С уважением директор в конце письма образец

Письмо — основное средство переписки между деловыми партнерами.

Деловое письмо — это письменное обращение к должностному лицу (представляемому им предприятию, организации, учреждению), подготовленное в соответствии с правилами переписки. Письма могут готовиться компанией:

— как ответные — в связи с исполнением ранее принятых вышестоящим органом управления (власти) решений;

— как сопроводительные — в связи с необходимостью сопровождения пересылки адресату каких-либо документов (материалов);

— как ответы — в связи с получением запросов различных организаций, а также физических лиц (граждан);

Текст письма должен точно соответствовать заданию, зафиксированному в резолюции руководителя компании или предписаниям (указаниям) документа, в ответ на который готовится письмо. Сроки подготовки писем определяются исходя из сроков, отведенных на исполнение решения (запроса) в ранее полученном письме (документе) и с учетом типовых сроков исполнения документов.

Текст делового письма, как правило, должен касаться одного вопроса. Освещение в тексте делового письма нескольких вопросов допускается, если эти вопроса тематически взаимосвязаны и могут быть изложены ясно и кратко. Ниже приведены рекомендации по подготовке проекта содержания делового письма.

10 важных рекомендаций

по подготовке проекта содержания делового письма

1. Просмотрите (подготовьте) черновик письма. Выделите в нем три основные части — вводную часть, констатирующую или отчетную часть, а также заключительную часть, содержащую выводы, предложения или указания (в зависимости от направленности письма).

3. В констатирующей (отчетной) части уточните (детализируйте) характеристику состояния дел. Ответьте на вопросы, поставленные в письме вашим респондентом. Дайте краткую оценку того, что выполнено на текущий момент. Выделите нерешенные проблемы, кратко остановитесь на причинах.

4. В заключительной части поместите выводы и предложения (указания) относительно разрешения существующей ситуации или перспектив деятельности в данной области. Поручения давайте конкретно, предложения излагайте немногословно, и в том, и в другом случае действуйте обдуманно, особенно при описании вопросов финансирования, при установлении сроков решения тех или иных задач и т.п.

5. Составьте список приложений, надпишите адрес и вступительное обращение, подпишите черновик письма (или укажите необходимые данные лица, к которому документ будет направлен на подпись). После этого передайте проект документа на оформление.

6. Откорректируйте и отредактируйте оформленный (отпечатанный набело) документ, внесите в текст правку. Еще раз прочитайте. После этого передайте документ на окончательное оформление, не забыв при этом указать количество экземпляров. Просмотрите в последний раз оформленный документ. Подпишите его или представьте на подпись.

Если вы сами оформили и подписали письмо, передайте его для подготовки к отправке. Черновик документа и последний экземпляр храните у себя до истечения надобности в нем. Данный пункт исполняется после просмотра всего текста (включая сведения об исполнителях и т.д.) окончательного варианта документа.

8. Старайтесь максимально верно расставлять по ходу содержания делового письма смысловые акценты. Изложение начинайте с главной мысли, составляющей тему (предмет) документа, которую затем последовательно развивайте.

9. Не следует писать деловые письма в состоянии сильного гнева или под воздействием иных эмоций — это самым нежелательным образом отразится на их содержании. Если же все-таки рука «сама тянется к перу», то, дописав последнюю строчку, не спешите с отправкой этого опуса — отложите ее, по крайней мере, до следующего дня.

10. Избегайте использовать в деловых письмах сомнительные по толкованию слова и выражения — поскольку двусмысленность содержания ведет к его недопониманию. Стремитесь к тому, чтобы написанное было написано по возможности просто и доходчиво.

Изложение делового письма производится от третьего лица единственного числа либо от первого лица единственного или множественного числа. Как правило, текст делового письма состоит из двух частей.

В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, — выводы, предложения, просьбы, решения и т.д.

Оформление документа производится на бланке письма. Письмо подписывает лицо, распорядившееся о его подготовке, а инициативное письмо, кроме того, — исполнитель письма.

Реквизитами документа являются:

1. Дата документа.

2. Регистрационный номер документа.

