Сотрудник, проживающий в Ижевске, трудоустроен в обособленное подразделение, находящееся в г. Перми, а головная организация зарегистрирована в Москве.
Вопрос:
Считается ли работа такого сотрудника командировкой?
Полагаются ли сотруднику суточные?
Как учитывать аренду квартиры в Перми?
Ответ юриста
Служебная командировка (далее также — командировка) — это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ч. 1 ст. 166 ТК РФ). Такое распоряжение должно быть оформлено письменно, например, в виде приказа о направлении в командировку. Данный вывод следует из абз.
2 п. 3 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 в соответствии с ч. 2 ст. 166 ТК РФ (далее — Положение о служебных командировках).
Местом постоянной работы считается место расположения организации (ее обособленного структурного подразделения), работа в которой обусловлена трудовым договором (абз. 1 п. 3 Положения о служебных командировках).
Как наследнику получить наследство, если он находится в другом городе
Не являются служебными командировками, например:
— служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер (ч. 1 ст. 166 ТК РФ);
— направление работника на вахту (абз. 3 п. 1.1 Основных положений о вахтовом методе организации работ, утвержденных Постановлением Госкомтруда СССР, Секретариата ВЦСПС, Минздрава СССР от 31.12.1987 N 794/33-82).
Путеводитель по кадровым вопросам. Служебные командировки
В данной ситуации работник трудоустроен в г.Пермь, т.е. данный город является его местом постоянной работы. Тот факт, что работник проживает в г. Ижевск, а работает в г. Пермь не свидетельствует о том, что поездка к месту работы является командировкой. Служебная командировка — это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы, поэтому полагаем, что данная поездка не является командировкой. Соответственно суточные не выплачиваются.
По вопросу учета аренды квартиры сообщаем.
Работодатель может сам платить за аренду квартиры, а может компенсировать расходы сотрудника на наем жилья. В обоих случаях порядок налогообложения одинаковый.
Оплата аренды, предусмотренная трудовым договором, — натуральная часть зарплаты. Поэтому она облагается НДФЛ и взносами и учитывается в расходах на оплату труда. Однако для целей налогообложения в расходы можно включить плату за аренду, не превышающую 20% зарплаты работника за месяц (Письма Минфина от 14.01.2019 N 03-04-06/1153, от 12.01.2018 N 03-03-06/1/823, от 22.10.2013 N 03-04-06/44206).
Например, за февраль начислена зарплата 100 000 руб., в том числе 30 000 руб. — оплата аренды жилья. Из этих 30 000 руб. в расходы можно включить только 20 000 руб. (100 000 x 20%). Итого за февраль в налоговых расходах можно учесть 90 000 руб.
ТОП-7 трудовых прав, о которых вы НЕ ЗНАЕТЕ
Подборка документов (см. приложение):
Типовая ситуация: Как учесть аренду помещения у физлица (Издательство «Главная книга», 2019)
Разъяснение дано в рамках услуг «ЛИНИИ КОНСУЛЬТАЦИЙ» консультантом по правовым вопросам ООО НТВП «Кедр-Консультант» Макшаковым Игорем Борисовичем, ноябрь 2019 г.
При подготовке ответа использована СПС КонсультантПлюс
Источник: www.ntvpkedr.ru
Сдавайте годовую отчетность без штрафов
Пройдите новый курс повышения квалификации «Годовая отчетность за 2022 год: Клерк. Аттестация». После курса сможете: ✔︎ Формировать годовую отчетность по новым правилам, ✔︎ Знать все изменения в налогах и бухучете. ✔︎ Использовать все новые шесть ФСБУ. ✔︎ Избежать типичных ошибок. Торопитесь — скоро стартует первый поток! Записаться
В структуре всех государственных учреждений имеются свои отделы, департаменты, то есть структурные подразделения. А у большинства из них есть обособленные подразделения — филиалы и представительства, в том числе в других городах. И иногда у работодателей возникает необходимость перевести сотрудников из одного отдела в другой, из головного офиса в филиал и т.д. В некоторых случаях, например при сокращении штата, работодатель обязан предложить работнику вакантную должность из тех, что имеются как непосредственно в организации, так и в филиале. В статье рассмотрим, как осуществлять перевод работника в другое структурное подразделение, в том числе обособленное и находящееся в другой местности.
Понятие структурного подразделения
Для начала разберемся, что такое структурное подразделение организации. «Официального» определения ни трудовое, ни гражданское законодательство не дает. В общепринятом смысле структурное подразделение организации представляет собой ее официально выделенную часть, выполняющую те или иные задачи, установленные организацией. При этом есть термин «обособленное подразделение».
