Приписка «с уважением» не помогает, но и не мешает, разве что создает дополнительное ощущение формализма. Если нет задачи делать письмо формальным, «с уважением» можно не писать.

Как правильно написать с уважением Иван?

Как правильно «Уважаемый Иван Иванович!» или «Уважаемый, Иван Иванович!» Правильно без запятой. Надо ли ставить запятую при обращении «Уважаемый»(,)? Слово уважаемый входит в состав обращения, запятая после него не ставится, а ставится после всего обращения: Уважаемый Иван Петрович, прошу Вас

• Как в выходной день сесть на больничный?
• Можно ли вызвать скорую для больничного?

Источник: svyazin.ru

3 правила деловой переписки. Надо ли писать «с уважением»?

Последние лет двадцать, а то и больше все мы ведем деловую переписку по электронной почте — а теперь и в многочисленных мессенджерах. При этом правилам составления писем нас чаще всего никто не учил — сами выработали кое-какие привычки. Их и разбирают авторы книги «Новые правила деловой переписки», приводя примеры писем — что приемлемо, что не очень. И одновременно учат нас заботиться об адресате.

Структура делового письма

Письма — довольно консервативная форма общения, у них есть устоявшаяся структура. Когда адресат получает письмо, он ожидает увидеть:

1. Имя отправителя
2. Тему письма
3. Приветствие
4. Суть разговора
5. Вопрос или призыв
6. Подпись
7. Как связаться, кроме почты

Эти кусочки обычно идут друг за другом в таком порядке, поэтому адресат знает, где искать важное в письме или номер телефона, чтобы позвонить отправителю. Если нарушить эти ожидания, письмо будет прочитать сложнее: адресату придется тратить время на поиск информации. Поэтому эти кусочки надо аккуратно оформить.

Имя отправителя. По имени отправителя в списке входящих адресат должен понять, личное это письмо или нет. Это помогает принять решение, стоит ли его читать и когда. Письмо выглядит личным, когда подписано конкретным человеком.

Спам	Личное письмо
Тульская типография	Анна Николаева
Alex Rich	Александр Болдарев
Выиграй Миллион	Ирина Маркина

Именем компании можно подписывать транзакционные письма — например, подтверждение заказа. Если письмо пишет человек, в отправителе должно быть его имя.

Приветствие. Приветствие пишется на отдельной строке с восклицательным знаком в конце. Так оно не смешивается с основной частью письма.

Мешает быстро перейти к сути	Стоит отдельно, не мешает
Здравствуйте, Антон, у меня вопрос по поводу регистрации юридического лица.	Здравствуйте, Антон! У меня вопрос по поводу регистрации юридического лица.

Англичане и американцы ставят после приветствия запятую: Dear John, — это их традиция. У нас — с восклицательным знаком. Стоять насмерть за этот знак мы, конечно, не будем: если собеседник-экспат обижается на такое обращение, лучше сделать так, как привычнее ему. Ведь этикет нужен для того, чтобы другому человеку было с нами удобно, а не чтобы почувствовать собственное культурное превосходство.

Суть разговора. Обычно суть разговора следует изложить сразу после приветствия. Здесь не нужны долгие подводки:

Долго и не по теме	Краткое введение в тему
Искренне благодарен за уделенное мне время на конференции.	Мы общались на конференции по поводу совместной акции.
Данным письмом хочу подвести итоги нашего разговора и обозначить дальнейшие.	Итоги нашего разговора: .

Исключение — когда тема для читателя новая и сложная. Тогда придется сделать введение длиной в один абзац.

Вопрос или призыв. На письмо трудно ответить, если в нем нет конкретного вопроса или просьбы. Хорошо, если они будут стоять в отдельном абзаце, чтобы быстро найти их глазами.

Без вопроса	С вопросом
Это мои предложения по процессу работы над проектом.	Антон, это мои предложения. Я не знаю, подходят ли они, давайте обсудим?
Такие договоренности с клиентом мы зафиксировали в плане.	Договоренности мы записали в плане. Пожалуйста, проверьте, всё ли там верно.

Подпись. В подписи достаточно написать имя и должность, если должность в этом случае важна. Приписка «с уважением» не помогает, но и не мешает, разве что создает дополнительное ощущение формализма. Если нет задачи делать письмо формальным, «с уважением» можно не писать.

Как связаться. В подписи можно добавить другой канал связи, например, телефон или «Телеграм». Так читатель сможет задать быстрый вопрос или позвонить в случае пожара. Если мы не знакомы, можно добавить адрес сайта или страницы в соцсетях.