3. Ссылка на регистрационный номер и дату документа (для ответных писем).

4. Сведения об адресате.

8. Отметка о наличии приложения.

9. Отметка об исполнителе.

10. Идентификатор электронной копии документа.

5 важных рекомендаций

по оформлению проекта делового письма

1. Напечатанный текст должен в точности соответствовать черновику документа. Достоверность текста, набранного под диктовку, затем выверяется в ходе повторной читки во избежание ошибок и несоответствий действительному положению вещей. Во всех остальных случаях набранный текст сверяется с первоисточником и при необходимости корректируется.

2. Документ не должен содержать ошибок. При обнаружении таковых в процессе проверки необходимо произвести верификацию электронной версии, после чего распечатать в исправленном виде.

4. Обратите внимание и на то, в каком состоянии находится бумага (бланк), предназначенная для оформления письма: она должна быть абсолютно белой, без каких-либо дополнительных оттенков, поскольку желтизна бумаги невольно намекает на ее возраст, а сероватый цвет — на неряшливость или скупость владельца.

5. Для подписи используйте чернильную ручку с чернилами черного (темного) цвета, поскольку они более гармонично сочетаются с текстом письма. При этом чернила не должны «просвечивать» (т.е. быть слишком жидкими), а перо — царапать. В сигнатуре (подписи) на документе должны хорошо различаться первые четыре буквы фамилии отправителя (если фамилия короткая — то все буквы).

Рекомендации по использованию отдельных наиболее часто употребляемых слов и устойчивых словосочетаний при подготовке содержания деловых писем

1. Синтаксические конструкции, используемые для изложения мотивов, объяснения причин для принятия тех или иных действий:

В порядке оказания помощи прошу Вас.

В целях обмена опытом направляю в Ваш адрес.

В порядке исключения.

Ввиду особых обстоятельств.

В связи с завершением работ по.

В связи с принятием решения о.

В соответствии с ранее достигнутой договоренностью.

По взаимной договоренности между.

Согласно Вашей заявке.

Несмотря на то-то и то-то, продолжает иметь место.

2. Формулировки для выражения отказа:

Несмотря на предпринятые нами (организацией) усилия, Ваше указание остается невыполненным в связи с.

К сожалению, удовлетворить Вашу просьбу не представляется возможным, поскольку.

Ваше распоряжение не может быть выполнено к установленному сроку по следующим причинам.

Мы не можем предоставить интересующую Вас информацию, так как.

Организация не располагает возможностью для выполнения данной задачи из-за отсутствия.

3. Формулировки для выражения предупреждения (уведомления):

Обращаем Ваше внимание на то, что через такое-то время срок соглашения истекает.

Организация вынуждена предупредить Вас о том, что.

Считаем необходимым еще раз напомнить Вам о том, что.

Организация сохраняет за собой право в одностороннем порядке приостановить действие договора в связи с.

Взятые на себя организацией гарантийные обязательства утрачивают свою силу.

Ставим Вас в известность о том, что.

Организация извещает о.

Довожу до Вашего сведения, что.

4. Устойчивые распорядительные обороты:

Ввести в эксплуатацию.

Возложить контроль за исполнением настоящей директивы на.

Назначить расследование по факту.

Изыскать дополнительные возможности для.

5. Формулировки для выражения просьб:

Прошу Вас направить в мой адрес.

В связи с острой необходимостью в. настоятельно прошу Вас.

Убедительно прошу Вас решить вопрос о.

В рамках предварительной договоренности с представителем Вашей организации прошу рассмотреть возможность.

Исходя из величины годового лимита по. прошу изыскать для нужд организации.

6. Формулировки для подчеркивания особой важности сведений:

Документация выслана в ваш адрес курьером.

Предпринимаются энергичные меры по.

Конфиденциальность информации обеспечена.

Содержание проекта оперативно корректируется.

Выявленные недостатки уже устраняются.

Выделены дополнительные средства на.

Спланированы необходимые мероприятия, направленные на.

В кратчайшие сроки организуется.

Обеспечен повседневный жесткий контроль за.

7. Устойчивые обороты речи:

наименее сложный. наиболее важный.