К таким подразделениям ст. 55 ГК РФ относит филиалы и представительства. Представительство — это обособленное подразделение юридического лица, расположенное вне места его нахождения, которое представляет интересы юридического лица и осуществляет их защиту.
Филиал — обособленное подразделение юридического лица, расположенное вне места его нахождения и осуществляющее все его функции или их часть, в том числе функции представительства. Представительства и филиалы не являются юридическими лицами. Они наделяются имуществом создавшим их юридическим лицом и действуют на основании утвержденных им положений. В силу п. 16 Постановления Пленума ВС РФ от 17.03.2004 № 2 «О применении судами Российской Федерации Трудового кодекса Российской Федерации» (далее — Постановление ВС РФ № 2) филиалы и представительства относятся к структурным подразделениям организации. Таковыми являются и иные структуры организации — ее отделы, службы, цеха, участки и т. д. Каждое структурное подразделение имеет свое наименование и отражается в штатном расписании организации.
Соответственно, в организации есть внутренние структурные подразделения (отделы, департаменты) и могут быть обособленные структурные подразделения (филиалы и представительства), которые могут находиться как в одной местности с работодателем, так и в другой.
В Трудовом кодексе также упоминаются иные обособленные подразделения, которые не являются филиалами и представительствами. И здесь обратимся к налоговому законодательству. Обособленным подразделением организации признается любое территориально обособленное от нее подразделение, по месту нахождения которого оборудованы стационарные рабочие места. Признание обособленного подразделения организации таковым производится независимо от того, отражено или не отражено его создание в учредительных или иных организационно-распорядительных документах организации, и от полномочий, которыми наделяется указанное подразделение. Территориальная обособленность подразделения от организации определяется адресом, отличающимся от адреса этой организации.
Место работы в трудовом договоре
Говоря о структурных подразделениях, необходимо определиться с таким условием трудового договора, как место работы. В соответствии со ст. 57 ТК РФ в трудовом договоре в обязательном порядке указывается место работы, а в случае, когда работник принимается для работы в филиале, представительстве или ином обособленном структурном подразделении организации, расположенном в другой местности, — место работы с указанием обособленного подразделения и его местонахождения. Не конкретизируется, что понимается под термином «место работы». Поэтому кто-то указывает название организации, кто-то город или другой населенный пункт, а кто-то точный адрес.
Президиум ВС РФ в Обзоре практики рассмотрения судами дел, связанных с осуществлением гражданами трудовой деятельности в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях (утвержден 26.02.2014), в связи с этим разъяснял, что в теории трудового права под местом работы понимается расположенная в определенной местности (населенном пункте) конкретная организация, ее представительство, филиал, иное обособленное структурное подразделение. В случае расположения организации и ее обособленного структурного подразделения в разных местностях исходя из ч. 2 ст.
57 ТК РФ место работы работника уточняется применительно к этому подразделению. Если обратиться к п. 2 ст. 54 ГК РФ — место нахождения юридического лица определяется местом его государственной регистрации на территории Российской Федерации путем указания наименования населенного пункта (муниципального образования). А исходя из Письма Минтруда РФ от 17.11.2017 № 14 2/В-1012 в качестве условия о месте работы в трудовом договоре прописывается наименование организации-работодателя, содержащее указание на организационно-правовую форму.
Можно сделать вывод, что включать в трудовой договор адрес, где находятся работники, нужно не в условие о месте работы, а в условие о рабочем месте, так как рабочее место — это место, где сотрудник должен находиться или куда ему необходимо прибыть в связи с его работой и которое прямо или косвенно находится под контролем работодателя (ч. 6 ст. 209 ТК РФ). Поскольку рабочее место является дополнительным условием трудового договора, оно может включаться в него, а может не включаться.
В качестве места работы в трудовом договоре следует указывать наименование работодателя и указание его местонахождение (расположение в определенном населенном пункте). Например: «Местом работы Работника является Государственное бюджетное учреждение здравоохранения „Центральная районная больница № 1“ (ГБУЗ ЦРБ № 1), г. Кстово Нижегородской области».
Перевод в структурное подразделение, находящееся в пределах той же местности
- постоянное или временное изменение трудовой функции работника и (или) структурного подразделения, в котором он работает (если подразделение было указано в трудовом договоре), при продолжении работы у того же работодателя;
- перевод на работу в другую местность вместе с работодателем (ст. 72.1 ТК РФ).