Что можно убрать из делового письма

Убирать всё лишнее из писем — еще один способ позаботиться о получателе. Что обычно можно смело убрать?

Уведомление о конфиденциальности — формальная отписка из юр. отдела. Если вы можете ее убрать, уберите. Если юристы запрещают — что ж.

Обвес пересылаемого сообщения — при переотправке сообщения адресат получает целый блок информации: «Начало переадресованного сообщения. Дата. Отправитель. Тема. Получатель».

Обычно эта информация неудобно подана и не нужна получателю. Вместо нее лучше просто ввести в курс дела: «Леша, клиент вчера написал вот такое письмо. «

Это сообщение проверено на вирусы антивирусом «Кусь» — получателю неважно, как проверено письмо на вирусы. Зато антивирусная компания получает бесплатную рекламу.

Адрес офиса в подписи. Если собеседник собирается приехать к нам в офис, адрес нужно сообщить в теме письма. Дополнительно хорошо бы рассказать, как добраться: в какие ворота заходить, где направо, в какую арку, где там железная дверь. Если человек не собирается к вам в гости, адрес не нужен.

Отправлено с моего iPhone X Pro 3000 — получателю неважно, с какого устройства ему пришло письмо, и часто подпись выглядит как рисовка. Если это написано, чтобы оправдать опечатки и сокращения, то лучше в начале письма извиниться по-человечески: «Прости, пишу с телефона». Но обычно дополнительно предупреждать не нужно.

Забота о получателе — это не только снабжать его нужной информацией, но и не загружать лишней. Поэтому повторять в точности формальную структуру письма тоже часто не нужно. Например, здороваться в каждом письме — лишнее, достаточно поздороваться с человеком один раз в день. Необязательно каждый раз задавать вопрос в конце, если по сути он не нужен. Посмотрите на пример: если слишком формально следовать правилам, переписка выглядит нелепо.

История переписки: сохранять или нет?

Если ваш вопрос в письме требует долгого обсуждения, появляется история переписки — текст всех старых писем подтягивается в новые. И здесь возникает вопрос: нужно ли сохранять историю переписки или лучше удалить?

Если удалить историю, письмо будет опрятным: останутся только важные цитаты из старой переписки. Это нормально, если все участники переписки в курсе договоренностей: информация из старых писем не нужна. С другой стороны, когда история есть, новые люди быстро войдут в курс дела.

Оба варианта подходят. Главное — соблюдать принцип: сделать удобно получателю.

В приведенном примере в переписке сначала участвуют Наталья и Сергей. Наталья дает задание, в нём есть все подробности. Потом они добавляют в переписку Марию. Если удалить историю, Марии придется переспрашивать.

Можно еще так: удалить историю переписки и сохранить только ключевые цитаты, чтобы Марии было удобно выполнить поручение. Получится так:

Маша, подготовь заявку.
> Да, я готов: в эту пятницу, в 14:00, принято.
> Это пос. Инфостильный, 22-й км Киевского ш.
> Клиент: Людмила С., +7 903 123-45-67

Общий принцип: каждый раз думаем, что из письма понадобится человеку, а что будет лишним. Лишнее удаляем, важное оставляем. Для этого потребуются дополнительные усилия, но именно в них проявляется забота о получателе.

Другой сценарий — переписка, в которой участвует больше двух человек. Таких писем большинство: взять в работу замечания от клиента, согласовать сроки задачи, проверить и подписать договор, отработать жалобу.

Чаще всего в такую переписку подключаются новые люди, для которых важно сохранить контекст. Если оставить в письмах отдельные цитаты, новый участник не поймет суть, придется переспрашивать. Будет похоже на службу поддержки крупного банка, когда ваш вопрос решает то один, то другой специалист и каждому приходится рассказывать всё заново.

В нашем примере клиент заказывает сувенирку. В переписку подключаются всё новые и новые люди. Заказ приняла Светлана, выясняла основное, подключила технолога Дмитрия. Потом подключили менеджера по закупкам Софию.

До Софии они уже обсудили способы нанесения, цены и ожидания клиента. Если удалить историю, придется повторять детали заново. Если оставить ее целиком, Софии будет сложно найти нужное среди всей переписки.

Лучший вариант — оставить только то, что Софии нужно знать для своей задачи.

В следующий раз — о том, как написать действительно вежливое письмо.

Источник: www.7ya.ru