наилучший эффект. наихудший результат.

оказать помощь. произвести проверку.

руководство считает возможным. организация не возражает.

срочно сообщите. немедленно устраните.

обеспечьте выполнение. создайте необходимые условия.

доложите предложения по. оптимальное решение.

вероятные сроки. подтвердите получение.

сообщите данные. направьте в мой адрес.

подготовьте к отправке. решите самостоятельно.

8. Наиболее часто употребляемые глаголы:

выполнить (исполнить), решить (разрешить), обязать, завершить, прекратить, направить (отправить), обратить (внимание на. ), ввести (в эксплуатацию), спланировать (скоординировать), осуществить (реализовать), создать, восполнить (пополнить), организовать, обеспечить, сообщить (доложить), представить (предоставить), уточнить, установить, устранить, выявить (выяснить).

9. Наиболее часто употребляемые прилагательные:

срочный (оперативный), второстепенный, перспективный, важный, главный (основной), ведущий, серьезный (существенный), плановый, дополнительный, полный, недостаточный, заключительный, промежуточный, общий, конкретный, высший, первичный, лучший, худший, надежный.

10. Стилистические запреты:

В отношении, относительно. О.

Благодаря тому факту, что. Потому что.

Принять во внимание. Учесть.

При сем прилагается. Приложение.

Оказывать влияние. Влиять.

За исключением. Кроме.

В том случае, если. Если.

В настоящее время. Сейчас.

Наращивать темпы. Ускорять.

Прилагать усилия. Пытаться.

Использование местоимений «я»,

Мы предлагаем вам.

Отказ от местоимений, замена их

«подразделение», «сотрудник» и т.п.

Предприятие предлагает клиентам.

Прямое обращение, просьба

Пожалуйста, подавайте отчет

Отчет необходимо подавать в срок.

Использование нейтральной лексики

Объективная констатация фактов

Был получен положительный результат

Использование активных оборотов

Использование пассивных оборотов

Выполняется, хотелось бы предложить

Использование простых слов

Использование «книжных» оборотов

Утилизация, в настоящее время

Замена глаголов абстрактными

Менеджер осуществлял руководство

Я с огорчением узнал о.

Мы были рады услышать.

Использование канцелярских клише

Вследствие того обстоятельства, что.

Мероприятие имеет своей целью.

Деловая переписка не терпит дополнительных неделовых речевых оборотов и в том числе каких-то графических изображений. Письмо должно быть сдержанным и достаточно официальным.

Есть одно простое правило: нужно внимательно смотреть, как тебе отвечают или пишут.

Если человек использует сухой деловой язык, то лучше «зеркалить» примерно в той же мере, но ввести больше естественности. Если ваш корреспондент допускает более свободный, естественный язык, это значит, что вам нужно по возможности в том же стиле с ним общаться.

Одна из составляющих искусства эффективного делового общения заключается в том, чтобы, не нарушая формализованных рамок, дать максимальный простор естественному общению. Но здесь необходимо чутье — в какой мере можно позволить себе эту естественность. И она с разными людьми разная. Если ты не хочешь обострить отношения с кем-то, а, наоборот, хочешь создать и укрепить отношения сотрудничества, то нужно искать способы сделать так, чтобы твое письмо было приятно читать другой стороне, чтобы оно вызывало добрые, хорошие эмоции.

• Порядок поступления
• Квалификационные требования
• Вакансии
• Конкурсы на замещение должностей
• Резерв управленческих кадров
• Формы для заполнения
• Методические рекомендации и полезная информация
• Порядок пенсионного обеспечения
• План проведения проверок

Источник: www.adminta.ru

Деловое письмо

Составление различного рода деловых писем – необходимая часть работы представителей бизнеса. Благодаря подобным посланиям они приобретают возможность решать коммерческие вопросы наиболее доступным, быстрым и оптимальным путем.

Внимание! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.