Такой перевод осуществляется только с согласия работника.
Когда обособленное структурное подразделение располагается в той же местности, что и головная организация, указывать его в трудовом договоре в силу ст. 57 ТК РФ не обязательно. Поэтому и переводить работника из головной организации в такой филиал или иное обособленное подразделение не придется. В этом случае можно оформить перемещение. Это касается и случаев, когда работника нужно перевести, например, из одного отдела в другой.
Перемещением работника считается его перемещение у того же работодателя на другое рабочее место, в другое структурное подразделение, расположенное в той же местности, поручение ему работы на другом механизме или агрегате, если это не влечет за собой изменения определенных сторонами условий трудового договора. Согласие работника на перемещение не требуется (ч. 3 ст. 72.1 ТК РФ).
- у работника не меняется трудовая функция;
- у работника не меняется место работы в трудовом договоре (остается тем же, например г. Кстово Нижегородской области);
- перемещение происходит в пределах административно-территориальных границ соответствующего населенного пункта (п. 16 Постановления ВС РФ № 2).
Перемещение работника оформляется путем издания приказа (распоряжения) работодателя, который доводится до сведения перемещаемого работника под подпись.
«Центральная районная больница № 1»
Приказ о перемещении № 7
11.07.2019 г. Кстово
В связи с изменением штатного расписания, с учетом отсутствия в трудовом договоре работника от 02.10.2015 № 02/10 указания на структурное подразделение как условия трудового договора, в соответствии со ст. 72.1 Трудового кодекса РФ
1. Осуществить перемещение медицинской сестры Ивановой Татьяны Сергеевны из терапевтического отделения (корпус 1) в расположенное в той же местности гастроэнтерологическое отделение (корпус 2) с 20.07.2019 без изменения трудовой функции и иных условий трудового договора от 02.10.2015 № 02/10.
2. Специалисту отделу кадров ознакомить работника с настоящим приказом под подпись.
3. Отделу бухгалтерии учесть перемещение Ивановой Т. С.
4. Контроль исполнения приказа возложить на начальника отдела кадров Васильеву М. Н.
Главный врач Никишин А. В. Никишин
С приказом ознакомлены:
Медицинская сестра Иванова Т. С. Иванова
Начальник отдела кадров Васильева М. Н. Васильева
Но следует отметить, что даже если такие обособленные подразделения, как филиалы, располагаются в одной местности с головной организацией, они, как правило, указываются в трудовых договорах с работниками. В этих случаях оформляется перевод.
Перевод в филиал, находящийся в другой местности
Если работника изначально принимают в филиал организации, находящейся в другой местности, место работы и наименование филиала должно указываться в трудовом договоре. Например: «Местом работы работника является Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение среднего профессионального образования «Волжский техникум железнодорожного транспорта» (ФГБОУ СПО «Волжский техникум железнодорожного транспорта» — филиал Федерального государственного бюджетного образовательного учреждения высшего образования «Волгоградский государственный университет путей сообщения» (ФГБОУ ВО ВГУПС), находящийся в г. Волжский, Волгоградская область).
Когда работнику предлагают переехать в филиал, находящийся в другой местности, а также при переводе из одного филиала в другой, находящийся в другой местности, нужно оформлять перевод.
Обратите внимание
Проводить перевод необходимо и тогда, когда в нарушение ст. 57 ТК РФ филиал, находящийся в другой местности, в трудовом договоре не указан.
Не нужно путать перевод работника в филиал, находящийся в другой местности, с переводом, осуществляемым в связи с переездом работодателя в другую местность, когда переезжает сама организация. В этом случае работники могут отказаться от переезда вместе с работодателем и тогда подлежат увольнению по п. 9 ч. 1 ст. 77 ТК РФ. При отказе же сотрудника от переезда в местность, где находится филиал, увольнение не предусмотрено.
А вот возместить работникам расходы, связанные с переездом на работу в другую местность, работодателю придется, как и при переводе вместе с работодателем (ст. 165, 169 ТК РФ). Компенсируются расходы:
- на переезд работника, членов его семьи и провоз имущества (за исключением случаев, когда работодатель предоставляет ему средства передвижения);
- на обустройство на новом месте жительства.
Оформление перевода
Перевод работника должен быть документально оформлен. В противном случае могут возникнуть проблемы с контролирующими органами. Нарушение порядка перевода также может стать основанием для признания его судом незаконным. Порядок перевода одинаков для всех случаев: при переводе из одного структурного подразделения в другое, при переводе в обособленное структурное подразделение в другую местность и наоборот, при переводе из одного филиала в другой.