• Бланк и образец
• Онлайн просмотр
• Бесплатная загрузка
• Безопасно

Какие деловые письма бывают

Условно деловые письма можно разделить на несколько основных категорий:

• письмо-запрос;
• письмо-просьба;
• письмо-напоминание;
• письмо о смене реквизитов;
• письмо-коммерческое предложение;
• гарантийное письмо;
• рекламное письмо;
• поздравительное письмо;
• благодарственное письмо;
• информационное письмо;
• письмо-претензия и т.п.

Отдельным пунктом можно пометить ответы на все эти письма, которые также являются частью официальной деловой корреспонденции и также пишутся по определенным канонам.

Кто должен выступать в роли автора письма

Деловые письма всегда должны содержать подпись. При этом непосредственно составлением письма может заниматься любой сотрудник компании, в чью компетенцию входит данная функция или уполномоченный на это распоряжением директора. Обычно это специалист или руководитель того структурного подразделения, в ведение которого входит тематика послания. Однако вне зависимости от того, кто именно занят написанием, письмо в любом случае нужно передавать на утверждение руководителю, памятуя о том, что оно пишется от лица компании.

Общие правила написания деловых писем

Все деловые послания должны касаться только деятельности фирмы или обстоятельств, с ней связанных. При этом, вне зависимости от содержания, они должны подчиняться некоторым требованиям.

В первую очередь, это определенная структура. В послании всегда должны быть указаны:

• дата написания,
• реквизиты отправителя и получателя,
• вежливое адресное обращение (в виде формулировки «Уважаемый Иван Петрович», «Уважаемая Елена Григорьевна»),

К письму могут прилагаться различные дополнительные документы, фото и видео свидетельства – при наличии таковых, это необходимо отразить в основном тексте.

Письмо можно оформлять как на обычном стандартном листе формата А4, так и на фирменном бланке организации. Второй вариант предпочтительнее, поскольку при нем не надо вручную вбивать реквизиты компании, кроме того, такое письмо выглядит солиднее и лишний раз свидетельствует о принадлежности послания к официальной корреспонденции. Его можно писать в рукописном виде (особенно удачно получаются письма, написанные каллиграфическим почерком), или же печатать на компьютере (удобно, когда нужно создать несколько копий письма).

Письмо обязательно должно быть заверено подписью, но при этом проштамповывать его не обязательно, т.к. с 2016 года юридические лица освобождены от необходимости применять в своей деятельности печати.

Перед отправлением послание при надобности регистрируется в журнале исходящей документации, в котором ему присваивается номер и ставится дата отправления.

На что обращать внимание при составлении письма

При составлении письма нужно тщательно следить за правописанием, придерживаться правил и норм русского языка по части лексики, грамматики, пунктуации и т.д. Получатели всегда обращают внимание на то, насколько грамотно изложены и оформлены мысли в послании.

Не стоит забывать о том, что проведенные исследования однозначно говорят о том, что люди не готовы тратить на прочтение подобного рода писем более одной минуты.

Письмо необходимо писать в корректной форме, не «растекаясь мыслью по древу», достаточно коротко и емко, по делу. Каждая новая тема должна быть оформлена в виде отдельного абзаца, которые при необходимости надо разделить на пункты. Кроме того, лаконичное и четкое письмо даст понять получателю, что автор ценит его время. Здесь поговорка «краткость — сестра таланта» — к месту.

Чего нельзя допускать в деловом письме

В деловых письмах совершенно недопустим развязный или фривольный тон, ровно как и лишком сухой текст и банальные «штампы». Также следует избегать сложных формулировок, обилия причастных и деепричастных оборотов, специальной терминологии, понятной узкому кругу специалистов.

В письмо нельзя включать непроверенные, недостоверные и уж, тем более, заведомо ложные сведения.

Надо иметь ввиду, что такой тип посланий не только является частью рутинной деловой корреспонденции, но и, во многих случаях, относится к официальным документам, которые впоследствии могут обрести статус юридически значимых.

Как отправить письмо

Любое официальное послание можно отправить несколькими основными путями.

1. Первый, — наиболее современный и быстрый, — через электронные средства связи. Это удобно и оперативно, к тому же позволяет отправить информацию практически неограниченного объема. Минус здесь один – при большом количестве почты у адресата, письмо может легко затеряться или же попасть в папку «Спам», поэтому при отправлении писем таким способом, желательно дополнительно удостовериться в том, что письмо получено (через простой телефонный звонок).
2. Второй путь: консервативный, который позволяет переслать послание Почтой России. При этом рекомендуется применить функцию отправки заказным письмом с уведомлением о вручении – такая форма гарантирует то, что письмо дойдет до адресата, о чем получатель получит специально уведомление. Обычно отправление через стандартную почту используется в тех случаях, когда отправляются оригиналы документов, письма, заверенные живыми подписями и печатями.
3. Также письмо можно отправить через факс или различные мессенджеры, но только при том условии, что отношения между партнерами достаточно близкие и вполне допускают такой путь переписки.

Источник: assistentus.ru

Как писать «С уважением» в конце письма?

Написание делового письма — не менее ответственная задача для любой компании, чем составление коммерческого предложения о сотрудничестве. Обычно документ оформляется по простой схеме: приветствие — основная часть — заключение — подпись и дата. По общепринятой практике в конце письма вместо простой подписи (фамилия и инициалы) используется более вежливая формула «С уважением» — к ней и присоединяется фамилия директора или другого ответственного лица, по поручению которого был составлен документ.

Указанное словосочетание используется особенно часто (в силу своей простоты и нейтральности). Однако в конце письма могут быть применены и другие формулы; их образцы будут приведены далее.

Зачем нужна подпись в деловом письме?

Подпись в деловом письме, как и в любых других (например, в благодарственных письмах за сотрудничество), нужна в первую очередь для того, чтобы получатель знал имя адресанта. С юридической точки зрения это единственная необходимая функция подписи, а потому она может быть сведена до фамилии и инициалов.

Важно: крайне желательно, чтобы документ был заверен личной подписью директора (руководителя) и содержал на себе (в конце листа) оттиск печати или штампа организации. Эти условия не являются обязательными, однако их выполнение существенно повысит доверие к отправителю бумаги.

Использование одной фамилии без формулы «С уважением» хотя и не лишает документ юридической силы, не способно вызвать у адресата положительных эмоций по отношению к отправителю, да и просто расходится с принятыми в обществе нормами вежливости. Именно по этой причине слова «С уважением» (и многочисленные вариации) повсеместно используются и в деловой, и в личной переписке. Добавить их в конец письма несложно (не труднее, чем провести поиск компании по ИНН), зато результат с лихвой окупает потраченное время.

Важно: в соответствии с принятой практикой словосочетание «С уважением» в конце письма отделяется от фамилии и должности запятой.

Образец

С уважением,
Генеральный директор ООО «Маяк-Нефтегаз-Егоровка»
Иванов И. И.

В настоящее время, помимо основного словосочетания «С уважением», ставящегося в конце письма, используется ещё несколько вариантов, более или менее формальных и подходящих под определённые случаи:

1. Просто фамилия с инициалами. В деловом обороте допускается использовать только во время активного обмена текстовыми сообщениями; при этом первое и последнее из них непременно должны быть оформлены по всем правилам.
2. «Удачного дня». Неплохой вариант для заключительного письма в переписке, однако малознакомым адресатом может быть расценён как резкий.
3. «До встречи». Использовать эту формулу имеет смысл только тогда, когда адресант планирует вскоре встретиться с получателем.
4. «Удачи!» Такое заключение может показаться адресату фривольным, а потому допустимо только в полудружеской переписке.
5. «Спасибо за внимание». Формулу рекомендуется применять в деловых и коммерческих предложениях.

Смотрите также: Выпустят ли за границу — как проверить?

Подводим итоги

Формула «С уважением» используется перед должностью и фамилией адресанта в конце письма, чтобы создать у получателя более дружеский настрой. Исходное словосочетание может быть заменено любым другим — главное, чтобы оно было уместно.

Также для заверения документа рекомендуется использовать личную подпись руководителя (директора), а также проставить оттиск печати или штампа — вкупе со словосочетанием «С уважением» эти детали заставят адресата проникнуться доверием к отправителю.

Источник: uvolsya.ru