Если перевод осуществляется по инициативе работодателя, он должен направить работнику предложение о переводе и переезде на новое место работы.
Федеральное государственное бюджетное
образовательное учреждение высшего образования
«Волгоградский государственный университет путей сообщения»
Источник: www.klerk.ru
Сотрудник работает в другом городе как оформить
Содержание:
- Что говорит закон?
- Подписываем ГПХ: как его отправить?
- Бумажный документооборот: проходим квест «Отправь акт»
- Мобильный электронный документооборот
- Используем электронный документооборот с сотрудниками, работающими в России
- Памятка: как организовать электронный документооборот?
Мы — IT-компания из Екатеринбурга. У нас работают 300 сотрудников из Москвы, Санкт-Петербурга, Венгрии и Грузии.
Что говорит закон?
Законодательство в сфере трудовых отношений действует только на территории России (статья 13 ТК РФ).
Если сотрудник находится за границей меньше чем 183 дня, с ним можно не расторгать трудовой договор, но как подписать отпуск или взять отгул, лучше продумать заранее. Если сотрудник уезжает на ПМЖ, мы оформляем ГПХ.
Хотите запускать продукты с МТС? Присылайте информацию о стартапе по ссылке
Подписываем ГПХ: как его отправить?
Если работник оформлен по ГПХ, то кроме договора каждый месяц с ним нужно подписывать акт выполненных работ для начисления вознаграждения.
Есть несколько вариантов отправки документов:
- Отправить документы почтой России.
- Заказать экспресс-доставку курьером.
- Обменяться скан-копиями.
- Установить классический электронный документооборот.
- Использовать мобильный электронный документооборот.
Приложение для электронного документооборота, в котором в смартфоне можно сформировать и хранить неквалифицированную электронную подпись. Например, «Контур.Сайн», Nopaper и LightDoc.
Бумажный документооборот: проходим квест «Отправь акт»
Вариант со сканированием документов мы даже не рассматривали, так как нам нужны были оригиналы документов. Отправлять почтой РФ — долго, поэтому мы сначала работали с сотрудниками из других стран через курьерскую службу.
Чтобы подписать акт, нужно было сформировать документ, согласовать его с бухгалтером и юристом по почте, распечатать, подписать у директора, попросить офис-менеджера оформить и оплатить доставку.
Чтобы сотруднику из Венгрии деньги пришли вовремя, квест по отправке акта начинался за неделю до выплаты. Приходилось постоянно следить, где документ, не забыл ли директор его подписать, дошел ли документ до сотрудника.
Такой процесс нас не устраивал:
- Увеличились расходы на доставку: курьер, бумага, картриджи. За год мы потратили 480 тыс. рублей на почтовые и курьерские доставки;
- Было сложно точно рассчитать время, когда придет документ, когда сотрудник сможет его забрать;
- Юристы, кадровый специалист, директор, бухгалтеры отвлекались от своих задач, чтобы убедиться, что все в порядке;
- Полки постепенно занимали огромные папки с документами.
Мобильный электронный документооборот
Чтобы снизить затраты и освободить пространство офиса, мы начали искать систему электронного документооборота. Сначала использовали классический ЭДО с квалифицированной электронной подписью. Но поняли, что это неудобно.
Для того, чтобы выпустить электронную подпись, нужно приехать в удостоверяющий центр и заплатить за подпись 2 тыс. рублей. А если сотрудник находится за границей, выпустить для него подпись невозможно. Удостоверяющие центры есть только на территории РФ.
Чтобы решить эту проблему, в 2021 году мы перешли на сервис мобильного электронного документооборота, в котором электронная подпись выпускается и хранится в телефоне.
Сейчас в компании кадровый электронный документооборот (КЭДО). HR-менеджеры загружают кадровые документы в веб-версию приложения и отправляют на подпись руководителю и сотруднику. С намерением подписать документ, сотрудник скачивает приложение на телефон, подтверждает свою личность и выпускает неквалифицированную электронную подпись (НЭП).
Для КЭДО мы используем Nopaper и поставляем его клиентам. Это самый простой вариант и для сотрудника, и для компании. Но на рынке представлены и другие похожие решения.
С электронный документооборотом на отправку акта вместо недели уходит пять минут, и HR, и сотрудник видят, кто подписал документ, и уже не беспокоятся, что он потеряется на почте:
«До электронного документооборота я отправляла документы по почте и каждый день обновляла статус трек-номера, чтобы проверить, дошли ли они до России, все ли в порядке. А сейчас я просматриваю документ и подписываю его в приложении, это намного надежнее», — рассказывает Дарья Фоменко, аккаунт-менеджер из Венгрии.
С переходом на ЭДО обмен документами стал проще, поэтому, когда сотрудники решаются на переезд, одним вопросом у них становится меньше:
«Когда переезжал из Екатеринбурга в Грузию, не представлял, как мы будем обмениваться документами. Когда я работал на удаленке в Екатеринбурге, если что-то нужно было подписать, приезжал в офис. Но из Грузии приехать быстро в Екатеринбург не получится, перелет займет часов восемь с пересадками.
Проблема решилась просто: я скачал мобильное приложение, и теперь подписываю документы за пятнадцать минут, и это очень просто», — делится Дмитрий Порох, специалист техподдержки, который работает из Грузии.
Используем электронный документооборот с сотрудниками, работающими в России
С сотрудниками из Екатеринбурга или других городов России мы тоже оформляем документы удаленно. Если сотруднику нужно взять отпуск, он не бежит за подписью к руководителю, а формирует документ в приложении и направляет его на согласование.
А если сотруднику нужна бумажная копия кадрового документа, например, справки о доходах, ее можно скачать из приложения и распечатать.
Каковы преимущества КЭДО?
- Скорость подписания документов и выплат
Теперь сотрудники получают деньги на следующий день после подписания акта.
На курьерскую доставку одного документа из Екатеринбурга до Будапешта мы тратили около 500 рублей, а сейчас — ноль. Было бы 5 рублей, если бы не делали себе скидку, как разработчикам сервиса.
Бумажный документ легко потерять среди других бумаг или случайно пролить на него кофе, а при электронном кадровом документообороте все хранится на облаке или сервере компании. Приказ или положение легко найти и выгрузить через поисковую систему.
Статус документа отображается в приложении, то есть сразу видно, если кто-то забыл поставить подпись. В таком случае мы пишем в чат.
Некоторые документы нужно хранить годами, например, договор ГПХ — 50 лет. С ЭДО все находится на диске или в облаке, поэтому при расширении офиса вместо новых шкафов под архив мы сделали небольшую лаунж-зону с диванами и цветами.
У кадрового специалиста перестал дергаться глаз при фразе: «Мы нашли нового тестировщика, он живет в Таиланде».
Памятка: как организовать электронный документооборот?
Как выбрать систему кадрового электронного документооборота?
- Проанализируйте, какой у вас штат и объем кадровых документов в компании;
- Посчитайте, сколько вы сейчас тратите на бумагу, обслуживание техники и доставку. Определите, сколько готовы выделить на систему ЭДО;
- Прочитайте отзывы о системах КЭДО, проанализируйте сайты разработчиков;
- Определите, какие возможности ЭДО вам важны: быстрый поиск документа, возможность работать с телефона, дизайн интерфейса, а может быстрая регистрация в системе?
Для перехода на КЭДО нужно оформить:
1. Локальный нормативный акт о вводе ЭДО. В нем обязательно укажите:
- Через какую информационную систему будет организован электронный документооборот работодателя.
Как к ней может присоедини ться работник: н ужно ли ему загружать мобильное приложение, устанавливать на компьютер ПО и т.д.
- С какими документами вы будете работать через КЭДО, кто из работников получит к ней доступ.
- Когда вы сообщите работникам о переходе на электронный документооборот и когда ведете КЭДО в работу.
- Дату, до которой сотрудник должен подписать или отклонить электронный документ.
Учитывайте график работы сотрудников: если кто-то работает 2/2, он не сможет ознакомиться и подписать документ за один день.
- Алгоритм работы с системой: кто и когда будет проводить обучение.
- Исключения. Напишите, в каких ситуациях электронный документ, может быть оформлен на бумаге.
- Работа с профсоюзом.
3. Уведомление работников — информация от работодателя о возможности отказа от бумажного делопроизводства и перехода на электронный кадровый документооборот. Сотрудники должны в письменной форме согласиться на нововведения.
Если работник отказался от КЭДО, документооборот с ним ведется на бумаге. Если он передумает, то может перейти на КЭДО в любой момент. Если у сотрудника нет стажа работы и он впервые трудоустроен с 2022 года, то его согласие на кадровый электронный документооборот не требуется.
Фото на обложке предоставлено автором.
- Бухгалтерия
- Бизнес
- Кейсы
- Бизнес после признания ДНР и ЛНР
- Офисная жизнь
Источник: rb.ru